1 QAD系统概述
QAD系统是美国QAD公司开发的一套ERP 系统软件。整个系统吸收了准时生产(JIT)、全面质量管理(TOC)等新的管理思想,扩展了管理信息系统的范围,除财务、分销、生产制造、人力资源外,还集成了质量管理、决策支持等多个系统,是企业管理的整体解决方案。江铃从1996 年开始实施QAD(ERP 软件之一)项目,到目前为止,所有36 个模块覆盖了企业生产经营的各个主要业务流程,实现了销售开发、计划财务、制造质量、采购供应、人事企业管理五大运行系统的计算机化,建立了少层次、扁平化、矩阵式、高效率的现代化企业管理模式。
QAD系统采用的数据库是Progress 数据库。Progress 是Progress 软件公司的第四代语言和关系型数据库系统。Progress 的组成部分有应用语言(包括高级过程语言排除了传统编程的需求;快速生成和修改应用程序;出错的自动处理;高性能编译代码;与其它语言编程的程序通信;简便的字处理、图形及电子报表接口;ASCII 文件的输入、输出)、关系数据库管理系统(包括可变长度字段及索引,因而存储效率高、灵活及高的性能;在硬件或软件出故障的情况下,数据库自动恢复;具有自动记录加锁控制的高性能多用户能力)、数据词典(包括数据库结构容易修改;每个文件有多个索引;每个索引有多个数据字段;全范围数据类型;广泛的数据有效性自动确认)、过程编辑器(包括用户可编程功能键以减少击键操作;用户可修改的联机提示屏幕;语法自动检查功能将光标放在错误的字或词组上以便修改;完全与Progress 程序编译器和数据字典集成)、屏幕和报表格式化程序(包括屏幕和报表布局的自动格式化;根据需要,直接控制屏幕和报表格式)。QAD系统对于数据库配置多种多样。在江铃的QAD系统中采用的系统结构如图1 所示。
图1 QAD系统的系统结构
2 QAD系统电子商务的技术实现
由于QAD系统使用的是Progress 数据库,而电子商务系统中使用的数据库一般是Oracie、SQL Server等。在两者之间存在着数据库之间连接的问题。为了解决这个问题,我们考虑利用Progress 本身提供的一个应用数据库库间连接程序(DATASERVER),以便访问Oracie、Rdb 和RMS 数据库。在使用了这个DATASERVER 之后,这些数据库中的数据既可以访问也可以修改,就好像该数据就在Progress 数据库中一样。
江铃的QAD/电子商务系统数据库之间的关系如图2 所示:通过Progress 的DATASERVER 使得Progress数据库和Oracie 数据库可以实现联接。由于江铃QAD系统的操作平台是Unix 系统,我们在Unix 系统中编写了SHELL 程序用于数据的连接。对于用户而言,这些操作均在后台进行,完全实现了数据的实时无缝连接。
图2 OAD/电子商务系统的系统结构
3 QAD/电子商务系统对江铃企业管理的贡献
(1)企业新管理组织构成。
江铃使用QAD/电子商务系统建立了纵横交错的信息网络,改革了信息的传递方式,使其由阶层型变为水平型。此系统中的销售部分将分布在全国各地的经销商和供应商加以整合,将经销商每天的经营情况,包括订单、汇票、计划等通过网络准确、自动地汇总到总公司的数据库中,实现企业内部数据汇总和自动化;总公司可以通过网络对代理商的业务活动进行指令和指导。使总公司与代理商的关系从松散型向紧密型过渡。此系统中的采购部分将总公司的订货情况通过网络提供给供应商、收集供应商的发货信息。同时全国的代理商和供应商也可以通过网络随时查询总公司的相应数据库(例如了解产品的生产销售和库存等情况),从而提高整个企业的经济效率。总之,电子商务在企业经营管理上的应用,在江铃与代理商和供应商之间建立了一种新的商务秩序。
(2)交易流程管理。
以往总公司与代理商、供应商的交易方式是建立在纸面单据(传真)的传递基础上的交易方式。每完成一笔交易需要许多纸面凭证。针对这些凭证的处理工作(包括传真创建、发送、管理等)往往产生大量的时间延误,并且每次重复输入数据都可能产生错漏等方面的问题。在QAD/电子商务系统中交易各方以电子方式而不是通过直接面谈方式或当面交换方式来达成或进行产品或服务的交易。大大减少交易流程中的环节,提高了交易的准确性。
