本文是笔者在做零售业MIS系统需求分析时的深刻体会。其实文章的核心内容适用于所有行业,包括工、商、银或政府机关的系统开发,不仅局限于零售业。对系统开发者和客户方面的项目负责人具实用价值。
每个软件产品都是为了使用户以某种方式来改善他们的工作,提高他们的工作效率。对于商业用户来讲,他们后面是成百上千个供应商,前面是成千上万个消费顾客,怎样管理错综复杂的供应商和消费顾客,如何作好精细到一个小小调料包的进、销、调、存的商品流通工作,这些都是商业企业更需要MIS信息管理系统的理由。
商业企业开店或切换新系统,都期望借助一套好的MIS系统成功开业或成功替代手工管理,而开发一套好的MIS系统则取决于客户需求的完整性以及开发者是否尽可能地采纳客户的意见。
一、每个项目都有需求
在MIS系统开发这个软件工程中,所有的项目风险承担者都对需求分析阶段倍感兴趣,这里所指的风险承担者包括客户方面的项目负责人、用户、开发方面的需求分析人员和项目管理者。这部分工作做得到位,能开发出很优秀的软件产品,同时也会令客户满意,开发者也倍感满足、充实。若处理不好,则会导致误解、挫折、障碍以及潜在的质量和业务价值上的威胁,因此可以说“需求分析奠定了软件工程和项目管理的基础”。
我们以下面的个案为例,看看在需求分析会议上会遇到什么。
某客户项目经理与某系统开发小组的分析人员讨论业务需求。
经理:“我们要建立一套完整的商业MIS 管理软件系统,包括商品的进销调存管理,是总部-门店的连锁经营模式,通过通讯手段门店自动订货,供应商自动结算,卖场通过扫条码实现销售,管理人员能够随时查询门店商品销售和库存情况,另外我们也得为政府部门提供关于商品营运的报告。”
分析员:“我已经明白这个项目的大体结构框架,这非常重要,但在制定计划之前,我们必须收集一些需求。”
经理觉得奇怪:“我不是刚告诉您我的需求了吗?”
分析员:“实际上,您只说明了整个项目的概念和目标,这些高层次的业务需求不足以提供开发的内容和时间,我需要与实际将要使用系统的业务人员进行讨论,然后才能真正明白达到业务目标所需功能和用户要求,了解清楚后,才可以发现哪些是现有组件即可实现的,哪些是需要开发的,这样可节省很多时间。”
经理:“业务人员都在招商,他们非常忙,没有时间与您们详细讨论各种细节,您能不能说明一下您现有的系统。”
分析员尽量解释从用户处收集需求的合理性:“如果我们只是凭空猜想用户的要求,结果不会令人满意,我们只是软件开发人员,而不是采购专家、营运专家或是财务专家,我们并不真正明白您这个企业内部运营需要作些什么,我曾经尝试过,未真正明白这些问题就开始编码,结果没有人对产品满意。”
经理坚持道:“行了,行了,我们没有那么多的时间,让我来告诉您我们的需求,实际上我也很忙,请马上开始开发,并随时将您们的进展情况告诉我。”
二、客户与开发人员之间的合作关系
像这样的对话经常出现在软件开发的过程中,客户项目经理的需求对分析人员来讲,犹似“雾里看花”般的模糊而令开发者感到困惑,那么,我们就拨开雾影,分析一下需求的具体内容:
1业务需求---反映了组织机构或客户对系统、产品高层次的目标要求,通常在项目定义与范围文档予以说明。
2用户需求---描述了用户使用产品必须要完成的任务,这在使用实例或方案脚本中予以说明。
3功能需求---定义了开发人员必须实现的软件功能,使用户利用系统能够完成他们的任务,从而满足了业务需求。
4非功能性的需求---描述了系统展现给用户的行为和执行的操作等,它包括产品必须遵从的标准,规范和约束,操作界面的具体细节和构造上的限制。
5需求分析报告---报告所说明的功能需求充分描述了软件系统所应具有的外部行为,“需求分析报告”在开发、测试、质量保证、项目管理以及相关项目功能中起着重要作用。
