1 SO集团物流板块信息系统现状分析
1.1 SO集团物流板块现有系统调研
为科学地对物流板块进行ERP信息系统规划,我们先在板块在各单位进行了信息系统现状的调研。调研结果总结如下:
(一)硬件与网络配置
在硬件配置上,各单位差异较大。有的公司较早进行信息化建设,拥有较高档的小型机系统,为公司迅速成长扩张打下了良好的基础。有的公司则仅有一台PC机作业务系统的服务器,性能、可靠性、安全性都存在问题。
在网络配置上,由于物流业务的性质,既需要即时通过网络与其他公司进行信息沟通,在公司内部,也有不同部门分散在不同的地方,需要进行联网操作,因此,各公司征基本都实现了宽带上网。其中,佳达公司还通过点对点DDN和VPN方式,将分散和各地的部门集中到总部,实现了数据和应用层面的集中管理模式。
(二)业务软件应用情况
对于物流公司来说,货物及单证信息的采集、加工、跟踪、发放是必不可少的内容。而如果没有电脑系统的辅助,尤其是在要和上下游进行密切的信息交换的今天,这方面的工作将难以为继。因此,被调查的15家公列都已在使用电脑业务系统进行操作。
但是,在15家公司中,电脑ERP系统使用的程度有很大差异。在软件产品上,15家公司中有4家是自主开发,三家委托开发,7家购买,有的公司的系统建立在大型的数掘库基础上,保证了软件的可靠稳定地运行,而有的还建立在小型的数据库产品上,可靠性和扩充性都欠佳。
在软件应用上,有的公司仅仅做到了数据的录入、加工和单证的制作,以及简前的查询统计,而有的公司则做到了通过软件进行规范化的流程管理和科学决策。有的公司各分支机构的系统相对孤立,无法做到数掘的一致性,而有的公司则把各点的系统全部联在一起进行数据大集中的操作,做到了从订舱到仓库、车队等上下游环节的信息实时共享。
表1 物流公司业务ERP软件应用状况调查表
(三)相关系统和软件的使用状况
在与公司经营管理有关的软件的调查中,我们调查了与公司管理相关的财务软件和办公自动化软件,以及与业务经营相关的EDI、网上订舱、网上业务跟踪等系统。
对于财务电算化系统,在各公司中已经普及,这要得益于国内业已成熟的商品化财务软件。对于办公自动化(OA)系统,则仅有少数企业不同程度地使用。其中,佳达公司已通过办公自动化系统将内外的EMAIL、FAX系统等管理起来,做到了分级签审、统一收发。
对于与业务经营有关的相关软件系统,各公司的差距也较大。其中,越来越重要的EDI系统在大多数企业已正常开展起来,但是能给客户带来便捷的网上业务,如电子订舱、电子跟踪查询等,则还只有少数企业使用,并且功能也不够全面。
表2 物流公司相关系统和软件应用状况调查表
1.2 SO集团物流板块现有信息系统问题分析
(一)没有建立统一的物流信息平台
集团物流板块内,业务资源无法实现共享的一个主要原因在于没有建立物流信息平台,企业间彼此对所拥有的资源优势、流程衔接、服务网络等业务信息缺乏划称的信息认识,无法实现优势航线共享、非优势航线统一订舱、企业间货量调配、基础设施资源共同开发利用等紧密信息沟通和深度业务合作。对于信息平台的建设,靠单个企业无法完成,而且各企业的信息化水平差距很大,对信息化的认识和重视程度也不尽相同,同时业务流程也相当复杂,推动物流板块业务信息化困难重重。
从集团层面来看,货物贸易板块也没有自己的信息平台,两大板块无法实现信息沟通。一方面在贸易谈判中,外贸企业缺少物流方面强有力的支持,无法获得成本低、风险小的物流解决方案,只能放弃在物流条款上的利益,将这部分可观的利润源让给集团物流企业的竞争对手;另一方面物流企业缺乏与贸易企业的合作,无法参与到贸易谈判过程中,得不刽有关的贸易合同信息,难以有针对性地提供有竞争力的物流方案,最终只能眼睁睁看着肥水流到外人田。据2003年的统计,集团物流企业海运出口货量中,仅有3.34%来自集团,而且这部分货量中还有相当部分是经过二代、三代转来的,其中的利润已几乎在外部被榨干,这是非常令人痛心的。
(二)物流板块内各企业信息化程度参差不齐
物流板块内,有些企业如佳达公司,信息化程度相当完善,其自己开发的“BMIS”管理信息建立在小型机系统上,自1993年运用以来,随着业务的发展变化而不断扩充与完善,并获得了国家外经贸部的科技进步二等奖。但是,由于是紧密结合公司自身特点开发的软件,又建立在小型机系统上,一次性投资大,因此,作为商品化软件进行集团内的推广相当困难。
相反,有些企业,信息化程度相当低,电脑系统仅仅用在一些业务单证的制作上,还远未达到电脑化管理的要求。
调查显示,集团各物流企业使用的业务软件非常混乱,几乎没有使用相同的业务软件。这种现状,既造成了软件的开发、使用、维护成本高昂,又为建设统的信息平台和及刚准确地获取有价值的业务数据增加了很大难度,也增加了客户资源控制和风险控制的复杂性。
1.3 SO集团物流板块信息系统需求分析
根据调研分析,从业务层面、办公管理层面、物流板块整合层面,进行了信息系统的需求分析。
1.3.1 业务层面的需求分析
SO集团物流板块主要从事的是与外贸相关的物流业务,包括货代、船代、报关、仓储、运输、臬管等业务。除此之外,还有一些相对独立的物流项目。
