目前,业内普遍认为ERP项目监理应该是全过程的,既要保证软件安装、运行稳定,数据准确,即成功上线,又要保证企业的业务流程得到改善,管理效率和经济效益得到明显提高,并能促进企业管理创新和人才队伍、企业文化的建设。这样看来,ERP项目监理就具有了ERP项目绩效评价和企业管理咨询的职能。然而,正如前文所述,ERP项目监理与绩效评价、项目咨询的目的是不一样的,它是要通过进度控制、质量控制、投资控制、合同管理、信息管理和相互协调等手段来确保项目成功建设,在项目各方有争议和纠纷的情况下,监理报告是判断责任的重要依据。因此,ERP项目监理应遵循以下几条原则。
1 时间性原则
ERP项口监理的时间直接取决于ERP项目实施过程。ERP项目实施过程包括前期工作、项目实施准备、试运行和切换运行等阶段,如图1所示。
图1 ERP项目实施阶段
ERP项目监理的工作从A点开始,依次进行以下监理工作:A为现况评估,B为需求分析评估,C为业务蓝图评估,D为选型评估,E为系统测试评估,F为验收评估,G为切换评估。监理机构通过在A、B、C、D、E、F和G点的评估工作完成对ERP项目的监理任务,给出阶段监理报告和最终的总监理报告。
目前很多公司将ERP系统成功上线(基础数据、月结数据准确率达到要求)作为项目完成的标志,即通过F点监理后就算完成项目交付了。但作为管理变革工程,它不仅追求软件的成功上线,还要实现系统知识的转移,并要求项目通过应用目标的检验。因此,监理工作应NG点终结,其中项目合同可以规定项目切换运行时间(F—G)为1~2年,G点监理通过后,项目方付清项目所有款项。总之,ERP项目监理工作既要全面进行,又不能没完没了,它具有较强的时间性。G点以后的评价与改进工作属于ERP项目绩效评价和管理咨询的范畴,它是一个伴随着ERP应用与企业发展的持续进行的过程。
2 全面性原则
正如前文所述,ERP项目监理与土建工程监理不一样,因为ERP项目不仅是一个硬件、软件项目,还是一个管理变革工程。企业上ERP项目的最终目的是要改进管理,提高效益,因此判断这个项目是否合格的依据,不仅在于软硬件系统是否按时“成功上线”,更在于能否给企业带来明显的管理效率和经济效益的提升。这个性质决定了ERP项目监理应从质量、进度与投资,软件技术水平,管理效率与经济效益等多个方面开展监理评估工作。具体内容如图2所示。
图2 ERP项目监理范围和内容
3 以项目合同为中心的原则
目前,ERP项目监理还没有相应的法律法规,也没有统一的标准。关于ERP项目应用目标的评估方法,虽然世界上有一些相关的规范和标准,如MRPII的先驱者01iver Wight于1977年提出的ABCD检测表和Benchmarking Partners的SAP项目评价体系,但是这些针对MRPⅡ应用绩效和企业评级的评估方法并不十分适合ERP项目的监理评估,而且这些评估指标和方法也还没有成为国际标准。
在国内,国家信息化测评中心于2002年也推出了一份《中国企业信息化指标体系》,这是我国第一个面向效益的信息化指标体系,它由基本指标、效能指标和评议指标三部分组成。其中,基本指标除了规划信息化水平指标外,还规划了效益指数指标。这些体系和指标都有参考价值,但并不完全适用于ERP项目。
国家制定和出台ERP项目监理评估的标准可能还需要一些时日,但总不能等标准出来以后才开展此项工作,目前最实际的方法就是双方以合同的形式规定监理标准。合同中的条款除了要规定项目进度、项目费用、软件工程质量等指标外,还要规定项目应用目标——管理效率提升指标和经济效益提升指标(B点评估内容)。实际上,ERP项目监理在开展工作时,除了以有关的法律法规如((信息系统工程监理暂行规定》为依据外,最主要的还是依据项目合同为中心开展工作。为了便于项目监理工作的开展,项目合同条款必须具体和规范。
4 尽量可量化原则
ERP项目评估标准和指标只有量化了,监理工作才好操作。因此在B1点,项目监理要确保用户需求清晰化,在B2点要确保ERP项目应用目标可量化,避免使用诸如提高企业管理水平、增强企业竞争力、加快企业信息化建设和提高企业经济效益一类比较定性空泛的语言。制定一个明确、量化的ERP应用目标,对提高ERP项目监理效果和提高我国企业ERP应用水平都是十分必要的。当然,也有一些评估工作是较难量化的,例如D4点对供应商提供的方案建议书的评估,F2点对ERP项目业务流程重组的评估,F3点对ERP项目工作规章制度的评估,F4点对ERP项目管理体制和运作机制的评估等,项目监理大多数情况下只能给出定性化的结论。但总的原则是能量化就应量化,不能量化的也要制定便于评估的条款。
至于ERP项目有无促使企业在管理思想、管理模式、管理方法、管理机制、组织结构、全员素质、企业形象和企业竞争力等方面发生一些明显的改进、提高和创新,这样的评估不易量化,甚至连细化都难,因此很不好监理,建议这方面的评价工作列入绩效评价和管理咨询的范畴。硬把它纳入监理的范畴,反而不利于ERP项目监理和ERP应用的发展。
5 关键指标原则
在图2中,每一个层面上的评估指标都可以有很多,但合同不能对所有的指标都进行规定。从经济性和合理性角度来看,也没必要对所有的指标进行监理。设计好关键指标,同样可以达到很好的监理评估效果。下面从ERP项目监理内容的三个方面设计一些关键指标:
(1)软件技术水平指标
在软件技术水平方面,关键指标主要是规定ERP系统运行所需的各种基础数据的准确率,这些指标主要有:物料数据、核算项目数据、物料清单数据、计划数据、工作中心数据、工序清单、资源清单、工艺路线数据、成本数据、存货数据、工资管理数据和财务数据。ERP系统的基础数据准确率要求是比较高的,应争取达到100%。
另外,软件功能实现指标包括:各模块的运行速度、功能出错率。系统安全评估指标包括:备份制度、防火墙、杀毒工具、专用网和加密措施等执行情况。
(2)管理效率指标
在管理效率方面,关键指标主要规定:全员劳动生产率、生产周期、物料库存、库存资金占用率(或用资金周转次数表示)、产品成本、产品质量(可用废品率表示)、计划准确率、交货准时率和客户满意率。
(3)经济效益指标
在经济效益方面,关键指标主要规定:营业收入增长率,销售利润率、成本费用利润率、总资产报酬率和投资回收期。
(6)剔除外界因素影I响的原则
ERP项目监理在评估以上关键指标时,要考虑外界因素对企业管理绩效的影响。例如,对利润率影响的因素很多,原材料的涨价、因竞争加剧而导致市场份额和销售价格下跌等,这些都是ERP项目本身无法控制的。只有剔除这些因素的影响,才能还ERP项目绩效的真实面目。
原信息产业部于2002年出台的《信息系统工程监理暂行规定》、((信息系统工程监理单位资质管理办法》、《信息系统工程监理工程师资格管理办法》等文件为ERP项目监理的发展奠定了一些基础,但ERP项目具有自身的特殊性,其监理工作也具有自身的特殊性。总之,ERP项目监理的发展任重道远。
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本文标题:ERP项目监理的五大原则