像上述的客户项目经理,他们通常阐明产品的高层次的概念和主要业务内容,为后继工作建立了一个指导性的框架,其他任何说明都应遵循“业务需求”的规定,然而“业务需求”并不能为开发人员提供许多开发所需的细节说明。
下一层次需求---“用户需求”,必须从使用产品的用户处收集,因此这些用户构成了另一种软件客户,他们清楚要使用该产品完成什么任务和一些非功能性的特性需求,例如:程序的易用性、健壮性和可靠性,而这些特性将会使用户很好地接受具有该特点的软件产品。
经理层有时试图代替实际用户说话,但通常他们无法准确说明“用户需求”。用户需求则来自产品的真正使用者,必须让实际用户参与到收集需求的过程中,如果不这样做,产品很可能会因缺乏足够的信息而出现不少隐患。
在实际需求分析过程中,以上两种客户可能都觉得没有时间与需求分析人员讨论,有时客户还希望分析人员无须讨论和编写需求说明就能说出用户的需求,除非遇到需求极为简单,否则不能这样做,如果您的组织希望软件成功,那么必须要花上数天的时间来消除需求中模糊不清的地方和一些使开发者感到困惑的方面。
优秀的软件产品建立在优秀的需求基础之上,而优秀的需求源于客户与开发人员之间有效的交流和合作,只有双方参与者都明白自己需要什么,成功合作需要什么时,才能建立起一种合作关系
由于项目的压力与日俱增,所有项目风险承担者有着一个共同目标,那就是大家都想开发出一个既能实现商业价值又能满足用户要求,还能使开发者感到满足的优秀软件产品。
三、客户的需求观
客户与开发人员交流需要好的方法,下面建议20条法则,客户和开发人员可以通过评审以下内容并达成共识,如果遇到分歧,将通过协商达成对各自义务的相互理解,以便减少今后的磨擦(如一方要求而另一方不愿意或不能够满足要求)。
1要求分析人员使用符合客户语言习惯的表达
需求讨论集中于业务需求和任务,因此要使用术语,客户应将其教给分析人员,而客户不一定要懂得计算机行业的术语(例如:采价、印花商品等采购术语)。
2要求分析人员了解客户的业务及目标
分析人员通过与用户的交流来获取用户需求,只有分析人员更好地了解您的业务才能使产品更好地满足客户的需要,这将有助于开发人员设计出真正满足客户需要并达到期望的优秀软件,为帮助开发和分析人员,客户可以考虑邀请他们观察您或您的同事是怎样工作的,如果是切换新系统,那么开发和分析人员应使用一下目前的旧系统,有利于他们明白目前系统是怎样工作的,其流程情况以及可供改进之处。
3要求分析人员编写软件需求报告
分析人员应将从客户那里获得的所有信息进行整理,以区分业务需求及规范,功能需求、质量目标、解决方法和其他信息。通过这些分析,客户就能得到一份“需求分析报告”,此份报告使开发人员和客户之间针对要开发的产品内容达成了协议,报告应以一种客户认为易于翻阅和理解的方式组织编写,客户要评审此报告以确保报告内容准确而完整地表达了您的需求。一份高质量的“需求分析报告”能有助于开发人员开发出真正需要的产品。
4要求得到需求工作结果的解释说明
分析人员可能采用了多种图表作为文字性“需求分析报告”的补充说明,因为工作图表能很清晰地描述出系统行为的某些方面,所以报告中各种图表有着极高的价值;虽然它们不太难于理解,但是客户可能对此并不熟悉,因此客户可以要求分析人员解释说明每个图表的作用、符号的意义和需求开发工作的结果,以及怎样检查图表有无错误及不一致等。
5要求开发人员尊重客户的意见
如果用户与开发人员之间不能相互理解,那关于需求的讨论将会有障碍,共同合作能使大家“兼听则明”。参与需求开发过程的客户有权要求开发人员尊重他们并珍惜他们为项目成功所付出的时间,同样,客户也应对开发人员为项目成功这一共同目标所作出的努力表示尊重与感激。
6要求开发人员对需求及产品实施提出建议,解决方案
