0 引言
随着市场竞争的日趋激烈,越来越多的企业开始认识到提高企业管理水平和内外部信息集成、快速反馈等对企业经营的重要性。ERP作为企业管理水平提高和信息化集成的重要工具,是信息技术与管理思想结合的一种管理手段,已经被越来越多的中国企业所接受。然而,ERP项目实施是一项复杂的工程,根据standish小组在2000年所作的调查,90%以上的ERP项目实施最终归于失败或者超出了预算。中国企业所实施的ERP项目中就有很多失败的案例,这其中虽然有多方面的原因,但其中越来越为各方面所认同的一个十分突出的问题,就是ERP实施缺乏总体规划、系统设计、过程监控以及系统扩展提升与持续优化策略。解决这个问题的关键在于引入真正中立、客观的第三方,协调甲方、乙方关系,对工程进行全程控制,帮助企业实施监理、验收评估,在保护合同双方权益的基础上,确保ERP项目成功。
但是,我国信息化工程的监理体制尚未完善,只有少量的法规可以参照,整个行业还有待规范。这就造成了有的企业在实施ERP项目的过程中并不采用监理,有的企业即使采用了监理,也并不重视全过程监理,这些都影响了ERP项目的顺利实施。
1 ERP项目实施监理的必要性
监理起源于规模宏大的建设项目,它的主要作用是,保障项目的质量、时间、成本3项控制。在我国,监理制的实施是对传统工程管理体系的改革,尤其在信息化工程建设中引进监理机制已日益成为投资方的共识。
信息化工程的项目监理是在大型信息系统工程建设中,引入第三方参与的管理机制,在业主或者项目建设管理机构的授权委托下,根据项目的建设目标、业务需求和质量标准,对承建方提出的技术方案、项目管理活动以及系统设计、开发、集成和实施部署等活动,进行全方位、全过程审核、监督和控制,以保证项目在预算范围内按时、按质完成,保护业主的利益,规避或降低项目的风险。与建筑工程监理相比,信息系统工程项目监理时所涉及的流程更为完善,包括需求分析、投标、设计、安装、测试等。
ERP项目实施实际上是一项大型信息系统工程,企业在实施过程中可能会遇到各种困难。由于企业缺乏大型信息系统的实施经验,可能会导致过程失控。由于ERP系统涉及到企业的各个部门,可能会在实施过程中产生一些问题和阻力,这就需要进行协调。由于完整实施ERP系统需要较长的实施周期和较多的资源投入,这就需要进行周密的计划和控制。正因为以上原因,在ERP实施过程中进行监理工作非常重要,引进监理机制是ERP项目实施中提高工程投资成功率的重要手段。
2 进行全过程监理是ERP项目实施监理的关键
需要强调的是,监理成功与否与监理所参与的过程有很大关系。ERP项目的质量形成于整个实施周期,只有全过程(项目决策阶段、项目计划阶段、项目实施阶段、项目验收阶段、项目维护阶段)监理才能最大程度地保证ERP项目实施成功(如图l所示)。著名的质量管理专家Deming W E认为,产品质量涉及生产的所有环节,只有各个生产层面都不忽视质量,最后才能得到高质量的产品。Demin W E指出,85%的质量责任在于管理不善。监理人员必须使影响系统质量的要素在开发过程中处于受控状态。因此,应该结合ERP项目实施的几个阶段,对系统的质量进行控制。许多企业在实施ERP项目时,只注重项目实施阶段的监理,不重视甚至忽略了其他阶段对监理的需要,这必将影响ERP项目的成功实施,甚至直接导致实施失败。例如,在项目决策阶段,企业往往盲目追赶潮流,并不经过调研就决定实施ERP项目。结果,由于对困难和所需资源估计不足,目标不明确,期望值太高,而经过努力也达不到预期结果等原因,导致多数失败。反之,如果企业在此阶段引入监理机制,就可以帮助企业明确战略目标,了解可能存在的困难和资源不足,找到具体应对措施,帮助企业进行ERP选型,从而增加ERP项目实施成功的可能性。
因此,不要过分强调某个阶段监理重要而忽略对其他阶段的监理。监理工作是一个完整的体系,只有在前一个阶段进行成功的监理,对此阶段任务进行严格审查后,才能为后一个阶段的工作打好基础;否则后续阶段的ERP项目的实施工作会由于前一阶段的监理不到位、基础工作没有做好而很难开展下去,从而影响了整个ERP项目的顺利进行和成功实施。
