在ERP实施过程中，由于项目的复杂性、多方人员的参加以及时间跨度比较长等因素的存在，所有与项目有关的需求、建议、解决方案和结论都必须文档化、标准化，成为项目成果的一个组成部分，以便查阅、交流和引用。
从《以实施方法论为纲》一文也可以看出，文档管理工作一定是ERP实施中所不可缺少的，从一定意义上讲，ERP的实施就是按照项目实施计划，生成文档、讨论文档并最终确定文档的一系列过程。怎么，ERP实施难道就是“纸上谈兵”吗？当然不是，这里所说的文档包含的内容非常广泛，其中有很多是项目具体工作、现场活动的事前指南、事中记录和事后分析，而更加关键的是，当具体工作和现场活动执行过后，文档就成了“记载历史的语言”了。所以，我们可以说，文档管理的专业化程度可以是反映整个项目管理水平的一个侧面。
除了以前提到的“ERP实施解决方案”以外，项目文档至少还应包括： 项目管理文档、培训文档、需求分析文档、项目变更文档和批准书、基础数据准备和批准文档、软件安装文档、软件客户化和二次开发文档、软件参数设置文档、测试方案和测试结果报告、客户签署的阶段成果确认书等等。
具体地，文档目录可以分为四级，即形成这样的目录结构：“项目名称/项目地点/实施阶段/对应的ERP模块名称/文档名称”。如下图：
当很多人要共享使用很多文档的时候，最怕见到的就是“a.ppt”、“111.doc”这样没有意义的文件名，所以，要给相应目录里的文档起一个明白易懂的名字，如：进行了福州实达采购业务调研之后，形成了一份调研记录，文件名可以取为：FZH_ BI_PO_第一次调研记录.doc。
对于每一份文档的版本号管理，则以下面的规则为准：
●创建文档时为 1.0版，实施顾问要进行调整时，在此基础上进行版本升级，并签属更改人及更改时间。
●初次提交客户的文档为实施顾问人员更改后的最高版本号，但仍为版本一的内容。经客户初步确认或提出更正意见时，由版本一升至版本二，然后正式提交客户，并进行文档存档，以后每经过客户修改逐次提升一个版本。
在每一份文档的开头，就会有类似这样的一个表格说明了版本控制的信息：
项目实施中的相关重要文档都应经过汉普项目经理和实达项目经理的审核。一般审核时间规定在提交后的三天之内。如果五天没有回应即作为确认处理。对于阶段性成果的审核，应由实达项目经理签字，确认提交的阶段性成果已审核，符合项目实施的要求和客户方能接收的标准。
以上的文档看起来可能都比较“正式”，另外，其实还有各种“应急”文档。比如，项目小组成员在遇到实施问题时，首先要对问题进行书面记录，并建立随后的跟踪记录，经过各种方式使问题得到解决以后，还要有解决结果的记录，这样在将来就有据可查了。
很多进行过企业信息化建设的朋友都知道，项目计划的反复变更是个大忌，但计划毕竟只是计划，俗话还说“计划没有变化快”嘛。因此，为了对项目范围、项目计划的变化进行合理的控制，就有必要建立一份“项目范围/计划变更文档”。内容包括：
●项目范围或者项目计划的改变内容、理由。
●改变部分在项目进程中的状态。
●改变部分对项目进程可能的影响。
●改变部分对项目费用可能的影响。
有了这份文档，就可以走“批准流程”了：一方（可能是企业，也可以是实施服务方）生成“项目范围/计划变更文档”，提交实达项目经理和汉普项目经理会审，签字批准并内部存档， 同时将副本提交给项目领导小组。凡涉及到整个项目进展、整体费用成本的调整较大的改变 ，必须交由项目领导小组批准通过。通过后，可以开始正式执行。双方项目经理会同调整相应的实施计划，计划完成进度报告应定期提交项目双方检查，完成后应当由双方项目经理签字。
另外，文档对于项目质量控制也有着重要意义。企业生产产品离不开质量检查，ERP项目的实施也要进行质量控制。实达项目中，项目总监或项目总监指定的质量控制总监专门承担着项目的质量控制责任，具体包括工作质量的审查与评定、工作过程中资料的完整性检查、客户签署的阶段成果确认书的归集等。质量控制的主要依据之一，就是刚才列举的项目文档。
进行工作质量审查时，应以项目计划的内容为基础，以项目实施方法论为依据，对各项项目工作进行检查，所有文档都在可审查范围。当然，审查不可能是把所有工作整个儿遍历一次，重点一般集中在：项目中各功能模块的内外数据流向检查；业务和财务接口点的功能检查；项目中的操作系统技术、数据库及其工具技术、客户化相关技术等方面的审查等等。
所以，ERP项目实施的整个过程中，我们就是和文档一起朝夕度过的。由于大家可以理解的原因，有些技术问题在我们的实施手记里就不一一赘述了。因为有了前面协同工作的基础，按照我们的实施计划，数据准备、参数设置、技术开发、操作培训、系统测试等一项项工作就在紧张而充实的节奏中度过了，只是——质量控制总监又在提醒了，“文档一个都不能少！”
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本文标题：ERP实施：一个文档都不能少
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