信息化规划与现实
企业信息化建设的总体原则是“总体规划、分步实施、效益驱动、重点突破”,最重要的一条就是要做好总体规划。事实上,大多数企业都会做信息化总体规划,而在实施过程中规划往往不能起到指导作用。笔者曾了解过多个企业的信息化情况。应该说,这些企业对信息化工作比较重视,都曾把信息化列入企业的发展规划中。但由于各种各样的原因,如企业的经营模式及组织架构等发生了很大的变化,信息化规划就不能正常实施了。
综合起来,原因不外乎以下五条:
(1)规划过分强调先进性与高起点,而忽视了企业的管理与应用现状;
(2)把需求与问题理想化,缺乏对企业需求的真实了解与需求的个性化;
(3)在规划实施过程中,企业的组织架构、经营模式等发生了重大变化;
(4)信息化资金投入不到位,人员缺乏;
(5)各级管理人员对信息化的认识有所不同,支持力度不够。
当然不同的企业原因可能不同。
如何做出切实可行的信息化规划并保证能得到有效贯彻呢?
首先,在做信息化规划前,最好请专业咨询公司做一次信息化咨询,通过咨询能够发现企业的问题所在、企业的根本需求所在。信息化规划要从企业的实际出发,统筹考虑,主次分明,量力而行,求真务实;寻找突破口,解决实际问题;保持先进性但坚持适用性。这样制定出来的信息化规划才有可操作性,才有持续性,才能够应对任何外部及企业内部环境的变化。
当然,在信息化规划实施过程中,根据企业的实际情况做适当的微调,但不能全盘的否定或全部推翻。
信息化投入与效益
今年的信息化投入了500万元,到底能产生什么样的效益呢?这是我们最为关心的问题,因为有投入就要有产出。有两点要说明。首先信息化的投入往往是无形的。如花500万元购买生产设备或进行技术改造,它是可以看得到的,是有形的东西,是实实在在的。而花500万元购买软件,是无形的,是看不到的。其次产生的效益大多是间接的。
譬如花30万元买了一台生产设备,它每天加工生产出多少零件,按零件价格就可以计算出它所产生的价值,这就是直接效益。而花30万元买一套OA软件,它所产生的效益就不是那么很直接了。主要体现在间接效益上。
如何评价信息化应用价值呢?国内企业信息化评价的研究近几年开始兴起,以国家信息化测评中心的研究最具有权威性。这些评价体系中包含一些经济效益指标,而要对信息化效益做定量评价是非常困难的。我们通常从直接效益(定量分析但也是粗略的)和间接效益(定性分析)两个方面来进行分析。其实,没有这样的评价体系,信息化系统的效益还是能直观看得到的。如OA系统实施运行后,建立了新闻公告发布的平台,实现了工作流程的网上审批;建立了内部的电子邮件系统,实现了与其他系统的集成统一;提高了员工工作效率,实现了移动化办公,提高了办公自动化水平;同时节省了通讯费用及纸张、耗材等办公费用,降低了成本与管理费用。这能说效益不明显吗?可以说它所产生的效益远大于30万元,而且是长期的。所以不是信息化投入不能产生效益,而是我们要算并且要会算。
我们在提出信息化项目申请时,在可行性分析报告中,要进行投资与效益分析,包括硬软件投资、其他一次性支出及非一次性支出的费用,一次性收益与非一次性收益,不可定量的收益,收益/投资比等等,有了这些数据才有力说明投入的必要性在项目实施完毕后,要分析出实施后所产生的直接效益与间接效益。通过分析可以发现,信息化建设不是只花钱,它也会产生“钱”。信息化部门不是人们想象中的成本中心,而实际上它还是一个利润中心。只有通过这样的分析说明,信息化工作才会得到支持,投入也才会加大。
IT人员定位与考核
企业信息化建设离不开IT人员,而IT人员通常被公认为高技术人才,这是不争的事实。但同样是IT人员,在IT企业,他们的地位、价值与待遇相对就高;而在非IT企业,就要低些,这样就容易出现IT人员流动现象。
笔者曾遇到这样一家企业,该企业有一定的知名度,效益一直是不错的。曾有一段时间IT人员外流严重,但后来稳定下来了。该企业所采取的措施是把IT人员的岗位按研发岗位序列进行设置。如设置对应于研发项目经理的IT主管,对应于研发工程师的系统工程师、软件工程师,对应于研发技术员的程序员、系统维护员等。这样,IT人员与企业研发人员享受了同等政策,充分调动了IT人员的积极性。此外,该企业加强了对信息化工作尤其是对IT人员的绩效考核。每位I T 人员均需制定年度工作目标及月度工作计划,且月末进行工作总结与考核,并将考核结果与个人月度绩效挂。年终进行年度总结与考核,并将考核结果与年度奖金挂钩。
在项目管理上,研发方面实行项目负责制,按项目进行考核。同样,在信息化应用方面,信息化项目的引进实施与软件开发等,也同样实行项目负责制,按项目进行考核,并做到奖惩分明。总之,对于流动性相对比较大的IT人员,这种定位与考核方式起到了很好的作用,值得借鉴。企业信息化建设是一项极其复杂的系统工程,既是一把手工程,也是全员工程。它涉及到企业的方方面面,如涉及到组织架构、业务模式、资金投入、人才储备等等,技术层面的数据库技术、网络技术、服务器平台技术、通讯技术等等。相反,只要我们重视信息化建设,正确处理好各种关系,及时解决实施过程中出现的问题,信息化建设就会取得成功。
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