目前,“信息化”可谓热门词汇,无论是政府机关,还是企事业单位,都在追逐着信息化浪潮,ERP已作为企业信息化建设的重要部分。而在此前,国内一些制药企业已经开始使用ERP系统。可以说,ERP系统作为信息化的一个代名词,已成为制药企业发展的重头戏。那么,对于众多还没有实现信息化管理的制药企业来说,该如何顺利跨越这道历史性的门槛? 软件的选型和实施的方法是很重要的。
1 什么是ERP?
ERP的英文是Enterprise Resource Planning,它的英文意思是企业资源计划,起源于20世纪60年代初,由美国一家公司最早提出的一种管理理念,ERP是一种科学管理思想用计算机网络通信来实现,它强调对产品的设计、作业控制、生产计划、物料需求计划、供应商管理、客户管理、库存管理、质量管理、财务管理等方面进行集成优化的管理,因此,ERP将企业的三大流:物流、资金流、信息流进行全面一体化管理,ERP并非机械地适应于企业现有流程,而是对企业流程不合理部分进行改进和优化。
软件厂商应用先进的计算机网络通信技术来实现ERP的管理思想,国外ERP软件厂有SAP公司、Oracle公司等,国内ERP软件厂商有金蝶公司、用友公司等。
2 简述ERP的发展史
(1)40年代的定货点法(图1.1)
计算方法=订货提前期内的消耗量+安全库存
(2)60-70年代的MRP(图1.2)
物料需求计划解决即不出现短缺又不积压库存,分时间段来确定各种物料的需求量和需求时间。
图1.2
(3)制造资源计划——MRPII
MRPII是Manufacturing Resource Planning的缩写,是制造资源计划是一种以计划与控制为主体的企业管理信息。
图1.3
企业内部资源统一规划,实现资金流与物流的统一,生产经营全过程的管理,各子系统有机结合、集成化,提供决策信息。
(4)企业资源计划——ERP(图1.4)
ERP以MRPII为核心,但在功能上超过传统的MRPII范围。体现了供需链管理、敏捷制造等现代管理思想
图1.4
3 制药行业的生产特点
制药行业属于流程型制造,药品生产必须严格遵循国家药品生产质量管理规范,质量管理严格规范,要求有完整的批生产记录,批次跟踪要求高;产品存在有效期;全面质量管理体系与业务流程紧密结合;生产品种多,一般情况生产批量小制物料的流动。
4 局域网的搭建
任何软件的运行必需又硬件平台,在实施ERP软件之前需要搭建网络环境,例如图1.5为计算机局域网络拓扑图,保证了数据的传输。
图1.5
5 金蝶K/3ERP制药行业的解决方案
(1)整体结构图
功能为:
5.1 销售管理:在GMP规范要求基础上,对制药企业销售过程进行按批号实时监控和管理。具有销售报价、销售合同、仓库发货、销售退货、销售发票处理、客户管理、价格及折扣管理(包括不同期间的价格管理)、订单管理、信用管理等功能。可以与计划管理、仓存管理、应收款等系统结合运用,将销售信息传递给计划、采购、仓存等系统,从仓库、采购等系统获得货物、传递给购货单位,能提供更完整、全面的企业物流业务流程管理和财务管理信息。
5.2采购管理:在GMP规范要求基础上,实现对采购系统全过程的批号有效跟踪和控制。通过供应商管理、采购申请、采购订单、收料通知单、采购检验、采购收料、采购发票、采购退货、采购最高限价等各种业务处理,通过和仓存系统、应收款系统、存货核算系统的共同使用,实现企业采购业务全部的物流及财务管理。通过报表查询,及时了解企业各项采购业务的执行明细、汇总情况,为企业的采购决策提供依据。
5.3仓存管理:实现企业货物进货、储存、发运等内部各个环节流动管理控制的系统。同时,也可以支持货物代管业务。仓存管理通过入库业务、出库业务、仓存调拨、库存调整、虚仓管理等功能,结合批次和批号管理、药品有效期管理、物料对应、库存盘点、质检管理、有效期管理和在库复验、即时库存管理、仓存预警等功能综合运用。对仓存业务的物流和成本管理全过程进行有效控制和跟踪,实现符合GMP规范要求的企业仓储信息管理。
5.4存货核算:该系统接收仓存、采购、销售模块产生的核算单据,用于工业企业存货出入库核算;根据用户定义凭证模板,系统自动生成的凭证并传递到总账系统。系统生成核算账簿核算报表,进行期初期末处理。对于采用计划成本管理的企业,系统提供计划单价管理功能。
5.5计划管理:计划管理系统融和先进制造和供应链管理思想,通过主生产计划MPS(Master Production Schedule)和物料需求计划MRP(Material Requirement Planning),将客户的订货需求和企业的预测数据分解为企业内部具体的采购和生产任务,将结果传送到车间管理和采购管理中。计划管理帮助企业解决需要生产什么、生产多少、在什么时候生产,购买什么、购买多少、在什么时候购买,从而达到降低库存、提高服务水平(及时交货)的目的。计划管理通过粗能力计划进行关键生产能力平衡、通过细能力计划进行全部生产能力的平衡,以合理利用企业生产能力。
