信息资源规划(Information Resource Planning,简称IRP)是指对企业生产经营所需要的信息,从采集、处理、传输到使用的全面规划。在企业的生产经营活动中,无时无刻不充满着信息的产生、流动及使用。
美国信息资源管理学家霍顿(F.W.Horton)和马钱德(D.A.Marchand)等人指出:信息资源(Information Resources)与人、财、物资源一样,都是企业的重要资源。目前,许多企业都已经认识到信息资源规划的重要性,认识到它是企业信息化建设的基础工程。只有做好信息资源规划工作,才能理清并规范企业的真正需求,贯彻信息化建设的应用主导方针;才能消除因缺乏信息资源管理基础标准而产生的信息孤岛,从而整合信息资源,实现应用系统集成;才能指导SCM、ERP、CRM等应用软件的选型并保证成功实施。
企业信息化是一项相当艰巨复杂的系统工程,许多企业虽然已认识到其重要性,但无论在规划还是在建设信息化过程中,都还存在很多疑虑和困惑。对究竟如何规划和建设本企业的信息化非常茫然,不得要领,既怕仓促上马招致失败,又怕迟疑不决贻误良机。而对于企业信息化的基础工程信息资源规划,更是怕企业信息化大厦的地基打不好,导致整个信息化建设不能正确持续的发展。本人认为企业要想成功实施信息资源规划,必须遵从四一三三原则。
一、四个基本理论。企业信息资源规划的理念和工程化方法,是通过引进国际上的信息资源管理(IRM)和信息工程方法论(IEM)等先进理论,经过多年的理论与实践相结合的研究而提出来的。所以,企业在进行信息资源规划之前,必须首先熟悉并理解相关的理论。
1、信息资源管理(IRM)。霍顿(F.W.Horton)和马钱德(D.A.Marchand)等人于上世纪80年代初提出的信息资源管理(Information Resources Management,简称IRM)的主要观点有:
·信息资源(Information Resources)与人力、物力、财力和自然资源一样,都是企业的重要资源,因此,应该像管理其他资源那样管理信息资源。IRM是企业管理的必要环节,应该纳入企业管理的预算。
·IRM包括数据资源管理和信息处理管理。前者强调对数据的控制,后者则关心企业管理人员在一定条件下如何获取和处理信息,且强调企业中信息资源的重要性。
·IRM的目标是通过增强企业处理动态和静态条件下内外信息需求的能力来提高管理的效益。IRM追求3EEfficient、Effective和Economical,即高效、实效、经济。
2、数据管理(DA)。威廉·德雷尔(WilliamDurell)1985年出版的专著《数据管理》(DATAADMINISTRATION:APractical Guide to Successful Data Management)总结了信息资源管理的基础数据管理标准化方面的经验。主要观点有:
·没有卓有成效的数据管理,就没有成功高效的数据处理,更建立不起来整个企业的计算机信息系统。
·数据元素是最小的信息单元,数据管理工作必须从数据元素标准化做起。
·企业数据管理部门的重要职责,是集中控制和管理数据定义,建立全企业数据管理基础标准和规范化的数据结构,协调计算机应用开发人员和用户实施数据管理标准规范。
·数据管理是企业管理的重要组成部分,是长期复杂的工作,会遇到许多困难,持之以恒才能见到效果。
3、信息工程方法论(IEM)。詹姆斯·马丁(James Martin)于上世纪80年代初在总结许多企业计算机信息系统开发的成功与失败经验的基础上,提出了一整套建立计算机化企业的理论与方法,即信息工程方法论(Information Engineering Methodology,简称IEM)。信息工程的基本原理是:
·数据位于现代数据处理系统的中心;
·数据结构是稳定的,处理是多变的;