另外,“全过程”还有另一层含义,就是企业实施EPR项目时所做的监理工作一定要全面。也就是说,除了要在实施的每个阶段进行监理外,在每个阶段中的每一个步骤、每一个方面都要进行监理工作,以免在一个小问题上不注意而因小失大。ERP项目的实施是一个非常复杂的系统工程,涉及到方方面面的因素,这些因素都可能对最终的实施结果产生影响。也许在某一个具体的阶段看来,这个阶段的某一个方面因为没有进行监理而产生的问题并没有对这个阶段的实施目标产生根本影响,但这个问题也许就是以后影响ERP系统运行的因素之一,从而对ERP系统的安全造成隐患。
因此,ERP项目实施的监理工作一定要细致、全面,要充分引起企业的重视。企业在实施ERP项目时只有充分贯彻“全过程”监理的思想,在每一个阶段、每一个方面都严格要求监理工作,才能最大程度地保证ERP项目的实施成功。
3 ERP项目实施全过程监理的基本任务
一般,将监理过程分为3部分:项目前监理、项目过程监理和项目后期监理。
ERP项目实施全过程监理的主要工作内容是:项目实施目标和计划的监理,项目投入资源和项目成果的监理,项目实施效益的监理;协调实施业主、承包方、监理方,进行质量控制、投资控制、进度控制。
ERP项目实施监理工作的推进主要可以通过规范的文档机制体现出来。同时,ERP项目实施全过程监理工作还要协助企业开展必要的辅助工作(如图1所示)。
图1 ERP全过程监理
4 ERP项目实施全过程监理的依据
开展ERP项目实施全过程监理工作的依据是:
1)现行国家、行业和地区的有关法律、法规、规定
在ERP项目实施中必须遵循国家的有关法律、法规,这是一种社会要求。信息产业部于2002年颁布了《信息系统工程监理暂行规定》。另外,北京市信息化办公室也于2002年发布了《北京市信息系统工程监理管理办法(试行)》。这些法规都促进了我国信息产业更快更好地向前发展。
2)实施方和用户所签订的合同
由于ERP项目实施的特殊性,理想的情况是监理工作从系统的可行性研究就开始与工程同步,以合同为依据展开工作。
3)现行的行业技术质量标准规范
ERP项目实施的情况较为复杂,由于技术更新快,标准规范常常落后,如何坚持按软件工程办事,这对开发方和监理方都有着很高的要求。这里既需要监督约束,又需要合作协调。
4)参照国际上通行的管理方法
在ERP项目实施的质量控制中,积极参照ISO9000系列的要求。同时要结合工程的实际情况使用实施。
5 ERP项目实施全过程监理的特点
ERP项目实施的监理比较特殊,如:a)工程监理要与ERP系统的发展同步;b)是智力密集型的行业,要求监理人员必须专业知识扎实、知识面宽;c)不可预见性的成分多;等等。在强调ERP项目实施的监理特色的同时,它的监理工作的基本任务与其他行业的一般监理业务相似,可以参考建筑工程项目实行的“建设监理制度”的成功经验,对ERP项目实施进行系统质量控制,参与项目前期的可行性研究、评估咨询、招标等项工作,并在实施进度控制、投资控制方面开展工作,站在第三方的立场上为用户服务。
另外,由于我国信息化工程监理的社会机制尚未建立,因此专业的ERP项目实施监理机构也无从谈起。目前,大多数ERP项目实施的监理方是在从事企业信息化的企业和高校中选择的,在选择时通过调查比较,特别是重点考察各监理单位的实施经验和技术储备来决定。
ERP项目实施监理的收费现在也没有公共标准和先例可循。由于监理人员的素质要求高,因此监理的费用在ERP项目实施中所占的比例一般也比较高。当然,费用还与投人的精力(主要是时间)有关。
6 结论
ERP项目实施过程不是简单的几个阶段和一些文档规范,而是以企业业务流程重组与改进为核心的迭代过程。采用全过程监理机制将能有效规避ERP实施风险,也保障了ERP应用方和实施方的利益。我国企业实施ERP成功率不高,是由多方面原因造成的,其中缺乏认真负责的高水平的监理也是重要原因。随着众多企业对ERP的应用和认识到ERP监理的重要性,ERP监理的市场潜力凸现,我国信息化工程的项目监理将会进人一个高速发展的时期。企业在决定实施ERP项目时,可能选择支持服务供应商要比选择ERP软件供应商更为重要;而是否对项目实施进行全面的监理和选择谁来进行监理,甚至比选择支持服务供应商还要重要。相信在企业的ERP工程中,合理和有效地应用ERP全过程监理,必能促进企业ERP的成功实施。
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本文标题:通过全过程监理保证ERP项目成功实施
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