企业的整体经营活动由各个不同运动的分子构成，这些运动的分子形成了围绕企业业务流程而存在的三个分支流。只有从优化流程的角度去分析清楚各个分支流可以达到的目标，才能真正找到利用信息技术来实现目标的有效途径。
今天，企业经营管理中最需要的是信息。企业应用信息技术的目的就是为了及时、准确、可靠地掌握内外部环境信息，并更好地驾驭和利用这些信息，从而达到提高企业管理水平、增强企业竞争力和为客户提供更加优质满意服务的目的。
我国自20世纪70年代引入管理信息系统以来，在建设和应用上取得了一定的经验，但总体应用效果并不尽如人意。20多年来，国内企业在MIS/MRPⅡ上已投入了80多亿元人民币的花费，却收效甚微。其中一个重要原因是系统大多是在功能或者组织结构的基础上开发的，而没有从流程优化整合的角度、从技术驱动的角度去考虑，如何利用信息系统更好地帮助企业优化业务流程。
作为一个企业，围绕其整体经营活动主要存在三种流的流动：即物流、事务流、资金流。可以说，这三种流的走向体现了企业的整体业务流程，而这三种流的好坏直接反映出整个企业业务流程的优劣。所以在企业信息化建设的过程中，要深入分析这三种流存在的合理性及其上下链条乃至三种流之间的相关效应，更好地利用信息技术来优化这三个流。
首先，利用信息技术可以实现用信息流替代资金流。
过去企业内部资金往来通常是通过各种票据、账单等方式来实现。运用信息技术可以用电子货币代替资金票据，在企业内外部开展电子货币形式的业务往来。最早的电子商务EDI就成功实现了企业间的电子货币往来，所以运用信息处理技术可以达到物流与资金流的统一。
近几年来ERP（企业资源计划）软件的迅猛发展，使电子数据货币从内容到形式都有了进一步的发展。在ERP产品中，资金流被信息流所代替，票据货币被电子货币所代替，并且这种资金流已经不是单独存在的，它在数据库中的存储状态是作为物流上运动分子的属性而存在。这样的物流中包含了资金流，实现了物料信息与资金信息的集成，使得传统的账务处理同发生账务的事务结合起来，不仅能说明账务的资金现状，而且还可以追溯资金的来龙去脉——例如将体现债务债权关系的应付账、应收账同采购业务和销售业务集成起来，同供应商或客户的业绩或信誉集成起来，同销售和生产计划集成起来等等。按照物料位置、数量或价值变化，定义“事务流”，使与生产相关的财务信息直接由生产活动生成。
其次，信息流除了能够代替资金流还能够代替事务流。
事务流通常发生在高层决策和控制以及中层的管理与运作上，由于受个人掌握和驾驭信息能力的限制，经常需要很多中间环节进行信息沟通。如作为企业中间管理层，其主要就是上情下达、下情上呈和进行部门间的协作沟通。传统意义上企业内部的事务流是通过电话、板报、通知、传口信以及面对面沟通等方式来完成。这种沟通方式由于存在中间环节多信息传递速度慢的缺点，不能够满足对信息详实准确的要求。运用信息处理技术和设备可以变原来的事务流为信息流，由信息流体现出企业各方面的事务运作，比如可以通过内部邮件系统来传发数据和信息， 通过网上会议、视频会议系统可以使一个企业的员工在各个地方都可以参加企业会议，这样就可以有效安排时间，免去人员的车马之劳，同时极大地降低了差旅费用和会议开销。
目前集成性的办公自动化系统（OA）越来越受到企业的重视，这种办公自动化系统（OA）的主要功能有: 档案管理、人事管理、信息综合发布、工程计划管理、邮件服务等。办公自动化系统是ERP的重要补充，它能够与ERP集成，可以基于B/S方式。OA的主要目的是在企业内形成畅通的信息沟通渠道，加强对知识的管理和扩散。OA可以使企业内部的事务流信息更加快速地流转和传递，提高整个企业的办事效率和管理水平。因此，实现办公自动化是企业信息化建设的首选环节。
最后，利用信息流可以更好地跟踪物流。
对于一个企业来说，物流改革的一个目标是点到点，以此来反映物品价值点的变化，而这仅仅通过信息流是不能办到的，这就要靠建立更加合理的物品管理体系和物流配送体系来实现。但利用信息技术可以达到另一个物流优化的目标，即能够记录和跟踪物流信息，使企业可以在任何的时间，知道任何物品的地点和状态。甚至通过物流与资金流的结合，可以跟踪到当前物品所体现的价值。这样通过信息技术的运用可以更好地把握企业物流信息，为物流进行持续不断优化提供信息。
因此，采用技术驱动的方式，用信息流体现企业价值链的信息技术应用方式，可以更好地达到优化流程，提高企业管理水平的目的。
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本文标题：优化流程是IT应用成功的关键
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