4 OADI电子商务信息系统之经销商网上销售系统
如图3 所示的数据传递流向,通过QAD数据库(Progress)与Oracie 数据库的接口程序,整个网上销售系统达到了将总公司内部管理系统(QAD)提供的信息与经销商提供的销售交易信息进行迅速传递和交流。此系统包括了9 个基本模块:通知公告的网上发布、与销售有关部门的基本情况介绍、与销售有关的基本知识的介绍、与销售有关部门制定的政策法规的介绍、动态商情的介绍、日常交易的网上实现、总公司对经销商反映意见的回复、经销商之间的经验交流、产品目录、维修站目录、代理商目录、银行帐户等基本信息的网上发布。
图3 网上销售系统的数据传递
其中,经销商与总公司日常业务的网上实现更是充分满足了企业组织管理和交易管理的需求,界面如图4 所示。
图4 经销商网上销售日常业务界面
日常业务的流程和可实现功能如下:首先,经销商使用“可发车库存查询”和“资金余额查询”来查询总公司的可发库存(来自QAD库存数据)和经销商本身的应收帐余额和汇票余额等信息,用于决定是否向总公司发货及是否需开出汇票。然后,经销商使用“收车地点输入”维护货物发往地点,此地点将随着订单一起导入QAD系统,总公司运输部门将整车发送至此地点。然后,经销商输入使用“汇票输入”维护汇票信息,同时可以使用“汇票查询”查询所有开给总公司的汇票信息。在以上工作完毕之后,经销商就使用“订单输入”功能,输入订货合同。总公司收到此合同后,经过确认,将订单导入QAD,总公司内部开始整车发运流程。整个发运流程的全过程,都将通过“订单查询”报表发布给经销商。经销商还可以查询总发车明细、开票明细等信息。在此模块中还包括“车辆用户档案输入与查询”,“计划输入与查询”,“经销商库存及销售报表输入与查询”等功能。
5 QAD/电子商务信息系统之经销商网上采购系统
图5 网上采购系统的数据传递
通过图5 所示的数据传递流向,整个网上采购系统达到了将总公司内部管理系统(ERP)提供的信息与供应商提供的发货信息进行迅速传递和交流。此系统包括了5 个基本模块:通知公告的网上发布、日程查询、货运单维护、收货状态查询、总公司对供应商反映意见的回复。界面如图6 所示。
图6 网上采购系统的Web 界面
本系统将ERP 软件产生的MRP 供应商供货日程和江铃物流部补充计划动态地发布到江铃外部Internet网站上,使使用本系统的供应商无论在何地都可以通过Internet 看到其供货日程,并且通过互动技术,让供应商将其实际发货输入ERP系统,当其供货被接收、付款便可以在网站上反映出来。供应商对所供货物的状态一目了然。此模块的主要功能如下:
1. 日程查询:日程查询可以提供该供应商供货日程,该日程由QAD的“MRP 日程更新”功能产生,通过接口程序导入Oracie 系统,在网上发布。
2. 货运单维护:供应商在此维护其发货记录,每个零件的发货数量可以修改。如果该有计划(日程),则应在“执行计划”中选择该次发货执行的计划(日程),并输入实际发货数量。在提交发货明细后,如果成功提交,系统会给出本次发货的货运单号。货运单也将导入QAD系统的货运单维护。
3. 货运单删除:如果维护了错误的发货记录,在此处可以删除,但已经收了货的货运单不允许删除。
4. 状态查询:在发货维护中生成的货运单,在此便可以查询到。同时还可以得到货物是否已经收货,货款是否已经支付等信息。各供应商只能查到自己的发货信息。
6 结束语
总之,通过开发和实现QAD/电子商务系统,企业的信息系统充分实现了从文秘型管理到自我服务型管理,从关注后台(企业内部)到关注前端(客户关系),从关注业务记录到寻求商业智能,从局部地域管理到大区域管理,成为Internet 时代最有效、最易用的企业管理工具。
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本文标题:给ERP系统插上电子商务的翅膀