1.1.1. 功能概述
代垫费用的录入维护在此录入。如果和应付系统联用代垫费用单自动产生应付账款。在代垫费用单查询模有联查功能，双击可以查看代垫费用单明细细记录。代垫费用单查询管理界面如图2-28所示，由两部分组成。表的上半部分是代垫费用表表头部分。下半部分是费用明细记录 。
图2-28
1.1.2. 准备事项
1、定义好部门、员工信息。
2、定义好会计科目。
3、定义好应收单业务类型、付款方式。
4、定义好货币及其汇率信息。
5、菜单’窗口’中选取了’保存后自动新增’，那幺录入新单存后，系统自动给出一份空白录入单。
6、在菜单’窗口’中选取了’删除时提示’，则在删除记录时，系统会给出提示记录。否则删除时不提示。
7、如果和应付、总账系统联用请启用应付、总账系统。
1.1.3. 项目说明
代垫费用录入界面所有带*号的项目是必录项目。录入界面主要项目说明如下：
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项目名称 |
项目说明 |
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1 |
公司编号 |
当前实体编号 。用户不能维护。 |
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2 |
审核流程 |
如果在系统管理中定义有审核流程则在录入发票时必录入，否则不录入。 |
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3 |
单据日期 |
系统默认日期是当前登录系统的日期。用户可以维护。但单据日期不能小于当前期间。 |
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4 |
单据号 |
如果在系统管理系统参数中定义为自动生成，则在录入发票时系统自动给 出单据号，用户不能维护。否则需要用户手工录入单据号。 |
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5 |
客户 |
在客户编号栏，双击或按F3键调出客户资料，选择某客即可，或手工录入客户编号。 |
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6 |
部门 |
在部门编号栏，双击或按F3键调出部门资料，选择某部门即可，或手工录入部门编号。 |
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7 |
业务员 |
在员工编号栏，双击或按F3键调出员工资料，选择某员工即可，或手工录入员工编号。 |
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8 |
货币 |
结算货币。系统默认值为本位币。但用户可以维护录入 |
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9 |
汇率 |
系统根据已录入的货币给出对应的汇率，但用户可以维护 |
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10 |
应收日期 |
向客户收取此笔代垫费用的日期，用户手工录入 |
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11 |
总金额 |
总金额=表体中代垫费用金额合计数 |
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12 |
供货商编号 |
在供货商编号栏。双击或用F3键调 出供货商信息，选取一个供货商即可。也可手工录入。 |
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13 |
应付日期 |
向供货商付款的日期，用户手工录入 |
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14 |
原始发票号 |
供货商提供的发票号，用户手工录入 |
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15 |
原始发票日期 |
供货商提供的发票号，用户手工录入 |
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16 |
原始发票去向 |
供货商提供的发票去向，用户手工录入 |
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17 |
费用编号 |
在费用编号栏，打开下拉按扭调出费用信息，选择一种费用即可，也可以手工录入。但费用信息用户不能在此维护，只能在物料资料进和以维护。 |
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18 |
费用名称 |
系统根扰费用编号自动给出费用名称。用户不可以维护。 |
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19 |
代垫金额 |
代垫费用发票上的金额，用户手工录入 |
1.1.4. 操作说明
代垫费用单如入是在代垫费用录入模违犯进行的，其维护则是在代垫费用查询模块中进行的。操作步骤如下：
1、 新增：进入代垫费用录入模块或在如图2-28所示界面上单击新增，或进行代垫费用录入模块，其录入界面如图2-29所示。录入相关信息后单击保存按扭，将数据保存。
图2-29
2、 修改：在如图2-28所示界面上，选取一条单据状态为新单的记录，单击菜单修改，就可对当前记录进行修改。在修改状态下，公司编号、单据号、单据日期不能修改。
3、 删除：在如图2-28所示界面上，选取一条或多条单据状态为新单的记录，单击菜单删除，系统将删掉当前记录。
4、 审核：在如图2-28所示的界面上，选取一条单据状态为新单的记录，单击菜单审核，系统将当前记录的单据状态由新单改为审核。
5、 取消：在如图2-28所示的界面上，选取一条或多条单据状态为审核的记录，单击菜单取消 其单据状态由审核改为新单。
6、 凭证：在如图2-28所示的界面上，选取一条单据状态为审核的记录，单击菜单凭证，系统将当前记录生成凭证，并传递到总账。
1.1.5. 数据查询
在单据查询界面查询的方式有三种：移至、查询、自定义查询。查询界面如图2-30所示。界面查询条件有单据日期、单据号、客户编号、部门编号、业务员编号、单据状态。系统默认的查询条件是当前期间、所有客户、所有部门、所有业务员、各种状态的所有单据。用户要以根据需要对此进行组合查询，请参见《公共操作手册》’中的相关内容。
图2-30
1.1.6. 数据输出
代垫费用单可以套打，套打格式用户可以设计，也可以用系统默认式。请参见《单据打印设置手册》。
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