1 企业在信息系统方面的投资收益分析
现在正处于信息时代,高科技信息技术(简称IT)正处于飞速发展的过程中,这对人们的生产、生活都带来了巨大的影响,社会经济中的各个方面都产生了前所未有的变革,其中一个显著的变化就是:过去一直沿用的企业模式已经无法满足新时代的要求,因此,各大企业都纷纷聚集专业人才来探寻有效途径,最终得出,最佳方式是改造企业内部的管理手段使企业管理信息化。计算机信息技术已经渗透进社会中的各个领域,它早在20世纪50年代就已经成为了企业管理的重要手段,企业管理者预计它一定能够使企业管理更加规范,从而使本企业在市场竞争中处于不败之地,但是经过实践证明,计算机信息处理技术并未使企业管理达到预期效果。
从宏观上来看,社会中的各个行业,尤其是一些对于信息技术要求较高的行业,都将注意力放在了I T方面,也都在I T方面投入了较多的人力、物力、财力,但是,都没有收到良好的成效,有许多企业选择了中途放弃。针对此项内容,美国曾展开过调查,在20世纪80年代,美国国内企业投资了一万亿美元在I T方面。如此巨大的投资,可见当时人们对于I T的重视程度,但是,在这一整个年代里,美国白领工作人员的生产率却并没有明显的提高。在1975~1985年,美国的基层工作人员在数量上减少了,但是生产数额却呈现出大大增长的状态,但在这十年间,美国白领工作者虽然在数量上大幅度增长了,但生产率却在明显降低。由此可以看出,美国企业在I T方面的投资并未收到良好的成效。经济学家在对此进行分析时,将这种情况称为“生产率悖论”,这些企业也认为他们在IT方面的投资过于盲目,导致了资产的巨大浪费,他们称之为I T“黑洞”。这些企业中包括戴尔公司,戴尔是一家规模较大的跨国公司,它曾在I T应用上投入了两亿美元的巨资,但在奋战了两年的时间之后,发现情况与预期的相差太大,于是宣布了取消ERP系统的消息。把目光转向国内,我国投入了将近八十亿的资产在应用MRP IT系统上,但是收益甚少。
按照一般情况而言,将信息技术运用在企业的运作过程中,是可以达到提高企业经济效益的目的的,但是,现实情况并不是这样,这就诞生了一种信息技术投入的错误理论:信息技术的应用其实并不能从根本上提高企业的生产效率;将信息技术应用于企业并不能达到大幅度提高企业各部门绩效的目的。面对信息系统的价值问题,各个企业都需要对如下问题进行仔细分析:建构信息系统的成本具体需要多少?投资的资产具体能收到多大的成效?
2 信息系统的成本构成分析
企业在信息系统方面的投资往往是十分巨大的,就信息系统的本质而言,它是一种规模较大而且运作过程又极为复杂的一种人机系统,因此,信息系统的研发、应用、维护以及管理也必然是一个极为繁琐复杂的工作,它除了需要耗费大量的人力、物力、财力之外,还需要许多先进的高科技设备的支撑,这些加起来,就导致信息系统的应用需要较大的成本投入。从本质上来说,成本就是产品在生产以及销售的过程中所耗费的资金,成本往往包括很多方面,所生产的产品不同,成本的构成也不尽相同,但是用一种抽象的方式概括,大致可分为原材料、燃料、动力、管理费、运费、员工工资支出等部分。成本类别的划分方式有很多种,划分角度不同,划分方式就会有所差别,普通的划分方式对于信息系统的成本分析同样也适用。通过对实践经验的总结,并结合信息系统的本质特性以及国家的成本政策,简单介绍一下信息系统成本的构成:
(1) 硬件费用支出:在信息系统中,硬件设施是其运作的基础,如计算机设备、空调器、电源等,这些都是信息系统的必备部件。
(2)软件费用支出:购买计算机等硬件设备的主要目的是利用它们进行存储或网络运行,因此,一些软件也是必备的,例如操作系统软件、数据库系统软件等,这些都属于信息系统成本范围之内的。
(3)基础建设费用支出:构建信息系统必然需要一系列的基础建设性设备,例如工作机房、计算机工作室、工作台等。
(4) 通信设施费用支出:在利用计算机进行网络操作时,必然需要一些计算机网络必备设备、通信线路设备等。
(5) 员工工资支出:信息系统的开发、运行、管理等都需要大量的专业人员,除工资外,企业还要为他们提供必须的生活保障。
(6)水电费用支出:水电费几乎是任何一个企业的成本中必有的一项,在这一项成本中,信息系统应更偏重于电费支出。
(7)材料费用支出:这里所说的材料指的是信息系统运作时所需的零碎的材料,例如打印纸、色带等。
(8) 维修费用支出:信息系统需要定期维修,这也需要耗费一定的资金。
(9) 培训费用支出:企业除了要对企业内部技术员工、管理人员进行培训之外,有时还需要对用户进行必要的培训。
(10)管理费用支出:指的是在信息系统管理过程中所需的费用,包括办公费、差旅费等。
