1 前 言
费用管理,一直是各企业内部挖潜、实现企业精细化管理、提升企业市场竞争力、提高企业经济效益最为关注的内容。但旧有的以人工事后考核为手段的费用管理,制约了企业在现有市场经济条件下的发展,因此,采用现代信息技术——ERP实现企业费用管理的事前控制,就成为现代物资管理的一大亮点。
企业的费用管理包括很多方面的内容,我们这里主要介绍宣化钢铁集团公司采购仓储配送公司负责的费用管理,包括:消耗定额、采购成本、库存定额等方面,在这些费用中,源头为消耗,因此加强费用管理要从源头做起---即加强消耗定额管理。
2 新旧管理模式对比
1、旧有的消耗定额管理模式介绍
如图1所示:采购仓储配送公司根据公司下达的材料单耗制定各单位消耗定额,各单位每月根据生产情况上报材料需求计划,由于没有有效手段做保证,各单位在上报需求计划时经常会超出下达的定额量,将计划矛盾上交到采购部门,自身缺乏主动管理。还有些单位为成功上报计划,会将计算价填写得远远小于实际计划价,造成实际采购的金额超出消耗定额,加大采购成本;采来的材料投入消耗,单耗失控,不投入消耗,就会形成库存,增加库存资金占用。采购仓储配送公司每月下达采购计划时,需要在统计员汇总计算各计划员编制的采购计划,没有超出消耗定额指标后才能下达实施采购。遇有超出指标的时候,就要返回到需求提报单位削减计划内容后,再返回重新修改采购计划才可以下达实施采购。整个过程琛长复杂,而且在要求需求单位削减计划时往往会发生矛盾,不利于管理。
图1
若要改变原有管理模式的弊端,需要确定新的管理模式,利用ERP加以实现,从源头上控制消耗的管理目标。
2、新的消耗定额管理模式介绍
如图2所示:采购仓储配送公司根据公司下达的材料单耗制定各单位消耗定额,维护到ERP系统中,各单位每月根据生产情况在ERP中上报材料需求计划,超出定额的系统不予保存,需求单位削减计划至定额范围内,计划上报到采购仓储配送公司计划科后,出具采购计划实施采购投入使用。
图2
3、新旧管理模式对比
·新模式将材料费用管理从事后管理转为事前管理;
·各二级单位从被动管理变为主动管理;
·解决了多年存在的主管部门和二级单位费用管理中的矛盾;
·优化了计划提报流程,提高了工作效率。
3 技术实现
1、在原有系统中开发增强功能
在原有ERP标准功能不具备定额控制的前提下,想要实现只能依靠我们自己的开发人员编写增强。所谓功能增强,是在SAP程序为客户保留的一些特殊的功能代码接口中嵌入自已的代码。技术难点在于怎样找到你将要控制业务流程的BADI,通过SE18读取BADI文档,并通过此BADI找到它的接口,创建一个自己的实现类,最后用SE19进入BADI编辑自已的实现类。
首先开发定额管理维护界面,在系统中事前维护各单位材料消耗定额(如图3所示)。此功能的技术难点在于:突破了传统的表结构与表内容的关系,而把自建表的结构做为内容填充到系统控制表内,然后对每一个字段的属性与内容进行操作。例如:定额字段是每个单位维护的核心字段,这个字段要可以进行交互操作即不尽可以显示已有的数据还可以被修改。某字段是否能被修改就需要在编写程序时按字段名为关键字循环判断,然后对其进行设置。具体开发的技术手段是,利用方法REUSE_ALV_FIELDCATALOG_MERGE把事先定义好的定额表的字段目录赋予一个具有SLIS_T_FIELDCAT_ALV结构的内表。当循环判断取到某字段名的记录时,通过把本记录的EDIT属性置‘X’,并保存设置。接下来用方法REUSE_ALV_GRID_DISPLAY把刚才设置好的存放表结构的内表及真正存放定额数据的内表分别赋给此方法对应的参数,报表就会按我们设置的内容显示出来了。
图3
其次在ERP原有的采购申请创建环节,编写代码实现一组判断及操作功能。具体业务流程是当业务人员创建一笔采购申请时,判断此订单所涉及物料是否纳入定额管理,如果不是则不需要控制直截进入创建申请环节,如果是需要去判断本申请者的本月定额余额(即定额总数减去已申请总数),如果余额大于本次申请金额,系统将允许创建订单,反之提示本次申请超额并不允许创建申请。如查询炼铁厂东铁区2009年12月剩余工矿材料剩余定额1082.6元,(如图四所示),东铁区再要上报3350元的除尘布袋,在保存时,系统给出提示:
2、开发报表显示功能及时掌握定额动态情况