5.6车间管理:完整地支持企业生产过程中制造任务的执行。支持重复制造、多品种小批量等制造模式。车间管理接收计划系统下达的生产任务,为车间提供从任务下达、投料与领料、质量和进度汇报、到产品入库全过程监督与控制的功能。系统具有批号跟踪功能,可按工序登记批生产记录。K/3制造管理帮助企业提高制造业务管理效率,提高现场物料管理水平,能够合理安排生产,减少车间在制品、降低损耗与成本、按时交货,提高产品质量与客户满意度。
5.7成本管理:成本管理系统包含两个可选模块,可以满足不同类型医药企业的核算要求。K/3成本管理系统:围绕“费用对象化”的基本成本理念,提供了传统的实际成本制度下的品种法、分批成本法、分步成本法、分类成本法等成本计算方法;而为基础管理好的企业提供了标准成本法,同时结合了成本对象、成本项目、费用要素的重要成本概念来描述整个过程,实现成本管理中费用的归集、分配和计算,提供丰富的成本统计分析信息。
K/3 ABC成本系统:为作业、产品、服务、客户等提供了一个更精确的分配间接成本和辅助资源的方法。K/3ABC成本系统通过资源费用引入或录入、资源动因录入、资源动因分解、作业动因录入、作业成本分配,完成资源费用分配到工作中心、成本费用从工作中心分配到产品或合同,实现产品的成本归集分配,系统并自动生成成本报表。
5.7质量管理:质量管理通过物料质量管理属性的定义,控制物料的入库物料质检、库存物料质检、生产质检、定期复检,以及分批次出入库和生产加工;管理质检的取样、检验、留样流程。系统可以灵活地设置质检点。质检方案用户可以自定义,用户根据质检方案登记质检记录,形成质检报告。系统还处理批生产记录、清场、清洁和消菌管理、洁净室空气的定期检测等质量业务。利用OA子系统,按GMP文档管理要求,对企业的各类文档进行规范化的流程管理。系统收集产品售后质量反馈信息。通过对各种质量管理数据的统计、分析,向企业的各级管理人员提供企业各环节的质量分析报告,使他们能及时了解质量信息及存在的问题,及早采取措施,降低质量成本和避免不必要的损失,提高产品的质量。上述功能和销售管理、采购管理、仓存管理、车间管理、设备管理、人力资源管理等系统的综合运行,建立符合GMP规范的质量控制系统。此外系统可以编制下达质量成本计划;对质量成本计划执行情况进行监控;通过管理会计的全面预算和质量成本计划的接口,共享质量成本计划执行的财务数据。
5.8设备管理:提供设备档案管理、设备使用管理、隐患及缺陷管理、检修管理、设备维修统计分析、设备备件管理、设备大中小修计划等功能,使企业提高设备完好率、降低设备维护成本,此外系统管理计量器具台帐及其定检完好情况,为产品质量提供生产设施方面的保证。
5.9总账系统:以资金流为核心反映企业的全面管理过程。主要包括凭证管理、账簿管理、往来管理、期末结账、自动调汇处理等账务处理的基本功能。总账系统与应收帐、应付帐、固定资产、存货核算、成本、工资等系统集成,同时提供业务处理及时生成凭证的功能,实现财务业务一体化管理,保障财务信息与业务信息的高度同步与一致性,为企业决策层提供实时的财务管理信息。此外总账系统科目下可以设置多个核算项目,实现多种信息在总账中的体现;提供科目计息和预算控制等多种控制; 提供现金流量表的处理功能。
5.10报表系统:主要处理各种自定义报表的制作以及同合并报表系统联用时,制作各种上报报表。报表系统进入报表或是新建一张空表,直接就显示为一个表格的界面,表格的操作同EXCEL类似。在界面中由六个主菜单和菜单下的各个功能项来实现报表的功能。报表系统可以和总账系统联用或是单独使用。在和总账系统联用时,可以通过取数函数来实现从总账系统中取数。通过应用这一系统,能够轻松管理企业的众多账户,灵活实现资金结算、利息计算、资金分析等功能。
5.11固定资产:处理固定资产的账务核算,计提折旧。折旧方法可灵活自定义,能自动生成有关凭证,自动计提折旧。利用本系统的数据生成有关决策用报表,对资产的采购、生产制造、维护与变卖销售的全过程进行管理与控制。固定资产与采购、生产与销售完全集成,提供模拟折旧预测与资产评估功能。
5.12应付款管理:应付管理属于采购管理的重要组成部分,主要解决信息流与资金流的集成问题,管理采购发票、应付单、应付票据、采购付款以及采购入库成本核销算处理等业务。应付管理与现金管理、现金预测紧密集成,利用预测付款到期日和其他相关报表,会计系统可跟踪未结清项目,帮助企业规划与控制现金流出,降低采购成本。系统支持一次性交易,简化处理外部交易业务,系统将所有一次性交易的供应商定义为一个账户,在这类供应商发票录入时提供真实的供应商信息。一次性交易处理同样适用于客户管理。同时系统支持债权人总公司/子公司处理,处理从子公司采购而给总公司付款的业务。这种处理也同样适用于客户管理。
5.13应收款系统:应收管理与销售完全集成,并有效进行成本控制与现金预测,保证会计信息的有效流动,实时更新现金与信用信息,随时监视应收账目,使客户的信用得以有效控制。主要管理销售发票、应收单、应收票据及销售收款,同时提供客户信用管理、现金折扣管理、坏账管理、抵销应付款及催收管理等功能,并提供应收账龄分析、欠款分析、回款分析、资金流入预测等销售业务的统计分析报表。系统将业务员的销售业绩与绩效管理挂钩,从客户与业务员两方面进行控制,帮助企业加强应收款的控制,提高现金流入量,降低企业坏账率,以确保企业资金运作的良性发展。
