刚开完德龙钢铁信息化ERP项目验收会,德龙钢铁总经理助理田立新还在办公室整理着资料,不时有人进来签字并批复文件,虽然仍然很忙碌,不过他现在已经轻松了很多。
钢铁行业是制造业中流程最长的行业,这也就意味着他们的信息化是最复杂、最难以完成的。业内有这样一个不成文的说法:谁要是将钢铁行业的信息化做好了,做其他行业则不在话下。且不论这一说法的确切与否,但它肯定表述这样一个现实:钢铁企业信息化是非常难以实现的。也因为此原因,在钢铁行业的信息化项目建设过程中,很多企业的信息化建设历时多年。
自从2009年8月25日,德龙钢铁启动ERP信息化项目以来,不到一年时间,德龙钢铁就完成了ERP十个模块的建设,取得了良好的效果。对于像德龙这样的一个中型民营钢铁企业,这将是极大的挑战,“良好的团队与执行力是非常关键的”田立新说到。
打造执行力
在信息化项目开始,如何组建执行力强并敢打硬仗的项目团队就是田立新面临的难题,“企业具有好的执行力基础”,作为已经十年的民营企业,早就建立了优良的企业文化,而且高层重视信息化项目,执行力自然会得到进一步加强。但信息化项目建设的流程庞杂、任务繁重,项目完成的时间周期还一定要保证,在项目执行过程中,加班很可能将成为常态。“即使把人留下,心不在工作上也是没有用的,效果只会更差”田立新说。
建立好的考核制度就成了关键。田立新与产供销等不同的业务部门分别讨论并建立了相应的制度,形成一致的目标,将责任和任务落实到人,根据执行力度和结果,严格考核。同时,设立四个工资等级,成功完成到哪一级别,就把工资涨到哪一级。
因为时间紧,任务重,完成这样的项目建设,“光有物质奖励制度还是不够的,还得有事业追求和精神激励”,其实,德龙钢铁信息化建设对参与项目的人员本身就是一个机遇,为每个员工发挥自身能力也提供了一个好的平台,这个过程是很艰辛的,但只有努力能付才能有收获。
在信息化项目建设中成长起来的年轻的郭玉宾,现在已是信息化中心的主任,“从项目开始到现在,他的工资已经翻了三番了”田立新说到。
好的制度和明确的权、责、益,不只是执行力强,团队协作更是变得强大。ERP系统上线的时候,由于涉及的产品复杂和业务部门较多,采取了分步上线。首先是模拟上线,按流程先走一遍,方便各个业务部门对系统熟悉和了解。在德龙钢铁的结算日,对系统的数据进行一次精确的校对,进行评估确定上线,在上线时,由于要对数据进行精确校对,需要对钢铁厂的材料与产品进行盘库(就是清点库存),盘库是非常麻烦的,“钢铁产品的体积庞大,分量重”,很多货号都要重新扫描一遍,而且牵扯到编号;在正式上线进行盘库操作时,一天就盘了三次库,盘库过程还回滚了2-3次,这个过程非常艰辛,“压力非常大,如果再出现问题,整个项目就需要推迟了”,如何精准的把数据精确到位,仓库管理、质量检验和生产三个部门的团队进行协作,不断研究新的方法,最终将数据匹配精确而且系统成功上线,“现在系统数据运行的非常精确”,田立新自信的说到。
ERP系统不光是上线,只有真正使用起来,才能起到作用。德龙钢铁的员工差别非常大,年长的老员工非常多,很多人连电脑都没有碰过。ERP系统上线后对于岗位的要求也会相应发生变化,员工必须适应,“只有继续考核,让员工把压力转成动力”。 先由信息中心对员工进行培训,培训完成后通过考试,考试合格后才能上岗。“在培训中,甚至发生过这样的事”,田立新讲到,有一位老工人,从没有使用过鼠标,更不知道左右键,只知道点击,在使用过程中将鼠标从鼠标垫上拿起来,向信息中心的培训人员抱怨,鼠标坏了,不用移动。
