正如在上期讲座中提到的,企业认为ERP建起来就万事大吉,一切变动等到上ERP II的时候再说。很多时候,企业发现他们的ERP没有达到最佳效果,却不设法加以改善。结果,他们获得的ROI(投资回报)不够高,而TCO(总体拥有成本)又超支。要弥补这些,企业应着手改进已有的ERP,改善他们的现状,并为未来的协同交互做好准备。改善ERP部分程度上就是向ERP II的转化。
那些能从过去实施错误中吸取教训,并调整方法、推进变革的企业,才能够获得成功并不断进步。
被忽略的环节
在管理处于生命周期不同阶段的典型系统时,企业采用的技巧很不相同(如图1)。借助外部力量(包括系统集成商和供应商的技术专家)的帮助,计划、采购和实施一个新系统通常都能执行得不错。一旦该解决方案“运转”起来,“ERP的飞行”仿佛进入了“平稳期”。然而,随后的改善并最终淘汰该系统的阶段往往才是企业的难关。
图1 系统应用的生命周期
对ERP的改进或优化,往往会因为缺少资金、企业不感兴趣或者对提高ROI、降低TCO缺乏足够的认识而被束之高阁。而对系统的淘汰,企业往往没有足够的规划,有的甚至根本就不考虑。
通常,企业期望“打包”的应用系统实施后能在几年之内依然适合业务需求。为了增加应用系统的价值,企业应该经常改进系统,并根据业务需求的变化和新技术的出现,在合适的时候制定出淘汰系统的策略。今天实施的ERP解决方案也许能用很长时间,但是解决方案的有些功能是有限的,而且新技术和产品的改进会使它们过时。这些都应该在整体管理策略中时常加以考虑。
改进ERP的步骤
要优化ERP,企业应该采取五个步骤(如图2)。
图2 改进ERP的步骤
识别核心问题出在那里。系统的哪个地方达不到业务的需求?对哪个部分使用者感觉最糟糕?
找到解决问题的办法。系统的问题通常有多种表现方式。找到问题后,要想出解决办法,重要的是从培训、变革流程到个性化设计等方面通盘考虑。很多时候,通过培训和流程变革就能解决问题的时候,企业总以为是系统出了问题。企业应该在其它途径都考虑过后,最后才考虑进行个性化设计。
根据成本和收益确定行动优先次序。ROI通常是特别关键的指标,因为ERP实施往往都达不到预想的节约成本的目的。
计划制定的时间跨度要小,并关注结果。为了保证使用者一如既往地接受该系统,应该采用动静小但有效的措施解决使用者的问题。
让使用者参与执行。系统日常的使用者对问题看得最透彻。让他们和最有经验的集成商一起针对问题寻找解决方案。
优化ERP的方法
通过以下优化方法将提高企业的生产能力,加强他们的ERP系统的内部价值,也更能得到系统使用者的支持。
人员优化
企业必须解决在ERP实施初期出现的人员优化问题,否则,将给ERP II的实施留下后患(如表)。
优化机会 | 90%的erp项目失败之处 | 会牺牲70%erp ii项目的风险 |
产品培训 | 满足扩展的使用人群和复杂事务的需要 | 增加的使用者数量和扩展到企业之外的事务 |
流程培训 | 训练不同流程环节上的使用者应对来自业务上游和下游的影响 | 多个流程之间相互依赖的程度提高,而流程的失败会影响多个企业 |
组织变革 | 让使用者适应新的角色,应用激励机制推动变革 | 传统的有关信息所有权和授权的观点威胁的不仅是项目的成功,也是企业的成功。 |
在很多ERP实施中,企业在处理人的问题时往往做得不够。针对在实施初期忽略的问题提供培训,比如以前很少用到的流程、前人经验的学习和应急处理/疑难解答等,能够提高最终使用者的接受度和系统用途。另外,要有效利用ERP系统中增加的大量信息,使用者对业务流程和基本业务功能的理解程度非常关键,而这两个方面的培训在实施阶段基本上从来都不被考虑。
从整个组织的角度调整企业也会有实质性的收获。如果不改变企业的权利结构、绩效评估标准和职能安排,即使是对横跨整个企业的业务流程进行整体翻新也难见其效。企业应该重新调整这些方面,以便支持ERP的精髓——跨部门的流程,并对这些改动的领域提供后续培训。
开发现有功能
有时,终端使用者会提出一些在实施阶段没有考虑到的需求。通常,启用已有系统中存在但未开发的功能,或者升级到更高版本就能满足这些要求。在对系统进行二次开发之前,企业要检查该系统已经安装的版本和其他可获得的版本,寻找合适的功能。如果这样行不通,势必会增加TCO和影响ROI。
图3 什么时候优化意味着二次开发
某配送公司的报价员想针对不同客户、不同服务项目出报价单。在实施的阶段,这个需求没有记录成文(当时认为一个标准版的报价单就足够了)。要获得这些信息,这个人要查询每项内容的价格,再根据每个客户谈判结果,把信息填进报表。这项工作要花30分钟到两个小时,视其中的条目数量而定。
采用一套标准的销售报价模块后,操作时间可以缩减到了5到15分钟,而这项功能在系统中已经存在,只是一开始没有使用。和获得的可观回报相比,这样的实施成本(包括调试和培训)是最小的。通过开发已有系统的闲置功能,企业节省了大笔重新开发和维护的开支,而取得的效果是同样的。
有必要做个性化设计吗?
在项目实施前期,企业必须决定他们是全盘接受打包的系统,还是对此进行适当的裁减以满足业务流程的独特需求。哪种方式最好?企业应该权衡保留系统的成熟流程和变革系统能获得的竞争优势这两个方面,然后确定每个需求在如图3所示矩阵的哪个位置最能得到满足。
虽然某些领域里需要对应用系统进行二次开发,企业在整体决策时要考虑这样对TCO的影响。当底层应用升级或修补后,为了保持其可用性就需要做二次开发。再开发的模块全部或部分如果将被新的应用系统所取代,就没必要二次开发或者要重新修改开发需求;不受新应用系统影响的二次开发必须经过分析,保证系统的接入点不变,而且整合后的流程还将依照原计划执行。只要是对“打包”的系统进行升级,就必须进行这样的分析。
如果另外购买其他厂商提供的专用模块,在管理多个系统的不同版本时会出现类似的问题。任何一个系统升级了,必须确保整合的应用经调整后还能适用。
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本文标题:改进已有的ERP
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