0 引 言
目前,国内的合同管理大多采用手工方式,在项目较小合同数据少时。这种方式还能比较有效地发挥管理合同的功能。但是,随着项目复杂程度的增加和合同数量的增加,合同管理的难度也在不断增加。由于报价轮次众多而引起的投标价格或高或低而失标、客户信息分散、不连贯,且数据量大,种类多,难以管理,传统的人工方法进行统计计算分析,工作量大,重复环节多,分析准确性较差,分析效率低。面对当前制造业不景气的环境,基于计算机的现代化企业管理也迫在眉睫。应用数据库管理企业非标准产品,很好地解决了企业日常数据管理困难以及效率差的问题,加强了企业对合同业务的有效管理,提高了广大企业员工的信息化水平,增加了企业效益,带动了企业的发展。
针对传统机械零件生产企业日常管理数据所遇到的问题,在分析企业现存数据种类和企业运营管理需求的基础上,设计并实现了非标准产品的实时入库,销售金额统计,报价查询以及合同进程提示等诸多功能。测试运行结果表明,提出的数据库管理模式提高了企业智能化、精确化管理水平,有助于提高企业运行效率。
1 企业管理中存在的问题
(1)数据量大且内容繁杂。
中小型零件制造企业为典型的离散型制造企业,由于主要从事单件、小批量生产,适用于按订单组织生产,订单时间不同、客户不同、零件种类不同导致订单凌乱。而且企业的生产任务量大、生产加工技术文件较多,包括合同明细文件、报价单以及各年度各项支出预算表、各月销项税款和进项税款统计文件。此外,常规的零件设计图纸均为由铅笔绘制的纸质图样,长时间保存可能导致虫蛀或字迹不清晰。随着企业生产经营规模的逐渐扩大,客户数量的逐渐增多,销售订单的数量越来越大,各种文件也越来越多,且难以整理。
(2)产品报价人为影响大。
产品报价作为企业运营过程的一个关键环节,是合同管理必不可少的一部分。
传统的人工报价,由于客户数量多,采购零件种类不同,报价日期不同,从而产生大量的报价单,即使对同一客户,由于两次报价日期时间间隔长,导致供货商对以往的报价信息记忆不清晰,所报价格前后不统一,从而导致失标甚至亏损的情况。
(3)合同日期超限。
合同是基于双方互信条件下签订。因此,准时、优质地完成合同内容对企业长远生存十分重要。
常规情况下,由于合同数量多,各合同的签约日期和货期各不相同,造成企业管理者无法及时、准确地了解零件的生产和发货日期,致使零件无法按时完成,使企业发生亏损甚至失去声誉。
2 详细设计
2.1 数据分析
该零件生产企业数据包括:非标类和防护类生产通知一览表、非标类和防护类客户统计汇总表、按客户统计的非标类和防护类合同明细汇总表和报价数据库。生产通知是根据合同明细的签订日期和合同期限,进行生产和发货的。统计汇总表则是将合同明细中的产品销售总额、采购总额、应收账款按客户或按时间段进行统计。根据各个表之间的关系(如图1所示),在数据库中建立两种表格:
图1 数据表关系图
(1)报价数据表:包括报价轮次、客户名称、报价日期、物料名称以及零件的生产样本图片和PDF格式的合同数据等信息,零件图样以及报价单也存储在该表格。通过该表,用户可以查询各种报价信息,包括图片格式的零件生产样本和PDF格式的报价单。
(2)合同明细汇总表:包括合同日期、客户名称、产品名称和型号、销售总额、采购总额、应收账款等。用于管理者查询合同明细数据和统计各条件下的销售总额、采购总额以及应收账款。
2.2 功能设计
通过对企业业务流程和需求进行分析,对合同数据管理系统功能模型进行设计。
(1)由于纸质文件不易保管,企业数据量大,采用数据库统一管理。
(2)减轻相关业务人员的工作压力,及时了解对某一客户以往的报价金额和合同明细,显著提高准确性,设计快速查询功能。
(3)实现销售数据的实时统计,方便企业数据校对和检核。
(4)为了方便管理者及时掌握合同进度,保证合同在指定期限内顺利完成,设计日期提醒功能,实时了解合同进程。
通过以上分析,为系统设置了如下功能:数据入库(Excel、PDF、图片入库)、数据查询(单项和组合查询以及图片和PDF浏览)、数据统计、系统管理和其他功能,如图2所示。
图2 系统功能设计
2.3 功能实现
2.3.1 系统管理
为方便管理者灵活、方便地管理数据,设计并实现了用户管理和数据库设置两个功能。
(1)用户管理:目的是设置系统登录用户信息和用户权限。系统设计了登录用户信息的增加、修改和删除功能,灵活管理系统登录用户。用户权限设置分为管理者和一般用户,同时设置登录密码,只有系统管理者有权增删系统使用的用户,普通用户只能查看数据,没有编辑功能。用户管理的设置在于实现系统保密,确保企业数据安全。
(2)数据库设置:设置用户将要使用的数据库,包括新建数据库和使用已有数据库。通过设置构建pathInfo.xml配置文件,动态存储数据库路径。满足管理者随时变更所用的数据库,大大提高系统使用的灵活性。
