随着以计算机技术为核心的信息技术飞速发展,计算机、信息系统在企业经营管理中发挥着越来越重要的作用,企业对信息项目的依赖性也越来越强。为了提升企业的管理水平,越来越多的企业开始把眼光放在企业的信息化建设上来,于是大大小小的信息项目在企业中开始实施,企业在信息化建设上的投资也越来越大。我们完全理解管理者想通过信息化建设以提升企业经济效益和管理水平的良好愿望,然而,这些项目真的能为企业带来理想的结果吗?
我们可以这样理解信息化项目,它是指在一定期限内,依托一定的资源,为达成一定的信息化目标而进行的一系列活动。我们不难发现信息化项目作为一个完整的定义,至少有三个关键要素,即:时间、资源、目标。其中资源的最终体现是成本,目标的最终体现是绩效。因此,一个信息化项目最核心的制约因素就是这三要素:时间要素、成本要素、绩效要素。而绩效的评价和控制往往量化到质量上,即质量要素。所有信息化项目的失败必然是失败在这三个要素中至少其中的一个要素上。即要么是项目进度控制不够,要么是项目成本超标。要么是项目质量失控。信息化项目投资研究的核心,就是要对以上三个要素的管理。对项目计划、组织以及对项目所需资源的控制,以确保信息化项目在规定时间内、规定预算内达成预定的绩效目标。使信息化项目管理落到实处。也就是对信息化项目的进度控制、成本控制和质量控制。
作为一种投资行为,我们就是想通过资金的投入、循环周转实现增值,即希望通过这种活动产生投资收益大于原始投资。作为信息项目,特别是软件项目,它不同于一般的工程项目,如果一旦投资失败。其投资就会完全损失,有的对企业造成的损失甚至是灾难性的。为了有效地推进企业信息化建设,加强企业信息化项目的管理,控制信息项目的投资风险,经过在企业信息化建设过程中的实践和研究,我认为企业信息化项目投资要重视以下几个方面:
一、加强企业员工对企业信息化建设的认识
企业信息化建设要从企业发展的角度来加强认识,确定企业本身需要什么样的信息化建设。即了解同行业企业信息化水平怎样,目前本企业的信息化应用水平及具体需求怎样;企业信息化建设依靠对象是什么;确定是本企业自身力量还是外来力量(即项目外包)。即加强企业信息化现状的认识,才能够明确企业需要对什么样的信息项目进行投资。
加强企业信息化建设,要从企业领导开始,加强领导对信息化的认识和支持。一般来说—个企业的信息化建设问题是关系到企业生存和发展的大事,必需得到企业领导的认同、支持和配合,从而在财力、人力及物力上保证具体信息项目的实施。信息项目一旦实施,就会延伸到公司的各个部门、人员,所以必需深入基层,要让广大员工明确企业信息化战略及具体信息项目实施内容:让各岗位人员明确自己要在信息化建设或者项目中所充当的角色,提高广大员工在信息项目中的参与度,这样才能保证其在信息项目实施过程中做好思想上和行动上的准备。
二、建立企业信息管理部门
随着信息技术的发展和应用,信息资源作为一种重要资源,已经发展成为一种超越于企业其他各部门且涉及到其他各部门使用的一种资源。为了有效地收集、加工、适用和管理这些资源,在企业中就慢慢地形成了一个管理群体,这就是企业信息人员。建立企业信息管理部门的目的就是集中这些信息管理人员,进行专业化培训,使企业信息资源及信息项目得到专业化管理,使企业的信息资源在企业发展中发挥重要的作用。目前,企业信息化项目外包较为普遍,我们可以把项目开发的任务外包,但是信息项目的管理一定要由自己的管理部门完成。企业一定要根据自身情况。针对已有的信息资源及信息项目,明确管理职能、管理方案、管理内容及管理效果,这是任何外包方所不能取代的。
三、做好信息项目的需求分析
企业信息化建设最终要落实到企业信息项目上来,信息项目的投资要根据企业自身发展的需要而确定。不是盲目地跟随社会上的一些广告和宣传或一些案例就开始实施,要明确信息项目上马之后是否能为企业带来管理上的变革及效益的提升。即要做好企业的信息项目建设的需求分析。在做需求分析时要明确的几点是:
(一)企业当前信息化水平如何
通过对同一行业、同一区域或者同一档次的企业信息化建设进行对比,针对本身企业信息化建设现状。得出一个综合的评价,得出是否可以开展相关项目工作,即先看别人,再摸自己家底。这样才有方向。
(二)企业目前所要进行的信息项目是否是企业必需的
主要从三个“是否”来判断,即:企业目前准备实施的项且是否能使企业的管理得到提升和优化;是否能降低企业员工劳动强度或提高员工的劳动生产效率;是否能为企业带来经济上的效益或者良好的社会效应。
(三)信息项目实施后所要达到的目标
在项目实施前,我们必需明确企业实施信息项目后要达到的具体预期目标。即明确信息项目的功能,这也是项目完成后检验信息项目实施是否成功的标准,切忌盲目开发,盲目追求先进而上项目。
四、注重企业项目实施前的可行性研究
项目可行性研究是任何项目实施前都必需进行的一项重要课题,所涉及面广、研究内容多,对各项内容都要作充分的论证。本文不准备就项目所涉及的各方面情况进行展开分析,只是从信息项目的一般特征上加以分析。
(一)技术可行性
技术可行性就是从项目的实现、维护上的技术可行性。在性能上是否具有先进性,通用性、可扩展性等;在操作上是否具有可用性、易使用性、易管理性等;在运行上是否具有稳定性、可维护性等。