5.14现金流量表:现金流量表系统以直接法编制现金流量表主表,系统不需要进行公式定义,并可自由调整,操作简单,方便实用;可编制任意期间的现金流量表,同时提供现金流量表附表打印功能。
5.15财务分析:财务分析是财务管理的重要组成部分,是企业对过去的财务状况和经营成果及未来前景的一种评价和预测。本系统采用报表分析、指标分析、因素分析、自定义分析等各种分析方法,对财务数据从各种角度进行进一步的汇总、透视、转化,从中提炼出重要的财务信息,为企业的财务决策、计划、控制提供广泛的帮助。
6 金蝶K/3ERP的技术特征
K/3系统遵循Windows DNA框架结构,基于三层结构技术,应用分为数据库端、中间层、客户端三个层次。采用大型网络数据库管理,支持大用户量的访问和海量的数据存储。一般应用企业的服务器端操作系统为WINDOWS2000,数据库采用MS SQL SERVER2000。
7 实施金蝶K/3 ERP的思路
以财务管理为核心,分步实施 ,以业务需求为主导,讲求实效。结合制药行业的特点,围绕GMP管理,在系统中进行有效控制。
8 模块实施前的准备
在切换前,整理编码(如物料、供应商、客户等),在金蝶系统中用.来区分级次,如青霉素钠盐编码为A.GZ.0010,统一编码,有利于系统的接口。调研实施之前的业务流程,接合金蝶K/3 ERP管理思想,业务流程重整,编写新的业务流程框图(如销售产品给客户的业务)和操作手册,组织最终用户的培训。在基础数据导入前不断检查数据的正确性。如产成品按批的数量等。
9 二次开发
与其他系统的接口,需要做接口程序的外挂。单据输入时增加控制点,需要在数据表中编写触发器。金蝶K/3ERP中自带的报表,有时不能满足企业的需要,可以把数据引出成EXCEL表进行统计和用图表分析。在软件中提供查询分析工具,程序员用SQL SERVER语言编写报表。按照GMP管理,需要按产品查询出入库的批号是否遵行先进先出管理,就可以用查询分析工具写程序出此报表。下面是物料按批号的管理:
update t_icitem set fbatchmanager=1 where left(fnumber,1)=c
update icbal set fbatchno=00000 where fitemid in(select fitemid from t_icitem where left(fnumber,1)=c)
update icinvbal set fbatchno=00000 where fitemid in(select fitemid from t_icitem where left(fnumber,1)=c)
update icinventory set fbatchno=00000 where fitemid in(select fitemid from t_icitem where left(fnumber,1)=c)
update icstockbillentry set fbatchno=00000 where fitemid in(select fitemid from t_icitem where left(fnumber,1)=c)
10 系统的安全性
权限:根据不同用户设置不同的使用权限,确保重要信息的保密。
帐套的备份,用帐套管理工具做日备份、周备份、月备份、磁带机、可写光盘及利用WINDOWS2000编写备份计划到其它服务器上,保证发生异常情况下能及时恢复数据。
11 应用金蝶K/3ERP的效果
对物料编码进行了规范,生产过程按照GMP要求形成规范,确立了基础管理规范;改变员工的思想观念,规范企业的业务流程,使经营管理走向正规化、科学化。实现业务、财务数据集成,避免了对基本业务数据的重复录入,显著提高工作效率;弥补了旧财务管理模式的及时性差、对管理决策支持不足的问题,极大地改善了企业财务管理状况;将批号跟踪由手工转为自动化管理,实现对生产全过程的质量控制。提高了产品质量。物流得到了有序控制,提高了品种计划优化能力,减少了产品库存;与销售管理、应收款的集成,加快资金回收。
ERP的实施给企业带来先进的管理模式,但是实施过程是一个长远的管理项目,它是不断的发展,看不到它的终点。在实施过程中最重要是企业决策层的重视。
参考文献:
[1] 王述全,徐翔宇。客户化工具包应用
[2] 李代平,章文。中文SQL Server 2000 数据库应用基础
[3] 张毅。制造资源计划MRP-II及其应用
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本文标题:在制药行业实施ERP方法探讨
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