1.1.1. 功能概述
录入和维护采购发票。如果和采购系统联用，那么采购发票可以从采购系统引入。采购发票管理界面如图3-1所示，界面由两部分组成上半部分是表头部分说明发票的基本信息，下半部分是表体部分是发票的明细记录。此表有联查功能，能查到发票的明细数据。如果和现金系统联用，则现购发票审核后自动产生现金、银行存款日记账。
图3-1
1.1.2. 准备事项
1、 定义好会计科目、凭证模板、供货商资料、部门、员工信息。
2、 如果和采购、库存、总账系统联用，应启用采购、库存和总账系统。
3、 准备好采购订单、采购出库单等开采购发票的资料。
4、 菜单’窗口’中选取了’保存后自动新增’，那么录入新单存后，系统自动给出一份空白录入单。
5、 在菜单’窗口’中选取了’调节金额税额’，那么在录入发票时可以调整小数点后面的数字。
6、在菜单’窗口’中选取了’删除时提示’，则在删除记录时，系统会给出提示记录。否则删除时不提示。
1.1.3. 注意事项
1、 发票可跨期录入。
2、 发票表头样式用户可以设计，且可以将设计好的表头存为模板备用。也可以从系统给出的模板中引入。
3、 如果存货系统启用配比处理，则已在存货系统和库存单据时行配比了的发票不能反审核。
4、 本系统约定：只有在开采购发票时已付出现金或银行存款(已入账)，才算现购，否则都计入赊购方式。
5、 如果已审核的发票进行了已进行了核销（包括和付款单实时核、事后核销、冲账）则不能进行反审核。
6、 如果在系统管理模块中系统参数设定中已设定’产生无票应付款，则有关采购入库、退库单在审核时自动产生应付款。此时应进行应付账款和无票应付账款的核销处理。开采购发票时增加应付账款，减少无票应付款。
根据入库单开发票：若发票对应的采购出库单已核销，则发票生成的应付单也同步核销，但核销金额不能大于发票金额。
根据采购订单开发票：核销对应的无票应付款的原则是按先进先出的原则对应，更改无票应付账款余额，更新采购入库单的已开发票数量及金额。
1.1.4. 项目说明
采购发票录入界面所有带*号的项目旧必录项目。录入项目说明:
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项目名称 |
项目说明 |
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1 |
发票类型 |
必录项目。系统给出四种类型，开票时用户可以选用一种，但不能维护。 |
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2 |
费用发票 |
用来录入一些费用，如运费等。 |
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3 |
退补价发票 |
用来录入发票。物料的退价或补价 |
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4 |
审核流程 |
如果在系统管理中定义有审核流程则在录入发票时必录入，否则不录入。 |
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5 |
发票日期 |
必录项目。系统默认日期是当前登录系统的日期。用户可以维护。但发票日期不能小于当前期间。 |
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6 |
公司编号 |
系统默认为当前实体的编号。 |
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7 |
单据号 |
必录项目。如果在系统管理系统参数中定义为自动生成，则在录入发票时系统自动给 出单据号，用户不能维护。否则城要用户手工录入单据号。 |
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8 |
发票号 |
必录项目。用户手工录入 |
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9 |
供货商 |
必录项目。双击或按F3键调出供货商信息，选取某一供货商编号 ，或手工录入供货商编号。如果在供货商资料中已定义好了供货商的结算货币、汇率、税号、开户银行、银行账号则选取了供货商后，这些信息系统会自动带出。但您可以维护 |
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10 |
货币 |
必录项目。和供货商进行结算和货币。系统以供货商资料中的结算货币作为默认值，用户可以维护。 |
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11 |
汇率 |
如果定义了货种，系统以其对应的汇率作为默认值，但用户可以维护。 |
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12 |
付款期限 |
在付款期限栏开打开下拉资料选用其中一种，系统根据付款期限自动给 出应付日期，也可以不录。会款期限在采购系统维护。 |
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13 |
应付日期 |
必录项目。如果系统选定了付款期限，应付日期会自动给出。否则需要用户手工录入 |
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14 |
付款方式 |
在体裁款方式栏打开下拉资料，选定一种付款方式即可。付款方式在本系统其它基础资料中进行维护。 |
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15 |
结算号 |
当用户选定付款方式是现金以外的某种付款方式，且采购方式为现购时必须录入结算号。 |
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16 |
采购类型 |
在采购类型栏打开下拉资料，选取一种即可。系统给出了9种采购类型，用户可以任选一种，但不可以维护。 |
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17 |
采购方式 |
在采购方式栏打开下拉资料，选取一种即可。系统给出了三种采购方式，用户不可以维护。 |
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18 |
