二、洽谈时注意的问题
1、明确定义
对所有讨论和洽谈的问题都要明确定义,防止因误解引起纠纷。对汉化的软件,要防止因翻译不确造成误解。例如,real time一词通常翻译为“实时”,但要明确如何才能做到实时,就是说,除了ERP系统本身外还需要什么外部条件,才能做到实时。换句话说,必须弄清企业一次投资可以真正实现的内容和目标,避免事后层层加码,造成预算失控。
2、寻找共同点
多数软件在开创时往往是针对某种类型的企业开发的,只对某几种类型的企业比较适用。有的软件时从某些功能起步,在逐步扩充的;有时,将其他公司的产品买过来,经过修改作为自己的产品。扩充的方式不同,结果可能是集成的,也可能只是一种如前所述的“补丁”。同一种功能在各种软件中的深度会有不同。因此,十全十美的软件时没有的。主要看软件的优势是否符合企业的基本需求,一定要把软件产品同支持服务与长期合作三个方面综合考虑,决定取舍。
3、友谊不能代替产品
任何提供产品的公司,都会通过同用户建立友谊来促销。软件产品也不例外。站在企业立场要特别注意“友谊不能代替产品”。评价产品不应受友谊的干扰,不要碍于情面使企业利益受损。另一方面,即使生意没能做成,企业也应从礼节上对落选的软件公司表示谢意,婉言说明原委,保持友谊。
4、宣传资料
软件公司用作开拓市场和推销产品的宣传资料印刷成本很高,不可能年年印;因此会把计划要实现的内容提前列上去。一旦计划有变就会推迟实现甚至可能不再实现;在国外称之为vaporware(气泡件,用ware做后缀以与software、hardware对应)。多数通用商品软件一般不是能用不能用的问题,而是好用不好用的问题。所以对宣传资料除了要注意它介绍什么,还要注意它不介绍什么。
5、建议书
软件公司提出的项目建议书在一定程度上说明公司对企业状况和存在问题的理解;从公司提出的解决方案可以看出其素质和诚意。软件商的方案主要是为了赢得合同,是“销售”方案,引向产品优势。但这并不是说软件商不关心用户的成功。任何有长远经营战略和良好企业文化的软件商都需要有一些好的成功范例来增强它的声誉。企业在选择软件时应发挥这种共同点的作用。企业可以实现向软件公司提出需要解决的问题,有软件公司在建议书中提供解决方案;也可以由软件公司在企业作现场调查后,分析存在问题并提出解决方案。
6、合同条款
合同条款应尽可能具体。例如:软件升级的优惠条件及有效期限;免费修改软件本身差错的期限(产品三包);那些现场工作要计算费用;培训教员和支持人员的资历和条件,不同等级支持人员服务的天数及费用,企业同软件公司在实施过程中的配合、分工与指责等等容易含混的问题都应明确和具体。各软件公司的做法不同,没有什么惯例,应绝对避免口头承诺。ERP涉及企业管理改革,要靠企业人员共同努力来实现。ERP系统不是单纯技术问题,不同于交钥匙工程,软件公司和软件开发单位单方面是不能对系统成败负责的,必须有企业人员投入,尤其是管理人员的投入。换句话说,所谓“承包项目”时有条件的,合同中必须讲明。经验表明,合同条款明确是企业同软件公司愉快合作的必要前提。 总之,选择ERP软件要有正确的指导思想,要遵循一定的方法和步骤。要重视前期工作和决策,更要重视售后服务与支持。选好软件关系到项目的顺利进展与成败,一定要排除各种形形色色的干扰,选择好企业适用的软件。
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