2.1.1、系统概述
拓步ERP系统企业管理软件平台-采购管理系统是根据企业对物料的需求(包括物料采购资料来源于物料需求计划(MRP)、物料定货点请购计划(ROP)、零星的采购申请三个方面), 确立何时采购、向谁采购、以什么价格采购以及何时收货等采购事务。
拓步ERP系统企业管理软件平台-采购管理系统以采购订单为核心,对采购订单的来源,执行状况进行管理和跟踪,并产生相应的数据,输出到应付系统,形成应付帐的来源。
拓步ERP系统企业管理软件平台产品的采购管理系统是一个可以独立运行的模块。采购管理系统以请购单和采购单为核心,处理包括供应商管理、询价管理、请购管理、合同和采购单管理、单据管理、收货检验、供应商发票处理、采购单关闭等多种功能,还提供了大量的报表与分析资料,为企业实现自动化管理提供完整的采购方式。也为相关系统如库存、应收、成本等系统提供了有效资料。
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2.1.2、系统特点
提高客户满意度:作为供销链的源头,及时准确的采购行为对保持客户满意提供保障;
降低采购成本和费用:
准确地管理采购行为,做到"在需要的时间按需求量采购";
支持合并采购-采购申请可能来源于部门以至(集团内的)其它公司;
对多家供应商进行比价,降低采购成本;
避免了手工计算导致的价格错误;
有助于保持低水平的库存数量,从而降低库存成本;
系统支持长期采购合同,有助于获得更优惠的价格。这些长期合同可以分阶段兑现;
提高资金运转效率:
系统的实时处理功能,减少了单据处理时间,作到"即到即处理";
按单收货,作到"在需要时候收到需要的货物";
核实采购单据、收货单据、实际收货、供应商发票等数据更为容易准确。
更准确地考核供应商:
整个采购行为有据可依,方便供应商的操作;
同时支持企业和供应商对物料的不同计量方法,减少人为计算的误差;
实时而量化的供应商和生产厂家表现信息,并提供图表,达到公正的评价;
这些均有助于建立双方的伙伴关系,获得"双赢"佳绩。
增强采购控制能力:
支持多公司、多部门、多币种、多汇率运作;
每步操作均会实时影响其它相关数据,最大限度满足企业的及时要求;
自动识别(集团)企业内部往来;
采购审核的多重管理机制,优化采购管理流程;
支持业务抛转,允许采购单的开单、收货、运输、结帐等供应商均不同;
支持多计量单位的采购,以便于双方的沟通;
全面跟踪采购信息,包括采购流程、在库信息等;
提供大量的报表,辅以图表,形象反映多种要求;
更准确地考核供应商和生产厂家,增强伙伴关系。
操作简易,降低使用费用:
采购管理系统秉承拓步ERP系统企业管理软件平台产品的一贯特色,功能强大,操作简单;
多项规范的缺省值设置避免了重复性输入劳动;
方便地追踪帐务的历史"轨迹";
高效的期间管理手段,使你在输入本期数据时无须关闭以前的期间,而仍然可以得到正确的结果;
和其他系统无缝联结,最大程度地发挥信息的利用价值。
2.1.3、功能介绍
供应商管理:对供应商的管理控制和考核,主要集中在质量、交货和成本的满意程度上,这是互利的过程。拓步ERP系统企业管理软件平台的采购管理系统的供应商管理贯穿采购过程的各个方面。包括采购策略、供应商、供货信息、供货合同、请购和采购处理、发票处理、采购绩效。 基础资料
常用词汇:定义一些常用的信息,如备注、摘要、地点、原因码等信息,在制单过程遇到相应信息,可以直接选用,以便加快录入速度。
采购员:维护采购员资料。
生产厂家:定义和维护在采购定单明细中供应商所供货物的生产厂家。
供应商管理信息:包括基本信息、财务往来和供货等资料。
物料订货点:对于采用订货点法的物料,定义和维护其提前期、安全库存、再定货量等信息。
协议模板:提供对采购单、询价单和合同模板的维护功能。以便在各单据录入协议条款时直接引入,减少重复性输入。 询价管理
采购合同:录入和维护与供货商签订的较长期的订货合同。
询价单:记录询价结果,包括供应商报价是否按数量分段,报价货币、折扣、税金等详细信息。
询价对比分析:根据物料在不同供货商的询价单中的价格,进行价格分析,也可参考供货历史,对各供货商的物料价格,品质不良率和交货逾期率进行对比,确定供货商的供货优先级,并可以采用相应的询价信息。