2.3.2 数据入库
非标准Excel文件入库:零件生产企业日常Excel文件包括合同明细文件和报价数据,主要记录合同日期、报价轮次、客户以及销售账款等信息,这两种数据一般为非标准的Excel文件,而且格式不统一。传统的Excel文件入库,需要实现定义好固定标准合同格式,用户进行空白合同的填写,费时又费力。基于以往数据入库存在的问题,结合用户企业管理中的需求,针对性地设计单个文件直接入库和多个文件批量入库两种方式,数据源文件只需要表格字段一致,便可直接进行文件入库,极大提高了数据入库效率,方便企业管理。
图片和PDF文件入库:零件生产企业t3常零件生产图样和合同签署单一般为纸质文件,不易保存。由于数据量大,不易查找,合同单和合同明细文件,零件图样往往不能一一对应,同时查看。为此,系统实现将纸质合同单转换为PDF文件,零件图样则转换为JPG格式,并将这两种文件以二进制方式导入数据库,最后通过SQL的update set语句将PDF和图片文件插入数据库,使合同签署单、零件图样与相应的合同明细数据一一对应,同时设置单一入库和批量入库两种入库方式。
2.3.3 数据查询
数据查询分为图片和PDF文件查看以及合同明细文件查询。
合同明细查询:应用数据库查询主要目的是根据存储的信息并在需要时将信息提取出来。根据企业需求,设置客户名称、合同日期、产品名称和产品型号等关键字标签。通过勾选关键字实现多个关键字组合查询,此外,对每个关键字,设置多选框,实现多条件查看。查询功能的设置,不仅解决了数据量大而造成的合同查找困难的问题,而且也实现了实时查看以往对任意客户的报价信息,以便提出更合理的报价价格。
如图3所示,查询的为2015年2月6日到2015年10月1日期间,客户上海大众、东风标致和广汽本田三家(点击多选按钮便可出现多选界面),查询物料名称为导套的数据查询结果。
图3 查询界面
图片和PDF文件查询:合同单和零件图样分别以PDF和图片格式保存在数据库报价表中字段“零件图号”、“采购合同”两列,与相应的报价数据一一对应,在没有相应数据时,这两列分别显示“No mage”和“无”。为了方便图片查看,系统设置了零件图样“缩略图查看”,如图4所示。双击缩略图,随时查看合同明细所对应的零件图样。询价单的查看则是通过双击“显示文件”,将文件以PDF形式进行浏览查看。
图4 零件图样查看
2.3.4 数据统计
统计模块是负责对系统各个基本信息管理模块的数据从不同方面进行统计分析。
根据用户需求,利用SQI 语句,设计了合同日期、类别、客户名称、销售合同号以及采购合同号这五个关键字作为统计条件,各个关键字相互独立,既可以单个统计,也可以多个关键字组合统计。实时统计组合条件下的销售总额、采购总额、应收账款,满足数据统计和对比功能。
如图5,在统计条件中选择“日期”为2014年4月l日到2016年1月1日,“类别”为非标,“客户”进行多选(多选界面和查询多选界面相同,在此不做介绍),同时选择“上海大众”、“北京泰华”和“浙江吉利”三个客户,点击确定,即可统计条件选择下的“销售总额”、“采购总额”和“应收账款”。根据用户需求,可以将统计结果打印输出。
图5 统计界面
2.3.5 其他功能
合同日期提醒:为了保证零件生产准时完成,系统设计日期实时提醒功能,根据合同日期和货期,自动改变数据的颜色,以不同的颜色提示各个合同哪些日期还早,哪些即将到期,实时提醒公司生产者,按时完成零件生产,履行合同义务。
数据导出:输出查询的合同明细数据以及统计的销售总额、采购总额、应收账款。方便用户直观地查看、对比数据。
编辑功能:方便用户实时更新合同状态,通知企业及时生产和输出零件。
2.4 系统运行测试
系统在青岛某机械生产公司进行了为期三个月的运行测试,图6为多条件统计的2015年5月到2016年1月期间,该公司对第一汽年和上海大众的销售总额、采购总额、应收账款统计结果以及总额。系统不仅能够快速、准确地进行多项统计,其他各项功能均达到顶期要求,而且运行稳定,满足了企业运营管理需求,可以应用到机械零件生产企业的实际管理中。
图6 系统企业销售账款统计
3 结束语
机械零件生产企业常常存在数据管理困难,报价不准确以及运营流程不能实时掌握等问题,为此采用了C/S结构开发模式,设计集成化的数据管理系统,实现数据库管理繁杂的企业文件、报价单实时查询以及零件生产状态提示等功能,以解决企业难题,在企业日常管理中发挥了极大的经济价值和社会效益。
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本文标题:面向非标准产品的企业数据管理系统研究