为此,信息系统有以下功能需求:
(一)基本功能需求
1)货代业务功能,包括海运、空运、陆运(铁路)的进出口货代业务。
主要内容有:订舱、集拼、分拨等。
2)船代业务功能。
3)报关业务功能,包括报关、商检、查验,以及相关的报关单、核销单管理等
4)仓储业务功能,主要是装箱仓库功能(CFS),包括卸货、理货、堆存、装箱,以及拼箱、拆箱、分拨等功能。
5)运输业务功能,主要是对集装箱卡车运输业务的管理。
6. 箱管业务功能,即对集装箱流转的信息化管理。
以上业务,必须有相应的查询、统计功能。
(二)EDI需求
除了以上功能需求,与上下游单他越来越多的EDI数据变换也成为系统需要完成的重要工作。目前主要的EDI需求有:
1)与船公司进行EDI订舱和EDI提单确认
2)海运及空运舱单EDI传送
3)电子装箱堆EDI传送
4)对客户的EDI电子订舱
(三)与第三方软件接口需求
1)海天申报软件
2.商检系统
3.英迪舱单系统
4.电子支付系统
5.外贸开票系统
1.3.2 办公管理层面的需求分析
由于SO集团物流板块各公司需要与国内外的船公司、代理公司、客户时刻保持密切的联系。同时,许多业务委托与确认单都需要通过FAX或EMAIL进行传送。因此,如何有效管理这些信息成为关系到业务处理和服务质量好坏的重要一环。具体需求如下:
1)EMAIL系统的统一管理和备份
2)FAX的电脑统一收发和管理、备份
3)文件签审与流转管理
4)公司内外员上的实时交流
1.3.3 物流板块层面的需求分析
集团物流板块整合重组的战略规划,需要信息系统做到以下几点需求
1)建立统一的信息平台,提供统一的订舱窗口。
2)信息集成与共享,业务与财务数据能实时汇总到领导。
3)建一统一的对外门户网站,一致对外。
2 SO集团物流板块信息系统目标与策略分析
2.1 信息系统的目标
依据SO集团物流板块的战略定位和战略整合重组的规划,同时为解决目前的信息系统种种不足,新的信息系统的建设应该具有以下目标:
总体目标:
物流板块信息系统的总体目标是:建成适应于集团企业发展趋势的,与集团物流战略规划目标相一致的,而向企业经过再造的业务流程而非职能部门设计的,以数据完整统一、信息安全共享、流程透明快捷、管理及时科学为目标的,针对企业战略、战术、业务等不同层次用户的信息收集、处理、储存、查询和辅助决策支持的统一信息系统平台。
为能扎实地完成总体目标,我们把总目标按时期分成几个分目标,描述如下:
1、近期目标
·建立统一的面向客户的门户,实现客户资源共享;
·建市统一的面向承运人的数掘接口(集合订舱);
·采物流板块内部各单位业务数据,进行汇总分析;
·对物流板块内部各单位的财务数据进行汇总和分析。
2、中期目标
·整合第一方物流贸易链,选择典型贸易公司改善信息化程度;
·拓展国外市场,建立办事机构网络,加强国外势力,实现贸易交易信息控制;
·与第三方公共物流平台建立数据接口。
3、长期目标
·整合集团内部各单位(物流、外贸公司)信息系统,建立集团业务平台
·在集团内部实现业务、财务数掘交换,全面实现业务单证电子化,降低集团整体运营成本,提高运营效率;
·依托物流集团信息平台,建立业务调度中心,均衡各单位利益:
·建立DC,统储存配送货物;
·与各政府监管单位申报、核销系统建立数据传输接口;
·参与跨国企业供应链优化全过程,提升集团经营质量;
·根据物流板块的发展规模,在数据汇集和数据分析的基础上,为高层管理者提供决策支持功能,在物流的网络设计、库存策略、运输方法等方面提供辅助决策的模型和工具,提高决策的科学件。
2.2 信息系统的发展策略
根掘SO集团物流板块整合重组规划和信息系统建设的目标,以及板块下属各公司信息化的现状,为确保完成目标,首先必须建立一套切实可行的发展策略。为此,我们制定了以下几点策略:
1)统筹规划,阶段实施
物流板块的信息系统建设是一项涉及面广、业务程度深的高难度工作,必须建立在科学合理的统筹规划的基础上。在此基础上,根据不同时期的分目标,进入阶段性的分步实施则是项目走向成功的明智选择。
2)力求集成统一,但需要稳妥的过渡期
从长远上看,信息集成统一有利于整个物流板块的发展利益。但是,目前由于各下属公司均不同程度地实现了信息化作业,对于新的系统,需要一个较长的适应和切换过程。为了使各公司的系统平稳过渡,做到“业务不乱,客户不断、人员不散”,则需要稳妥地推行集成统一的信息平台。
3)一把手挂帅
此次信息系统的建设是配合物流板块整合重组的重要一环,是非常复杂的系统工程,将涉及到板块内的各家公司、部门和人员,因此,需要一把手挂帅,协调各方面的关系,调度企业资源,确定业务流程,给予强力的支持。
4)建立专门的IT组织,充分利用外部资源进行设计开发
要在高层的支持下及时组建支具有丰富经验的团队。团队中应既有技术人员,也有有着丰富经验的人员。这样,对系统才能科学合理的规划和设计。
对于系统的具体设计与编程,则可有选择地请专业公司的技术队伍于担当任务。
转载请注明出处:拓步ERP资讯网http://www.toberp.com/
本文标题:SO集团物流板块信息系统目标与策略分析