信息技术的发展促使了电子文档的产生,电子文档在存储、传输、处理等方面具有纸质文档不可比拟的优越性,而纸质文档也因其耐用性和安全性弥补了电子文档的部分缺陷。两者各有其特点、优势和存储方法,形成了共同发展、相互补充的共存态势。
一、纸质文档与电子文档的特性分析
1,纸质文档。纸质文档的载体和记录符号都是原始性的实物,是能看得见、摸得着的物质形态,纸质文档一旦形成,其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者即永远结合。因此,具有原始性、真实性的特点,这是电子文档所无法相比的。但是纸质文档信息处理的时间性、灵活性和准确性却无法完全满足档案工作发展的需要,档案信息处理的广度和深度不够、信息共享程度低、存放空间巨大,对于空气、阳光、温度、湿度等保存环境的要求也较高。
2,电子文档。电子文档是指人们在社会活动中形成的。以计算机盘片、磁盘、磁带和光盘等化学磁性材料为载体的文字、数据、图形、图像等材料,能被计算机识别、处理,并可在网络上传递的代码序列,包括电子文书、信件、图纸、报表等。电子文档存储密度高、容量大、体积小,通过互联网技术可以在极短的时间里从任意地点进行查阅,管理方便。但电子文档必须以计算机为媒介,对设备依存度较高,而且由于电子文档易受非法侵入、病毒感染等威胁,保证其原始性、真实性和凭证性的难度较大。
二、纸质文档与电子文档融合发展的可能性分析
一方面,办公自动化技术使人们处理、传输信息的能力大大提高,但是无论电子文档形成方式如何变化,相应的纸质文档仍然有其存在的必要性。档案的基本属性是原始记录性,归档文件必须存定稿原件,纸质文件因其原始性、真实性而必须归档。而电子文档中的信息是可以流动的,人们可以不留痕迹地对电子文档中的信息进行修改、复制甚至删除,电子文档的原始性和合法性不易确认。因此,目前法律界把纸质文档认定为最佳证据,有着电子文档不能取代的法律凭证作用。纸质文件归档要求两份定稿、一份底稿一并归档,文书处理程序一旦结束便可直接归档,在提供利用时,不需要依靠任何其他设备,便可实现调卷、查阅功能;而电子文档则必须借助计算机才可以实现,同时还要做好相关软件的管理。另一方面,电子文档改变了传统的归档方式,可以利用计算机进行文件登记,达到一次录入、多次输出,方便随时查找和利用文件的目的。文件的起草、修改、定稿、收发传递都在网上进行。对文件的修改、复制、粘贴、移动也相当便捷,工作人员还可以在网络上开放有关文件、数据查询系统或提供远程报务。
三、纸质文档与电子文档融合发展的实现途径
纸质文档和电子文档的共存局面是文件介质转换时期不可避免的一种现象,在短时间内不可能出现一种归档方式完全取代另一种的局面。因此,在这样的形势下。如何使纸质文件与电子文件归档更好地融合发展是迫切需要解决的问题。
1,做好两种文档的转化工作。在做好纸质文件传统归档工作的同时,依靠计算机和网络技术,将归档文件实体与计算机检索利用相结合、优势互补,既可完好地保存纸质文件的原貌。又可以实现多途径检索、多用户共享的功能。要适时做好纸质文档向电子文档的转换工作,并以此为契机。对库存纸质文档进行全面清理和鉴定,优化库存结构。此外,还要将电子文档转换成纸质文档,经正式签署后纸质文件归档保存,相应的电子文件也应同时归档。这是目前我国大部分机关、企事业单位归档文件的主要类型,是以计算机为中心的办公自动化应用对传统纸质文件归档带来的重大变革。这类文件可以通过计算机网络技术实现电子文件网络归档,通过专用软件对文件信息进行分类排序、自动索引和数据统计。根据计算机的系统顺序号,对相应的纸质文档标注相同的档案号。
2,认真鉴别归档文件。电子计算机在办公领域的大量应用产生了多种多样的纸质文件,如果在归档前不认真鉴别,相同文件以手工、机制等多种形式归档,势必会增加工作负担和管理成本。我国《电子文件归档与档案管理规范》规定,具有长期或永久保存价值的电子文件,必须制成相应的纸质文件,在归档时一一并归档;当正式文件是纸质的,如果保管部门已经进行向计算机全文件处理的转换工作时,则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留。因此,无论电子文件形成如何变化,相应的纸质文件都必须归档,并且应在两者之间建立准确、可靠的标识关系。
由于计算机技术的发展和普及尚未达到完善的程度。电子文件的法律凭证、管理制度、管理方法等存-在许多问题,在这种欠成熟的技术环境下,电子文件,与纸质文件一并归档的现象将会长期存在。档案管理工作者一方面要正视电子文件对纸质文件带来的影响。让档案工作人员从大量繁重而低效的手工劳作中解放出来;另一方面又要看到纸质文档自身的重要特点。积极更新知识,学习新的档案管理理论、原则、方法和技术,使两类文档更好地融合发展,满足社会的需要。
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本文标题:谈纸质文档与电子文档的融合发展