随着中国烘焙行业市场竞争的越来越激烈,内外部环境的还变、规模变大后的多重扩张给克莉丝汀的管理带来了更大的挑战。公司2012年的目标是在全国发展至2000家连锁门店,随着渠道的不断整合,销售策略的调整实施,原先系统的弊端逐渐暴露,严重制约了企业的高速发展。为了支撑整个集团的规模发展,克莉丝汀开始计划部署全新的信息化系统支撑公司的战略目标。拓步ERP非常适合快速成长型企业,且拥有大量流通零售业的实施经验,能够满足我们对供应链体系的管理要求,并实现对所有门店的集中、统一、高效管控。
——上海克莉丝汀食品有限公司 孙泓琬 资讯部总监
上海克莉丝汀食品有限公司(以下简称“克莉丝汀”)成立于1992年8月8日,主要生产月饼、面包、蛋糕、西点、干点、礼盒、果冻、胚芽乳等八大类产品。现已拥有5个现代化模式的GMP厂房、7000多名员工、800多家门店的经营团队,并在上海松江、南京江宁拥有两大产业基地,是长三角地区最大的西点连锁企业。
快速发展导致管理瓶颈迭出
克莉丝汀是食品生产加工兼连锁销售型企业。在导入拓步软件拓步ERP和POS系统前,公司发展中多重瓶颈与挑战:
1、信息滞后,造成极大浪费和管理混乱。食品行业非常注重产品保质期,对信息的时效性及准确性要求很高。而克莉丝汀多个门店的销售信息不能及时传输到总部,导致管理部门不能合理地安排生产和配送。总部和门店都只能凭感觉做事,经常出现要么货量不足,影响营业额;要么生产过量,食品过期全部报废。尤其在中秋月饼销售旺季,由于不能保证各门店不同的货源需求,常因缺货和调剂不当引起销售混乱。消费者不满意,也极大影响克莉丝汀品牌的口碑。
2、工作效率低下。以前门店每天的销售数据都是通过业务员大致清点后,传真到总部,要货也是通过电话或传真。由于产品花色品种有上千个,故维持业务流程不仅费时费力,还极易出错。由于每天还要汇总从分店来的数据制作各类报表,所以每天需要4、5个人加班到深夜。劳动强度非常大,员工心力交瘁,效率低下。
3、信息搜集无法支持公司扩张需求。原有信息系统已不能满足企业日常需要,更无法承受企业规模扩张的压力,极大地阻碍了企业发展。
4、如何实现物流效率最大化,全面降低运营成本。
5、如何有效地降低资金风险,保证新开门店的盈利能力。
IT新系统促进管理新提升
从2007年11月至2008年6月,克莉丝汀开始了7个月的选型之路。经过国内外多家大型软件厂商的比对,最终选定了拓步软件拓步ERP系统。主要原因是:1) 拓步ERP系统先进,功能强大。2)性价比高,咨询服务能力强,实施上线成功率高。3)完善的集团化管控功能,并积累了较多成功集团企业的实施经验。4)提供源代码开放技术移转。5)良好的技术架构,拓步ERP采用先进的B/S架构。
2008年,克莉丝汀公司与拓步软件公司成功建立合作关系,先后上线拓步ERP财务管理、物料的进销存管理、生产管理、资金往来管理、POS门店管理等系统,为克莉丝汀整体管理流程提供系统支持和信息管理。
在克莉丝汀信息建设中,拓步ERP将先进的管理思想、管理方法、管理流程、管理工具构建于系统中,一切操作严格遵照既定程序进行,使得违规操作不仅透明化而且无法实施。通过拓步ERP的统导,克莉丝汀的成功管理模式得以大量复制,连锁门店顺利扩张,管理简便有效。目前,克莉丝汀连锁门店遍布整个长三角地区,总量达到800多家,信息化建设已初现成效。
拓步ERP为克莉丝汀提供了一揽子的解决方案。基于多营运中心的管理架构体系,构造了以业务、财务一体化为核心,协同Easyflow工作流、HR、CRM、BI、电子商务、OA、会员系统、卡券系统等无缝集成。使克莉丝汀在日常经营、战略管理等各个层次、各个环节的信息资源得以充分整合,实现了信息资源的高度共享。同时,对数据的挖掘与整合,大大缩短了信息的传递时间,让决策过程中更加快速便捷,管理层与基层以及各职能部门之间的沟通也变得更加快捷与直接,大大提高了经营和管理水平。