(11)其他成本支出:一些主要成本支出在上文中基本介绍完毕,剩下的一些费用支出,如资料费、折旧费、咨询费等,仍然是信息系统中必须的,但相对于以上所介绍的,其在成本中所占比重较少。
这种分类是从用途的角度划分的,这种分类方式与企业的经济性质相符,具有一定的优点:成本支出的目的一目了然,易于对信息系统各个过程中的费用支出进行有效管理。
3 信息系统给企业所带来的经济效益分析
就目前的市场状况来看,信息系统仍是一种比较特殊的投资项目,它的许多方面都与一般的经济项目相类似,但它同时又具有自身的特殊性,如在经济效益方面就有所不同。信息系统经济效益的外在表现形式会受到一些因素的影响,如果信息系统的类型、主要目标、应用环境不同,其经济效益的外在表现形式就会不同,除此之外,如果企业的管理手段、水平不同,也会造成不同的情况。通过对信息系统进行一个简单的分析,可以发现目前信息系统的经济效益大致有如下几个实现途径。
3.1 在企业或组织机构的内部,进行有效的管理
这种管理能够对企业的经营过程进行有效的指导和监督,还有利于完善计划管理工作,这样就在一定程度上促进了生产率的提高,帮助管理者做出正确决策。
3.2 面向企业或组织机构外部实体的信息服务
在为外部实体提供信息服务从而获得经济收益这一方面来说,其主要是通过对信息进行加工、直接生产信息等来实现的,常见的是证券交易信息系统等。
美国对完善计算机信息管理系统所带来的经济效益展开了研究,通过数据分析,得出了信息系统给企业带来的经济利益数额的多少。
4 IT投资“黑洞”的主要原因分析
IT应用具有较大的优势,因此,它必然具有提高企业经济效益、提高业务处理效率的价值,这是毋庸置疑的,但是现在关键性的问题是,要如何将IT应用的全部价值都发挥出来?每一次进步,都是在总结前人经验的基础上产生的,要想发挥其价值,挖掘其潜能,就要先总结以往失败的主要原因。
在摘要中已经提到,企业信息化的实质就是采取一些措施使企业的业务以及该企业的内部管理更加精细具体。首先,企业为什么要信息化?企业信息化的目的无疑是要完善企业业务管理、提高企业市场竞争力、为企业争取更多的经济效益。其次,企业信息化的对象是什么?企业信息化是一个改造的过程,其改造的主要对象就是企业的业务运营和企业的管理。由此可以看出,信息技术只是一种优化企业业务运营与企业管理的手段。如果一个企业在业务、管理方面存在较多的漏洞,那么在IT应用上必然会有较多的阻碍,从而导致投资较多,但耗时较长、收效较少的状况。由此可见,业务、管理直接关系到IT应用的效益问题,而许多企业正是忽略了这一问题,想单纯依靠信息技术部门,而忽视业务部门和管理部门的作用,这样必然会导致“投资掉进黑洞”的结果。
企业在业务和管理方面的缺陷是IT应用无法发挥其全部潜能的症结所在。有些企业盲目构建信息服务系统,但是准备工作没有做足,没有注意到I T系统所带来的变化,仍然沿袭传统的办事方式,当应用I T系统时,首先要变动的就是业务流程,对其进行重组,这样才能充分发挥IT系统的优势。
IT系统还有一个功能就是为顾客提供信息服务,但就目前情况来看,这个功能的实现还存在一些问题。如一些企业会直接利用计算机信息处理技术模拟手工业务处理过程,由于计算机是机械运作的,因此,可能会将手工业务处理方式中的必须步骤自动缩略掉,这种只按照计算机的处理规律进行,而不考虑客户要求的方式必然是不正确的,于是就呈现出这样一个结果:信息系统耗资巨大,却没能收到该有的效益,因此,有些企业就选择了放弃。
上文中的许多部分都提到了业务流程重组,那么什么是业务流程重组呢?从本质上来说,业务流程重组就是要在分析新技术冲击下信息处理特点的基础上,寻找解决问题的方式。业务流程重组是充分发挥信息系统价值的需要。在企业信息化建设的过程中,必然会遇到一些阻碍,但正是因为这些阻碍,才迫使人们寻求提高企业工作效率的有效方式,同时也优化了员工的工作环境。业务流程重组的主要方向就是:使业务的流程之间衔接得更为紧密,使其成为一个有着较高工作效率的整体。信息系统中的信息网络,打破了以往各部门之间联系不紧密的状态,为那些需要在部门之间周转的业务节省了大量的时间,大大提高了部门的办事效率。
有些企业对业务流程重组存在着一种错误的认识,他们认为业务流程重组就是自动化,这种观点是完全错误的,业务流程重组是将关注点放在了利用信息技术来完成某项新的任务上,着重的是利用新技术、新手段来做新的尝试。因此,要重视信息的战略性价值,对以往的业务流程进行一个全方位的剖析,密切关注业务流程中的细节,找出其中的不合理之处,了解每项活动的价值所在,从企业目标出发,设置科学的业务流程。
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本文标题:管窥信息系统 探讨经济效益