ERP从2月份实施以来已经半年过去了,在ERP系统的实施过程中,公司原有的流程、管理思想和管理方法都有了不同程度的触动和改变。单就财务部分而言,其与传统的手工会计计算机模拟模式下的会计实务理念的冲突也日益显现,如科目编吗、会计凭证编号等等。个人认为,如果一味地认为传统的会计实务处理方式是不可动摇的,那么无疑是把ERP当作一个手工会计的计算机版本,后果可想而知。而全盘放弃传统会计实务理念去追求一种全新的实务理念也是不现实的。因此,从公司整体各方面来看,我们都需要在ERP与传统理念间进行协调,适当改变已不适合现有工作方式的思想,以使之适应ERP系统的发展要求。
一、 数据编码的重要性日益体现
公司原来也存在很多编码,如产品编号、发运编号、合同评审编号、生产编号等等。但这些编号只在各部门内部之间流通,部门与部门之间无任何关联关系,也不曾建立过链接信息。这就给信息在企业整体的传递中造成了障碍。企业资源管理和资源共享,是ERP实施的重要方面,而信息在此系统中的传输方式就是编码和数据。因此ERP在企业中实施后,我们更是增加了很多编码。但不同的是,我们增加的编码都要求是有规律、有分类、有层次的数字串(特殊情况下也可能包含字母等),并且这些数字串之间要有横向或纵向的联系,以便用使用者可以转换为自已所需要的信息。公司ERP系统基本上实现了这一作用,但稍觉不足的是,生产系统的产品编号与订单单号的联接比较麻烦,希望能有更清晰的连接方式。
二、 会计账表已非独立数据形式,因此系统对数据安全性提出了更高的要求。
传统的会计形式下会计账薄和会计报表是一种独立的数据,这些数字一旦形成,就不再需要其他数据的支持。也就是说企业一定时期的账薄和报表出来后,即使原始数据变化或丢失,都不会对账薄和报表有所影响。而在ERP下,会计账薄和报表都有像传统会计实务中以以独立的数据形态存在,从实质上看已经与其他的各种查询一样成为由基础数据支持的表格输出形式。这种形式下数据能够实时更新,查询数据及时准确。但是,在这种情况下,系统也对数据安全性提出了更高的要求。因为一旦任何一个部门、一些基础数据存在差错或出现丢失现象,就会给后续的工作带来连续性的错误,从而造成各种信息的失真,并有可能给企业的生产经营带来很大的损失。
三、 跨业务领域复核已成为趋势,并且加强了不同部门间工作的了解和数据的准确性
以公司的销售业务为例,以往企业由销售部门签订合同,向生产部门要求生产,生产完毕后发运部向客户发货,销售部门根据发运情况和客户付款情况要求财务部门开具发票,财务部门开具发票后对上述销售业务进行账务处理的货物结算。对于上述业务,其部门间业务单据划分非常清晰,因此,业务复核也是各部门分别组织人员对流入本部门的单据进行必要的核对和复核。
在实施了ERP后,由于很多业务都是系统自动完成,如何加强交易数据复核工作也成为了ERP下一些长流程业务的重点。在实施ERP后,上述提货、发运的过程是类似的,只不过事先多一个开订单的过程和销售单由销售部门开具(订单由销售部分录入,而仓库开销货单是由订单直接转化)。一旦销售部门开具销货单后,系统就会将有关数据直接过入到财务部门进行一些账务处理,这样对财务部门来说就变成了先账务处理,后复核系统。在这种情况下财务人员的复核面就不能仅仅停留在与本部门直接相关的一些系统信息上,而且经常需涉及对各种前端业务凭证信息的审核,以真正发现差错之所在。因此,企业应该培养一些跨业务领域的复合型人才,对ERP系统产生信息进行跨部门复核已成为提高ERP系统数据准确性的关键。
四、 传统档案管理的模式遭受挑站,电子档案管理应受重视
尽管公司以前也涉及到了档案管理的电子化,在信息化方面也已经有了一定的基础,但与国际前进水平相比,这种信息化水平还是比较局限。由于各方面的限制,我国目前在档案的存档方面还很少有企业能实现完全电子数据存档。而当ERP推广到一定程度,档案电子存储日显重要。由于ERP下存储在计算机中的各种数据都存在着各种链接和千丝万缕的关联关系,能打印出的部分信息已无法反映企业运行过程的全貌,更无法对一些重要的信息进行搜索查阅,以纸张作为媒介来保存档案实际上已渐渐成为一种浪费且无效率。因此,对企业来说,在企业内部建立一套完善的档案电子数据存储方案应加以考虑。仅从财务角度,以国家有关税务、财政部门近年来的改革来看,增税开票系统、电子报税、网上认证等等系统的运行,也说明了国家正在努力促进这方面的发展,以向国际化接轨。
综上所述,ERP在我们企业运行的时间还不长,其在理念上也会与我们原先的一些思想存在一定的冲突,因此,我们要努力提高自身素质,在实践中不断总结,不断创新。
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本文标题:对ERP运行的一点感想
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