2001年12月13日,用友软件U8咨询实施部经理杨宝刚收到一封来自天津的表扬信,天津市人民制药厂财务部长刘华萍向为其实施ERP项目的天津用友实施部经理魏永江、实施顾问李良表示感谢。能够得到用户的肯定,杨宝刚心里自然很高兴。杨宝刚原本在用友天津分公司工作,与这个用户有所接触。后来用友加强服务队伍建设,杨宝刚奉调用友总部任U8咨询实施总经理。用友新编写了一套《实施方法论》,杨宝刚是主要参与者之一,天津的魏永江也参与讨论了。据说这次魏永江就是严格按照《实施方法论》来指导天津人民制药厂实施ERP的,这也是用友采用新的标准化实施方法后实施的第一个用户。因此,杨宝刚决定亲自走一趟,看看这个《实施方法论》效果如何。最近,记者随杨宝刚一行来到天津,走访这家写来感谢信的制药厂。
第一诧异:没有漂亮厂房
进入厂区的第一印象,跟想象中的有些不一样。没有气派的大楼和厂房,全部是几十年前的红砖房子,甚至大门也不那么引人注目。副厂长杨有德携ERP上线的干将们先在一个会议室接待记者一行,其中主将就是写感谢信的财务部部长刘华萍,此外还有销售部、财务部、材料部、系统维护的人员。
经介绍,天津人民制药厂正在进行资产重组过程中。现在已经以制药厂为核心,兼并一些小的制药企业成立了天津市氨基酸公司,下一步要还把整个天津市氨基酸公司并入天津金耀集团。由于重组的原因,职能部门刚刚搬到这里办公,而且这里也是临时的,随着下一步重组的进行,将搬到金耀集团的大楼办公。
大楼当然只是表象,不过透过大楼可以对工厂全貌窥见一斑。我们经常说,全国有1000多万家企业,可以想象很多企业就是这样的,而且像人民制药这样的企业绝对应该算是中上水平。那么,当我们把1000多万家企业时常挂在嘴边的时候,就意味着IT技术和市场人员要一头扎进这样的企业,让IT技术和应用要在比这里还差得多的企业生根发芽。
第二诧异:一把手“甩手”
这个ERP班子给人的总体感觉是很实在,让搞计算机的人一见到就想帮助他们。首先从杨德有开始就很实在。杨有德看上去40多岁。他坦言在这个项目过程中管得比较少,主要是授权刘华萍牵头来做。这显然有悖于IT业现在强调的“一把手”工程。不过,也许是因为这个厂的业务还不算太复杂,再加上刘华萍比较能干、比较认真,又得到厂长的授权,所以项目成功了。若是从更高的标准来看,杨德有这个角色应该亲自参与这一过程,从中体会ERP的管理思想,迸出新的管理火花,而不是简单地甩掉手工财务账、销售账、材料账等等。杨德有也理解了ERP上线之后,自己可以很方便地查询数据,帮助自己做出决策。不过他坦承自己实际上很少亲自查询。领导是否亲自动手并不重要,重要的是在动手过程中动脑。
刘华萍也是四五十岁的样子,她谈起上ERP的事情如数家珍。1998年,她曾购买了天津一家小公司的单机版财务软件,也算用起来了,能够实现凭证打印、科目汇总、报表等功能,但问题是财务部9个人只能共同用一台机器,很多工作还需要手工完成,3年也没有甩掉手工账,最关键的是软件有问题时已经找不到公司的人了。所以这次再买财务系统时一定要买大公司的,就这样找到用友天津分公司了。据说她跟用友谈合同的时候,付软件费、实施费、服务费都比较痛快,可是对软件功能、服务内容、服务条款挑得特别仔细,挑得都让人烦了,担心以后合作不好。人家哪里知道,她是“一朝被蛇咬,十年怕井绳”。后来的实践证明,她对业务门儿清,组织能力很强,学习又很认真。做完了还写感谢信,多好的用户!刘华萍张罗着买软件,并说服厂领导财务、采购、销售一起上,所以整个项目的组织协调自然就由她负责。
第三诧异:手把手的顾问
从用友实施服务部的效率考虑,杨宝刚希望推行一种“顾问式”的实施方法,计算机操作的问题绝对不要上手。
杨宝刚推行《实施方法论》,其核心思想就是知识转移,即在实施过程中,通过实施顾问的培训,把知识传递给用户。在项目实施之前,通过调查分析,制定详细的项目实施建议书;在项目实施过程中,要编写一系列的表单和流程图,让用户和项目顾问都清楚每一阶段的任务和目标。杨宝刚特别强调培训和用户参与,要求实施顾问的职责是向用户的关键项目成员传递知识,绝对不能替用户操作。杨宝刚最为得意之处是“演戏法”,在一个会议室搭建一个真实的系统运行环境,关键项目成员做演员,实施顾问既是导演又是编剧,关键项目成员按照导演的指示,一步一步地完成规定的数据录入和程序操作。通过这个过程,让关键项目成员理解系统流程,理解各自的任务和相互配合,预知系统上线后的效果。一遍不行再演一遍,直到所有关键项目成员都理解为止。杨宝刚认为,理想的实施过程是,培训——留作业——检查作业——培训——留作业——检查作业——……——成功。这里特别强调“关键项目成员”,不是所有项目成员,是希望他们经过培训以后能够去培训其他的项目成员。
从天津人民制药厂项目来看,这个方法论起到了一定的作用,例如通过培训让用户理解流程,通过表单、流程图让用户明确当前的任务和目标,都做到了。可是用户称赞得最多的不是这些,而是实施顾问李良“一有问题就来了,几乎天天都在我们这儿上班,程序有不合适的地方一说他就能给我们改”,这种称赞让杨宝刚心里不是滋味。也许可以归结为实施顾问的水平还达不到杨宝刚所要的高度,但对人民制药厂这一水平的用户,没有李良这位新毕业的小伙子每天“泡”在厂里,单靠实施经理魏永江的培训,要达到同样的应用水平和用户满意度,肯定是个很大的挑战。
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本文标题:ERP实施三个诧异
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