1 引言
信息化工程中的项目监理,是指通过第三方的介入,对项目的建设过程进行事前、事中与事后监督和审查,使得项目建设符合合同等的要求,确保整个项目圆满完成。引入项目监理的原因有3条。
(1)信息化项目具有风险性
信息化的项目决不仅是一个软件项目,它是一个系统工程,它与组织的管理模式,管理流程等都密切相关。信息化项目的风险性在于:(a)因为信息化项目的投资数额都比较大,一些国家级、省部级的项目动辄都上亿元耗资,企业在这方面的投资额度也很大,如果先期投资没有得到应有的回报,这就是风险;(b)由于信息化项目的实施需要组织的管理能力跟得上,在实施过程中要涉及到BPR(业务流程重组)的问题,因而会对组织机构的现状产生巨大冲击。
因此,引入项目监理制,有助于对投资进行控制,有助于对项目的可行性进行深层次的充分论证,有助于降低风险。
(2)信息不对称的存在
从信息经济学的角度来看,信息化工程项目建设的双方是委托人与代理人的关系,业主为委托人,承建方为代理人。业主要改变自己的信息不对称地位,就需要设计一套机制和合同来激励或约束作为代理人的承建方,聘请咨询和监理就是业主采取的对策。其实,这种信息不对称常存在2种情形:一种是在对业主的信息了解方面,由于承建方一般只能通过一些调研活动来了解业主的信息,业主对自身信息的掌握程度肯定比承建方面,因而存在信息不对称,双方都按照自己的理解去要求对方,使得在实施过程中双方容易产生分歧;另一种是双方对信息技术的掌握方面,由于承建方一般都是专业从事信息化项目工作的,对信息技术的掌握比较全面,对市场行情了解较多,而业主常常连自己的需求都无法描述清楚,因而业主往往会被承建方牵制,没有足够的能力维护自己的最大权益。
引入项目监理制,有助于减少信息不对称对项目建设带来的负面影响。
(3)市场的需求
当前,在信息化建设项目的市场中,不论是项目的业主方,还是项目的承建方,都希望有一个公平、公正和守信用的第三方介入。业主方希望有一个第一方组织来协助自己对信息化建设的过程进行监控,以保护自己的利益,承建方也希望在项目中能有一个第二三方的组织主持公道,以免发生项目完成了对方却以各种理由拖欠款的现象。目前不少国内系统集成商和用户对信息化工程缺乏有效的管理手段,这就很容易造成如工期计划制定不合理、预算不合理等现象,给双方都会造成损失,监理方的介入有助于减少这种现象的发生。
2 监理的职责
(1)协助工程项目双方全面和合理地确定业主的业务需求;
(2)投资审核,包括决策阶段投资概算审核、工程设计阶段投资预算审核、招标阶段投资控制、施工阶段工程计量与付款控制和验收阶段决算审核;
(3)对项目实施的各个阶段进行有效的监督和控制,确保项目各个阶段及整体的质量和进度目标;
(4)在项目建设的过程中,对相关技术选择、技术应用和管理方法等多个方面提供有价值的建议;
(5)及时协调和保障业主与承建方进行成功的合作。在业主与承建方产生纠纷时监理方应该及时地介入进行调解,保障合作的成功;
(6)监督业主对建设方所提出的要求的合理性,控制业主不合理压价和拖欠工程款行为。
所以,监理方对信息化工程项目建设双方都是有规范、约束和监督作用的,以维护公平与公正。
3 监理环节
3.1 事前监理
事前监理阶段监理方可以协助业主进行业务需求分析,因为需求分析做的到位与否对于信息化工程项目成败具有很大影响。可以为业主招投标管理提供咨询,因为业主往往缺乏经验,需要监理方协助。监理方还应该参与业主与承建方的合同谈判,这样可以更明确验收方案,减少合同纠纷。
3.2 事中监理
本阶段主要是既控制信息化工程施工进度,同时严格监控工程的质量,对承建方的施工过程严密监督。对建设中发现的问题及时纠正,必要时责令承建方重建。在合同双方发生纠纷时予以即时协调,避免不必要的损失。
3.3 事后监理
如果事后验收阶段的工作做得不完善会造成长期隐患。例如系统文档编制过于粗糙会使系统的后续维护工作非常困难。监理方在这个阶段应该严格检查工程实施的完整性,并出具详尽的验收报告。另外,在系统试运行期内还应该对合同双方进行协调,在承建方的售后服务承诺期内对其服务进行监督。
4 监理的难点
4.1 缺乏完善的法规体系
信息化工程中监理的出现较晚,目前缺乏完善的法律、标准来规范和指导监理市场。北京市自2002年8月1日起开始正式实施北京市信息化办公室下发的《北京市信息系统上程监理管理办法(试行)》,该办法尚在试行,在推行过程中有些人对该办法所界定的政府监管机构、监理机构等关系还存一些意见,完善的法规体系还有待进一步建立。
4.2 缺乏经验
由于信息化项目监理制度刚起步不久,所以目前有经验的监理机构并不多,监理机构自身的知识结构与管理能力有待进一步改善与加强。要获得监理资质必须要有经验,而经验的获得又必须要从监理实践中获得,所以对于监理机构的要求是很高的。
4.3 标准确立不易
由于信息技术发展迅速,相关设备与技术更新很快,因此监理过程中涉及到如技术标准、收费标准等的定义时效性都较短,尤其是技术标准,因为相关技术发展的非常快,原来的标准在某些方面、某种程度上就不适合现今的情况。所以相关标准的制订应更多地体现前瞻性和原则性要求。
5 结束语
信息化工程采取监理制度,这是客观发展要求。建筑工程行业多年的实践经验也表明工程中第三方监理机构的介入是必要的,对于保障工程按时、保质地完成起了重要作用。信息化工程中的监理制度需要在实践中不断进行完善,以推进国内的信息化建设健康发展。
核心关注:拓步ERP系统平台是覆盖了众多的业务领域、行业应用,蕴涵了丰富的ERP管理思想,集成了ERP软件业务管理理念,功能涉及供应链、成本、制造、CRM、HR等众多业务领域的管理,全面涵盖了企业关注ERP管理系统的核心领域,是众多中小企业信息化建设首选的ERP管理软件信赖品牌。
转载请注明出处:拓步ERP资讯网http://www.toberp.com/
本文标题:信息化工程中的项目监理解析