现金折扣 |
用户可录可不录。如果录入了折扣率在计算时系统会进行处理。此处录入的折扣率是钟对此发票的所有物料的。 |
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19 |
折后金额 |
扣除的扣后的金额=表体中合计栏含税金额。 |
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20 |
未税金额 |
未税金额=表体中合计栏未含税金额 |
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21 |
税额 |
税额=表体中合计栏税额 |
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22 |
物料编号 |
必录项目。在物料编号栏双击或按F3键调出物料资料信息，选取某一物料即可。选定物料编号后，该物料名称、规格、基准单位、单位、换算率均由系统从物料资料中取出，用户不可以维护。 |
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23 |
数量 |
必录项目。物料的采购数量。计算公式=单位数量*换算率 |
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24 |
单价 |
必录项目。当发票类型为增值税发票、且不为费用时物料不含税价，单价=含税单价/（1+适用税率）。 |
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25 |
含税单价 |
产品的含税采购单价 |
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26 |
折扣率 |
某产品的折扣率。 |
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27 |
含税总额 |
计算公式=数量*含税单价*折扣率 |
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28 |
税率 |
在税率栏打开下拉资料选一产品的适用税率。税率资料在本系统或采购系统其它基础资料中维护。 |
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29 |
未含税金额 |
计算公式=含税金额 /1+适用税率 |
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30 |
税额 |
计算公式=未含税金额*适用税率。如果是增值税费用发票税额 =金额*适用税率。 |
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31 |
部门 |
必录项目。在部门栏双击或按F3调出部门信息，选取一部门或手录入即可。 |
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32 |
采购员 |
必录项目。在采购员栏双击或按F3调出员工信息，选取一员工编号或手录入即可。 |
1.1.5. 操作说明
采购发票的录入在采购发票录入模块完成；采购发票的维护则在采购发票查询模块中完成。操作步骤如下：
1、 新增：进入采购发票录入模块或在如图3-1所示的界面上单击菜单’新增’，其界面如图3-2所示。在界面上录入，或在图3-2所示的界面上单击菜单’引入’相关信息，单击菜单’储存’将录入结果保存。如果采购订单上某物料的已开票数量小于订单数量，则可以根据据采购入库单引入开出采购发票，也可根据据采购订引入发票信息。
引入界面如图3-3所示，界面信息由两 部分组成：上半部分是订单或入库单的基本信息，下半部分是订单或入库单明细记录。操作步骤是：
1） 选择是从订单引入还是从出库单引入发票信息，再选取日期范围。系统会将选定期间的未开发票的记录列出。
2） 再单击供货商显项按扭，调出供货商信息，选取某一供货商。
3） 选取某一订单或入库单，用户可以根据需要选取明细记录。系统默认值是已选的订单或入库单的所有细记录。一次可以选多张订单或入库单。单击确定按扭将信息引入到发票。
图3-2
图3-3
2、 上一项、下一项：在新增、修改或查询状态下，点击上一页按扭，就可以查看或修改当
前记录的上一条记录；点击下一页就可以查看或修改当前记录的下一条记录。
3、 修改：在如图3-1所示的界面上选取一单据状态为新单的记录，单击菜单’修改’，就可以对此条记录进行修改。但公司编号、单据号、供货商、单据日期不能修改。
4、 删除：在如图3-1所示的界面上选取一条或多条单据状态为新单的记录，单击菜单删除’，系统能将当前记录删掉。
5、 审核：在如图3-1所示的界面上选取一单据状态为新单的记录，单击菜单’审核’，系统会当前记录的单据状态由新单改为审核。如果当前发票的采购类型是现购，则在审核时自动生成现金或银行存款日记账。在审核状态下，单据不能修改和删除。
6、 冻结：在如图3-1所示的界面上选取一单据状态为审核的记录，单击菜单’冻结’，系统会当前记录的单据状态由审核改为冻结。在引状态下，单据不能修改、删除。
7、 取消：在如图3-1所示的界面上选取一单据状态为审核、冻结的记录，单击菜单’取消’，系统会当前记录的单据状态由审核改为新单或由冻结改为审核。但已生成凭证的单据不能取消审核。已和库存单据进行配比且库存单据已生成凭证的发票不能取消审核。
8、 凭证：在如图3-1所示的界面上选取一单据状态为审核的记录，单击菜单’凭证’，系统会当前记录的生成凭证，关给出凭证编号。生成的凭证在本系统和总账系统能查看。
1.1.6. 查询样式
在发票查询界面查询的方式有三种：移至、查询、自定义查询。查询界面如图3-4所示。界面查询条件有制单日期、发票号、部门编号、状态。系统默认的查询条件是不受日期限制、所有部门、各种状态所有的发票。用户要以根据需要对此进行组合查询，请参见《公共操作手册》；中的相关内容。
图3-4
1.1.7. 数据输出
发票可以套打，套打格式用户可以设计，也可以用系统默认式。请参见《单据打印设置手册》。
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本文标题：拓步ERP平台采购发票录入与维护
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