另一方面,也对信息中心的员工进行有考核要求,“好考核制度,对每个人都是平等的,考核是双向的”,提供培训的信息中心必须提供完备的服务,帮助企业里的每一名员工。信息化部门的员工24小时开机,随时回答来自企业员工在使用中出现的问题。在项目实施过程中,公司ERP项目组总结出版了三本书,操作说明书、注意事项和蓝图设计说明书,书中按照岗位出具了详细的操作说明书、操作审核点及注意事项、流程设计说明,并配合相关的考核制度,“在上线的同时实现了软件操作和业务流程的标准化管理,保障了系统运行数据的正确性,把控了公司各项业务的关键控制点,有效规避了业务操作的风险”,田立新说到。
找到企业管理业务流程与管理软件最佳结合点
对于钢铁企业而言,大宗原材料的结算过程是即特殊又复杂,采购单价随质量数据的变化而变化,结算价格要综合原料等级、品位、灰分、水分等因素来确定,计算过程非常复杂。以前,由于业务量大,手工结算采用的是全月加权平均价格结算方式。不足之处就是,月初使用好质量,月中使用次质量的,月末使用好质量的,现在是一车一车地卸货,可以单车结算,也可以是一天或几天进行单组结算。实施大宗材料的单组结算、自动结算,实现了优质优价单价计算,规避了结算风险,同时,结算方式比较灵活,随时可以出具原料结算单价,为成本核算、利润预测提供准确的价格信息,供应商可以实时了解结算指标、扣罚情况等供货数据,“实现自动结算以后,现在的核算科只需要一个人”田立新说。
不同的应用将有不同的实施办法,“对销售结算中的货款控制进行了单独开发,尤其是对三方客户进行货款控制”,原来在货物发运过程中靠人工控制,由于环节比较复杂,再加上市场价格有时变化比较大、比较快,需要不断地调整指导价,在这种情况下,结算人员需要变化不断地计算实际应发的货物数量,容易造成超发货物,或者叫欠款发货。
现在,由于重新开发了自动计算的模型,可以根据不同的用户和规则进行自定义的配置,只需要输入价格信息就能够根据不同的产品和客户计算出结果,显示应发货物的数量,如出现超发情况,系统将走不下去,有力的控制了货款。“这个自动结算模型就是德龙钢铁同供应商金蝶共同建立并开发完成的,算是管理与软件结合的一个小典型”田立新说到。
举个例子:A客户账面余额还有10万元,当销售部做发货通知单时,做了35吨的发货量,提取因子价格为3000元,系统提示客户货款余额不足,尚可发33.33吨,是否继续,考虑到出库环节有严格控制,继续提交。到销售出库环节,系统提示客户货款余额不足,不允许提交,于是车辆等待,等有权限的用户输入密码提交成功。这个事例就是参数设置为发货通知单提示,销售出库单输入密码方可通过。
未来,德龙钢铁的信息化建设还需要预算管理、设备管理、CRM(客户资源管理)和BI(商业智能)等,“这些都要让信息化出成效”田立新说到。
采访手记:多面CIO
采访在田立新的办公室里进行,在他的办公桌不远处还放着一张行军床及被褥。那是他在德龙钢铁信息化项目中建设中,经常陪他加班的伙伴。阿基米德说过:“假如给我一个支点,我将撬起整个地球”,田立新则非常巧妙的成功运用绩效考核作“支点”,推动了德龙钢铁的信息化建设。
但,这个“支点”可不是好找到的。建立好的公平的考核制度,不只是针对员工,也是针对自己。对于信息化项目建设中每天的晨会,下午总结会,以及晚上的协调会,他几乎没有落下。一方面他对员工要求严格,另一方面,员工的每一点努力他都记得,在同项目组成员握手时相视的眼光中,就能感受到他们的这种感情。同时,绩效制度的考核与发挥能力的平台也给田立新带来机遇,他自己也是信息化建设项目的受益者,现在已经是公司的总经理助理,分管信息化,同时也是公司的财务总监,是名符其实参与公司业务决策的身兼多职的CIO。
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本文标题:绩效ERP实施助力德龙钢铁发展信息化