·最终用户必须真正参加开发工作。
詹姆斯·马丁总结提出的四类数据环境(Data Environment)是:数据文件(DataFiles)、应用数据库(Application Data Bases)、主题数据库(Subject Data Bases)和信息检索系统(Information Retrieval System)。前两类是低档次的数据环境,后两类是高档次的数据环境。主题数据库的特征是:
·面向业务主题建库(不是面向单证报表建库);
·支持信息共享;
·要求所有源数据一次一处输入系统(不是多次多处输入);
·每个主题数据库都由基本表(BaseTable)构成,基本表具有原子性(表中的数据项是数据元素)、演绎性(可由表中的数据生成全部输出数据)和规范性(表中数据结构满足三范式要求)。
4、计算机化企业发展阶段论。理查德·诺兰(Richard·L·Nolan)在上世纪80年代初总结美国一些企业计算机应用的发展规律,提出企业计算机应用发展过程有六个阶段:起步、扩展、控制、集成、数据管理、成熟,这就是所谓的诺兰模型。六阶段模型反映了企业计算机应用发展的规律性,前三个阶段具有计算机时代的特征,后三个阶段具有信息时代的特征,其转折点处是进行信息资源规划的时机。诺兰模型的预见性,被其后国际上许多企业的计算机应用发展情况所证实。
目前,我国许多企业的信息化进程基本上是处于诺兰模型的第三阶段,要想进一步推进企业信息化的发展,就应该抓住时机进行信息资源规划。所以,信息资源规划对企业来说,已经到了刻不容缓的阶段。
二、一把手工程。企业中的一把手在企业发展中起着决定性作用,他对信息化的理解,对知识的拓展,对竞争的感觉,会影响到企业信息化的实施。信息是企业的重要资源,对如何发挥信息资源作用的规划工作,高层领导当然要亲自掌握,另外,信息资源总体规划要涉及企业长远发展政策和目前的组织机构及管理过程的改革和重新调整,而只有高层领导才能决定这些重大事情。
在一些企业的信息化的过程中,如果对于组织、流程的改造涉及到一些部门的利益时,业务部门往往对信息化持抵触的态度。他们不是从企业的角度,而是从自己部门利益的角度出发来衡量信息化的意义,在各方面为自己争权。这也需要企业一把手从全局角度来协调各方面的关系。
三、三个协调。信息资源规划是一项复杂的工程,涉及到企业的各个环节,需要企业各个层次的人员参与,需要业务人员与技术人员亲密配合,并且真正参与到开发中来,才能了解业务过程和管理上的信息需求,使信息资源规划成果真正满足企业的需要。在企业员工参与的过程中,需要协调好以下三种关系。
1、协调部门与整体的信息利益,克服信息私有和自采自用的倾向,追求信息共享和全局信息资源优化管理。企业进行信息资源规划,就是要消除’信息孤岛’现象,实现’信息数据共享’,所以,要坚决杜绝以部门角度出发考虑问题。对于各部门原有的业务系统,应本着取其精华,去其糟粕的原则,抽取其最基本的数据元素,组成信息资源规划中的主体数据库,达到整个企业数据共享的目的,为以后的应用软件工程作好基础工作。另外,在信息资源规划过程中,职能域的划分不是以现有的部门来划分,而是以业务活动的相关性划分的,这也需要各部门在信息资源规划过程中要打破现有部门的框框,从全局的角度对数据进行规划整理。
2、协调业务管理人员与信息技术人员的关系,注意调动和保护两类人员的积极性,引导和鼓励相互学习、相互尊重、加强讨论、扬长避短。由于业务部门和信息技术部门双方的知识是不对称的,双方的知识背景不一样,关心的事情也不一样,自然对许多问题的看法也不一致。这就存在一个双方在实际的实施过程中如何沟通合作的问题。在信息化建设过程中,我们先后经历了技术部门主导和业务部门主导两个过程,事实证明,两种方式都是不科学的。企业信息化的结果不是属于信息部门的,也不是属于业务部门的,而是属于整个企业的,这中间没有谁是主导的问题,只有双方很好地沟通与合作,才能获得信息化的成功。