通过拓步ERP成功上线与运营,克莉丝汀实现了多维度的管理提升,主要表现在:
通过提供多种促销组合方式及会员管理的系统支持,有效提升销售额的同时降低营销管理成本,并提升折扣、赠送等促销的财务管理水平。
通过完善的报表数据分析功能对诸如客层、客龄、客单价、季节分析、品类分析、单品排名、分销及门店的零售信息,有效的分析大众消费水平、消费习惯、消费结构、消费趋势、周期性、以及产品传递渠道长度等,有效预测客户需求,精准安排生产,灵活安排物流配送。
透过订单即时传输,零售蛋糕、批量面点、饮品等的订单及时汇总到总部,即时精准生产,透过物流配送管理系统合理安排物流配送,有效降低库存成本、物流成本、有效提升客户满意度。
通过库存管理系统即时掌握所有仓库及门店库存,自动补货,精准调拨,及物流系统的高效支持有效实现库存最小化,降低库存成本。
通过内购品对各工厂的自动分配功能及外购品的及时汇总采购需求功能,自动生成主生产计划及有效降低采购成本。
品质管理系统的有效使用,为顾客提供更有效的产品品质保障,有效降低质量纠纷、过期等的发生率。
通过门店全方位的条码管理,有效提升门店的帐物一致性,减少交易及门店管理过程中的误操作。
各利润中心独立规划,引入系统的多角贸易处理机制,从业务体系和财务体系同步反映内部交易,利用拓步ERP满足多套帐务的协同处理。
透过集团一体化财务管理全面整合总部、工厂、零售的财务管理体系,真正实现成本及运营分析的及时准确。
拓步ERP应用价值展示
财务部分
1、集成性:优化前业务系统与财务系统分离,造成核对和追溯困难。优化后业务与财务一体化,业务单据可以产生财务单据以及会计凭证,实现了财务信息完整性、一致性和可追溯性。
2、营运中心拆分:优化前以纳税体为单位进行独立核算,通过统计报表统计各利润中心的内部利润。优化后根据管理需求将上海克莉丝汀法人拆分为三个营运中心,完全独立核算,通过合并报表的方式产生法人体报表。
3、结款流程:优化前门店结款单由零售财务部统一录入系统,单据量大,出错概率高,核对困难。优化后结款单由门店在POS系统中录入,后台自动生成ERP单据,由零售财务核对并审核,自动产生银行账。
4、支票管理:优化前收款支票没有做票据管理,支票的收票和兑现等只做手工记录,支票量大时很难核对。优化后收到支票时由门店在POS系统中录入支票的相关信息自动在ERP的票据系统中生成票据资料,兑现时由零售财务对这些票据资料进行兑现操作。
5、统一请款流程:优化前有票到请款和到期请款两种方式。优化后统一为票到请款。
流通零售部分
1、流通业务整体架构建立:优化前销售与生产管理脱节,财务所需门店数据要从POS中导出后手工计算,工作量极大。优化后财务所需门店数据可在ERP系统中集中收集,门店的所有账务操作在ERP中均有记录,提高了业务体系运行安全性,降低运行风险。
2、统一的商品策略管理:优化前无统一集中的商品策略管理,各门店的商品策略需单独进行设置,造成大量手工工作量。尤其在商品策略进行变更的时候,因没有集中管理机制而产生许多不必要的手工工作量。优化后建立了统一集中的商品策略管理机制,在进行商品策略初始化和变更时用系统操作取代手工操作,大大提高管理效益。
3、统一的价格策略管理:优化前商品只有统一的零售价格,针对大客户和合同客户无系统记录,取价全靠人员记忆和手工操作,加大了出错率。优化后有专门的销售价格策略和取价管理体系,可针对不同的交易性质进行系统自动取价。确保账务的准确性,减少工作人员负担。
4、促销管理改善:优化前无促销管理流程,促销管理和促销价格靠个人管控。优化后提供完善的促销管理机制和多样化的促销组合方式,使促销管理和促销价格管理完全纳入系统中,在系统中有完整的记录,为未来决策分析提供基础数据。
5、采购管理改善:优化前外部商品交易走采购流程,
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