为使各单位在使用这一功能上更加方便,我们同时开发了配套报表,使大家实时可以查到本单位定额动态情况,如(图4)所示:
图4
由于考虑到本报表的关键字是申请者,记录之间的关系简单,没有合计与小计的需求,所以选择方便保存输出的OLE技术,即程序直接驱动EXCEL输出方式。报表的定额部分是采用读取用维护定额功能维护的定额表到内表后,再对内表进行循环逐条操作及显示;而实际与其它的消耗则是取出符合日期范围内的每一笔移动类型为关于成本中心的发货(201\202)的物料凭证中取出所有数据,以申请者为关键字区分借贷标识后把发货金额累计起来,之后与定额表去做匹配。当整理好预输出的内表后,利用类INCLUDE OLE2INCL 的功能(调用、包含OLE2INCL类),再编写好对EXCEL直接操作的子程序,最终按照需要的格式以调用子程序的形式把报表显示出来。需要说明的是程序每次运行都会重新创建一个新的EXCEL文件,所以当程序运行完毕后把EXCEL文档直截保存到本地即可。
这样,就使各单位在上报材料需求计划时主动考虑需要使用的提报,不需要的不提报,减少了浪费;材料费用也实现了超出定额的部分不提报、不采购、不消耗的管理目标,从源头上控制了消耗,同时也降低了采购成本,降低了库存资金占用。
4 管理效果
经过三个月的开发、测试、上线筹备、最终用户的培训,2009年5月这一技术正式投入使用,使材料系统费用管理有了质的提高,各单位在上报材料需求计划时主动考虑,需要使用的提报,不需要的不提报,减少了浪费;材料费用也实现了超出定额的部分不提报、不采购、不消耗的管理目标,从源头上控制了消耗,同时也降低了采购成本,降低了库存资金占用。真正起到了控制采购成本、消耗定额、库存资金占用的作用。在上线使用这一功能的5、6月份,各项指标变化情况如下:5月份采购成本比去年同期降低1172.45万元,6月份比去年同期降低843.19万元。吨钢消耗5月份比去年同期分别降低6.96元/吨, 材料消耗总额降低344.68万元;吨钢消耗6月份比去年同期降低15.85元/吨, 材料消耗总额降低758.90万元。5月末材料存货资金比年初降低339.63万元,6月末材料存货资金占用比年初降低357.25万元。
同时,由于其配套报表即时将各单位定额、定额使用情况、剩余定额情况,材料实际消耗情况,将各环节计划员从繁杂的日常数据统计工作中解放出来做管理分析工作,从而更进一步为各管理层提供科学的管理信息。
2009年7月,随着公司深挖内潜、精细化管理步伐的推进,材料备件费用管理细分为工矿性备件、工艺性备件、工矿性材料、工艺性材料、劳保、办公用品等六大类,而这一细化管理必须依托这一新的费用管理功能才能真正得以实现,因此,在公司领导、ERP项目部、财务处的大力支持下,这一管理方法得以推广,利用8-9月两个月的时间,我们重新将费用控制的内容加以细分,按照工矿性备件、工艺性备件、工矿性材料、工艺性材料、劳保、办公用品等六大类进行程序设计及报表开发,10月8日,工艺性材料的费用管理率先在采购仓储配送公司投入使用,2010年1月,机动处也相继在工矿性备件、工艺性备件、工矿性材料的管理中进行使用。
5 运用定额管理的注意事项
管理部门不能机械地只管费用,不管实际,而要根据生产实际对公司费用管理及时提出合理建议,动态管理费用指标,将月度管理和年度累计管理综合考虑,使费用管理更加科学可行;
管理部门不能允许各单位在ERP系统外提报物料需求计划,否则系统外的计划就不能纳入定额管理;
管理部门应将所管物料全部纳入定额管理,否则在核算结果时会与实际脱节;
管理部门必须严格按照需求申请中的到货日期安排采购,不能将需要未来月份到货的物料当月安排到货消耗,占用当月指标或是当月消耗增加。
结束语
在企业追求低成本战略今天,采购仓储配送公司利用ERP 实现企业费用管理的成功应用显得更加突出,但这只是我们精细化管理迈开的第一步,今后我们的目标将是更大地发挥ERP现代信息技术手段,为实现企业全面预算管理进行多方位功能开发利用,在“动态竞争”环境下,引导着我们的企业从“粗放型”经营到建立计算投入、产出和资金使用效率的“精细化”管理转变。
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本文标题:利用ERP平台 实现企业费用管理