3、协调个人与集体、小组与大组之间的关系,既要提倡发挥每个规划分析人员、每个小组的知识经验和创造精神,又要强调团队意识和发挥集体智慧,把规划过程作为共同学习和提高的过程。信息资源规划工作是对企业所有业务活动的梳理及对数据元素的提炼,需要每个人都要积极参与,交流所掌握的业务、技术知识。信息化建设是一个循序渐进的过程,企业也应注重培养和锻炼一支思想素质高、技术过硬的队伍,为以后的信息化建设做好人才准备。
四、三个控制。有些企业根本不懂信息资源规划的意义,在规划时没有明确的目标,落实到具体问题上没有明确的定义、范围和标准,使具体实施人员无所适从。所以,在信息资源规划过程中必须明确目标,制订适合的规划方案,合理控制实施的目标范围,具体可从以下三个方面进行控制。
1、控制规模。信息资源规划的目标和职能域应该是有限的,界定后不要在规划过程中不适当地膨胀。企业在做信息资源规划时首先要明确企业的发展目标,发展战略和发展需求,研究整个行业的发展趋势和信息技术产品的发展趋势,分析行业的发展现状,发展特点,发展动力,发展方向,以及信息技术在行业发展中起的作用,掌握信息技术本身的发展现状,发展特点和发展方向。了解竞争对手对信息技术的应用情况,最后还要认识企业目前的信息化程度和信息资源。只有这样,才能在信息资源规划中分清主次,把握重点,不照搬其它企业的成功经验及数据,使信息资源规划真正做到个性化、专业化、实用化。另外,信息资源规划是一个循序渐进的过程,如果一味的追求做大做全,既分不清重点,又浪费了时间,是得不偿失的。
2、控制细化程度。不论业务模型、功能模型还是数据模型要做到概念层和部分逻辑层,分解与细化要适当,不能与系统的逻辑设计相混淆,处理好分解与集结、粗与细的关系。所有企业最基本的职能域大体相同,但不同的行业、不同的企业由于所处的生存环境、市场环境及客户关系环境不同,在规划重点上也有所侧重。对于本企业重点的部分应重点规划分析,但有的企业在某一环节上划分的过细,将一些需要在应用系统中处理的问题也在信息系统规划中体现。例如,在做功能模型时,将一些通常在应用程序界面中出现的打印,复制等功能按钮也作为一程序模块列出来。另外,还有的将计算机不能处理的活动也做为程序模块提出来。
3、控制一致性。认真执行统一的规范和标准,凡不符合规范和标准的要及时纠正;规范和标准有问题要认真研究、统一解决。规范标准是对信息化架构的技术支持,通过选择具有应用最为广泛,发展最有前景的信息技术标准规范,可以使企业信息化具有良好的可靠性,兼容性,扩展性,灵活性,协调性和一致性。从而提供安全,先进,有竞争力的服务,并且降低开发成本和时间。信息资源规划的基础标准包括数据元素标准、信息分类标准编码标准、用户视图标准、概念数据库标准和逻辑数据库标准等。目前,国内许多企业在管理信息系统的开发建设过程中,对信息资源的标准化认识不足,往往是重视系统硬件的配置和软件的开发,而对信息表示方法没有重视。造成信息分类编码混乱,互不兼容,很难满足现代信息管理的要求。而国外发达国家,在信息系统建立时,非常重视信息资源标准化、系统分析和整体规划。我们应吸取国外发达国家先进、成功的经验,在信息化建设中做到标准先行。
参考文献
1、《信息资源规划-信息化建设基础工程》大连圣达计算机发展有限公司董事长高复先
2、《业务部门主导有误区》北京大学光华管理学院教授李东
3、《策略制胜企业信息化的关键》中企信通公司总裁李克明
4、《企业信息化是一把手工程》清华大学经济管理学院教授陈国青
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本文标题:浅析企业如何实施信息资源规划
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