(二)时间可行性
根据美国Hacken公司的一项调查发现,只有37%的信息化项目在计划时间内完成,只有42%的信息化项目在预算内完成。由于项目实施时间的不确定,就会造成项目实施的成本不确定,故对项目的预算带来不确定因素,所以对项目实施的时间上要进行充分研究;项目使用的寿命直接关系到项目的经济效益。故时间上可行性是从项目实施的时间,项目实施后可运行时间上考虑。要有前瞻性,要充分考虑在项目实施过程中可能出现的相关成本、管理方式、技术和应用的变化,项目一定要跟得上这种变化,否则,开发出来的项目就是废项目,甚至不具有使用价值,造成投资资金的浪费。
(三)财务可行性
也称经济可行性或者成本许可性。可以从两个方面来分析:一是企业是否有足够的财力来投资该项目,分析项目上马对公司财务的影响;二是以信息项目作为利润中心,根据项目投资情况,结合信息系统实施周期、使用年限等因素,分析和测算其投资成本及经济效益。这是项目最终可否投资的决策的关键因素。财务可行性是根据国家现行的财务制度和价格体系,根据可得的各项基础经济数据。如投资、成本、利润、收入、折旧和利率等的预算,分析、计算项目直接发生的财务效益和费用。编制财务报表,计算分析各项指标。考察项目的盈利能力、清偿能力等。
五、加强信息项目的风险管理
风险又称为不确定性,加强对信息项目的风险管理就是对投资项目中的不确定因素以及产生的原因进行分析,制定相应的防范措施,在项目实施时怎样对应或者回避。
由于信息化不仅仅是一个技术工程,更是一个管理工程和系统工程。根据信息项目的特征,跟可行性分析方法一样,不可行、不确定性就是风险,项目的风险主要体现在技术风险、管理风险、系统风险、实施的时间(进度、系统寿命等)不确定风险、财务风险、以及新旧系统切换风险、市场风险、法律风险、社会风险等因素。这里我不展开论述,只有在充分意识到各种风险的存在。制定出一定的防范措施,增大信息项目实施的成功几率。
六、加强信息项目的进度管理
项目实施的进度跟项目实施的成本相关,如果进度控制不好,就会增加项目预算及成本,甚至可能有项目实施失败的可能。加强项目进度管理,也就有效地避免了信息项目实施的风险。对于信息项目实施的几个阶段(项目规划、项目开发、项目实施、项目评价),可以引入第三方对项目进行监控管理。在项目规划阶段,重视第三方专业咨;重视项目前期的进度计划和成本预算;在项目开发过程中有意识地引入第三方监理,强化过程的进度监控和成本控制;在项目评估阶段,重视第三方的验收评估。总之,重视项目前期的需求分析和目标量化,强化过程的质量测试和阶段性评估控制,强化系统运行维护。全过程地为项目管理保驾护航,减少项目投资风险。
七、加强信息项目的运行和维护管理
信息项目的开发建设完成,就要到实施和维护阶段。任何项目(特别是信息系统项目),其生命周期主要在运行阶段,而项目的效益也主要体现在这个阶段,所以,用好信息系统,让其在企业经营管理中发挥更好的作用,特别是在经济效益方面的作用,这是衡量信息项目投资成败的关键所在。要做好运行和维护工作,应该注意以下几个方面:
(一)做好新旧系统的切换准备工作
要充分意识到新系统上线对企业已有的业务的冲击。一是新旧系统的替换性,充分明确新项目所可以替换旧系统的那些功能;二是新系统与已有的相关系统的兼容性,协调性;三是新旧系统切换可能带来的问题,做好系统切换的预案,在人力、物力、财力、切换时机选择等上要进行充分考虑,降低系统切换的风险。
(二)做好新项目上线的相关管理配套工作
新项目上线,一般都会企业的管理及原有业务造成冲击,为了保证企业的业务的平稳过度,企业一定要根据新项目或者说新系统的特征,业务流程。做好岗位调整及配置,保证新系统的应用到位;制定相应的管理及考核办法,规范新系统的使用及管理。
(三)做好新系统的维护工作
新项目上线,新系统开始运行,新的维护工作就开始了。我们首先要保证系统的运维到位,保证信息系统运行顺畅、稳定运行,不能因为系统的故障而影响企业的业务开展。即要保证系统的稳定性和健壮性。
作为信息项目,运维成本也占项目总成本中很大的一部分。如何在保证系统运行质量的前提下,降低系统运维成本,这也是现在企业必须考虑的问题。在项目维护阶段,可以根据项目特点及企业自身情况,综合成本因素,一是可以培养及选拔人才,组成专业化维护队伍;二是运维外包。注重选择有相关资质及实力的运维商,明确运维流程及要求,保证运维质量。
八、结语
综上所述,企业信息化项目投资作为一种投资行为,企业领导及员工要加强认识,集中一批专业信息管理人员,建立相应的管理部门,对企业信息化项目进行专业化管理。从企业自身管理、发展需要综合考虑。运用投资学理论。强化项日的财务分析和核算,充分考虑企业投资的安全和效益;运用项目管理理论,加强项目实施的必要性、可行性认识,强化项目的进度管理,保证项目实施过程的可控性、成本可控性、目标一致性,从而保证信息化项目投资、实施的有效性。
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本文标题:企业信息化项目投资研究