材料评估报告:对于新材料的采购与使用,需要由相关部门对材料进行评估.材料评估报告录入评估的结果。
订货点物料生成请购单:当一订货点物料的现有库存和已发出的订货之和小于订货点,需要进行新的订货。系统对低于订货点的物料自动生成采购申请单。
请购单:请购单的来源是多样化的:在企业集成环境下,那些订货策略被定义为计划方式的物料,在运行物料需求计划运行后生成采购计划,再由采购计划生成请购单; 同时,对于采购策略为订货点法的物料,当现有库存和已发出的订货之和小于物料订货点时,也将生成请购单; 系统提供了手工直接生成的方法,该方法同时也用于修改以上来源的请购单。
供货商选择:对各请购分录分别确定供货商,并同时确定供货价格等要素。
采购审批单:采购审批单是对物料在请购单中的请购数量进行审批,并分配供货商。
请购资金试算表:根据请购单请购物料的数量以及请购物料的价格,查询请购物料所需的资金。
物料供需平衡表:查询请购物料的需求数量与请购单实际订货的数量的差异。
请购单合并下达:对已选择供应商并已审核的请购单,根据供应商、采购员合并下达生成采购单。用户可选择是否将供应商、采购员、物料编码、需求日期、仓库相同的物料合并成一条采购单分录。
采购订单:采购单通常由请购单而来,系统也允许手工直接录入来处理紧急需求或无须请购的物料。同时也可以对已有的采购单进行维护。
采购收货:根据采购单和供应商的收货单进行收货,收货后一般需进行检验处理再入库。
采购转单:当订单的排程出现变化,需要提前或延后,可使用此功能进行把采购订单进行生产批次分配,分配成不同的生产批次。
采购退货单:在采购收货并入库之后,发现有品质不良或其它原因需要退货时,可录入退货单据,作为退货的依据。
退货处理:对于验收不合格前的货物可以根据检验单自动生成退货通知单,并执行退货;对于验收合格后已进仓货物,需手工下达退货通知,退货单通知必须根据入库单生成。系统提供了维护退货通知单功能。
采购折让:对于已经采购入库,但还未开发票的交易,录入从供货商处获得的折让.折让后就只能以新的单价和金额开票。
2.1.4、查询报表
从多种角度对采购行为进行查询,并可输出报表。
供应商:查询供应商、供货、报价等信息;并对供应商交付情况进行包括质量、交易量等各方面的评核。
采购单据:查询请购单、采购单和收货单的基本信息及其执行情况。
采购物料:按物料查询报价、计划、库存、请购、订货、合同、收货、拒收、余额等信息。
采购员:查询采购员负责的单据执行状况及相关业绩。
业务处理查询报表:
一站式采购监控追踪表(单点采购)
一站式采购监控追踪表(多点采购)
请购单—已发出采购审批单档案
请购单—未发出采购审批单档案
采购审批单—已批复档案
采购审批单—未批复档案
采购订单—已发出采购订单档案
采购订单—未发出采购订单档案
采购退货单—已处理退货通知
采购退货单—未处理退货通知
未采购请购单列表
采购订单脱期列表
物料在检信息汇总查询
采购在途信息汇总查询
采购在途信息明细查询
物料计划交货查询
采购检验退货查询
采购合同汇总查询
请购单汇总查询
采购审批单汇总查询
采购订单汇总查询
采购收货单汇总查询
采购退货单汇总查询
采购入库单汇总查询
采购退库单汇总查询
采购合同明细查询
请购单明细查询
采购审批单明细查询
采购订单详情查询
采购收货单明细查询
采购退货单明细查询
采购入库单明细查询
采购退库单明细查询
综合分析查询报表:
采购超出请购量列表
采购订单预计进货排程列表
销售订单采购材料退货列表
销售订单采购价格与标准价格比较表
采购价格高于标准价格列表
每月平均采购价格趋势表
每月采购金额统计
每月采购金额分类统计
采购资金预算
材料各供应商供货排名表
供应商供货额排名及趋势表
供应商考评报告
采购员业绩报告
物料采购大类分析
期间采购业绩排名表
年度采购业绩排名表
期间采购业绩比较表
年度采购业绩比较表
期间采购业绩统计表
年度采购业绩统计表
物料采购异常汇总统计
物料采购异常明细统计
部门预算差异分析
应付款汇总表
应付款明细表
分期付款余额表
分期付款结算清单
付款汇总表
付款明细表
预付款汇总表
预付款明细表
预付款冲销查询
应付票据汇总表
应付票据明细表
其他应付款汇总表
其他应付款明细表
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