通常客户所说的“需求”已经是一种实际可行的实施方案,分析人员应尽力从这些解决方法中了解真正的业务需求,同时还应找出已有系统不适当的当前业务之处,以确保产品不会无效或低效;在彻底弄清业务领域内的事情后,分析人员就能提出相当好的改进方法,有经验且有创造力的分析人员还能提出增加一些用户并未发现的很有价值的系统特性。
7描述产品使用的特性
客户可以要求分析人员在实现功能需求的同时还注意软件的易用性,因为这些易用特性或质量属性能使客户更准确、高效地完成任务,例如:客户有时要求产品要“用户友好”或“健壮”或“高效率”,但对于开发人员来讲,太主观了并无实用价值;正确的做法是,分析人员通过询问和调查了解客户所要的“友好、健壮、高效所包含的具体特性,具体分析哪些特性对哪些特性有负面影响,在性能代价和所提出解决方案的预期利益之间作出权衡,以确保作出合理的取舍。
8调整需求,允许重用已有的软件组件
需求通常有一定灵活性,分析人员可能发现已有的某个软件组件与客户描述的需求很相符,在这种情况下,分析人员应提供一些修改需求的选择以便开发人员能够降低新系统的开发成本和节省时间,而不必严格按原有的需求说明开发,所以说,如果想在产品中使用一些已有的商业常用组件,而它们并不完全适合您所需的特性,这时一定程度上的需求灵活性就显得极为重要了。
9要求对变更的代价提供真实可靠的评估
有时,人们面临更好、也更昂贵的方案时,会做出不同的选择,而这时,对需求变更的影响进行评估从而对业务决策提供帮助,是十分必要的,所以,客户有权利要求开发人员通过分析给出一个真实可信的评估,包括影响、成本和得失等评估。开发人员不能由于不想实施变更而随意夸大评估成本。
10获得满足客户功能和质量要求的系统
每个人都希望项目成功,但这不仅要求客户要清晰地告知开发人员关于系统“做什么”所需的所有信息,而且还要求开发人员能通过交流了解清楚取舍与限制,一定要明确说明您的假设和潜在的期望,否则,开发人员开发出的产品很可能无法让您满意。
11给分析人员讲解您的业务
分析人员要依靠客户讲解的业务概念及术语,但客户不能指望分析人员会成为该领域的专家,而只能让他们明白您的问题和目标;不要期望分析人员能把握客户业务的细微潜在之处,他们可能不知道那些对于客户来说理所当然的“常识“。
12抽出时间清楚地说明并完善需求
客户很忙,经常在忙的时候还得参与需求与开发,但无论如何客户有必要抽出时间参与“头脑高峰会议”的讨论,接受采访或其他获取需求的活动,有些分析人员可能先明白了您的观点,而过后发现还需要您的讲解,这时请耐心对待一些需求和需求的精化工作过程中的反复,因为它是人们交流中很自然的现象,何况这对软件产品的成功极为重要。
13准确而详细地说明需求
编写一份清晰,准确的需求文档是很困难的,由于处理细节问题不但烦人而且又耗时,因此很容易留下模糊不清的需求,但是在开发过程中,必须解决这种模糊性和不准确性,而客户恰是为解决这些问题作出决定的最佳人选,否则,就只好靠开发人员去正确猜测了。
在需求分析中暂时加上“待定”标志是个方法,用该标志可指明哪些需要进一步讨论、分析或增加信息的地方,有时也可能因为某个特殊需求难以解决或没有人愿意处理它而标注上”待定“。客户要尽量将每项需求的内容都阐述清楚,以便分析人员能准确的将起写进”软件需求报告“中去。如果客户一时不能准确表达,那就得允许获取必要的准确信息这样一个过程,通常所用的原型技术,通过原型开发,客户可以同开发人员一起反复修改,不断完善需求定义。
14及时作出决定
正如一位建筑师为客户修建房屋,分析人员将要求客户作出一些选择和决定,这些决定包括来自多个用户提出的处理方法或在质量特性冲突和信息准确度中选择折衷方案等。有权作出决定的客户必须积极地对待这一切,尽快做处理、做决定,因为开发人员通常只有等客户做出决定才能行动,而这种等待会延误项目的进展。
15尊重开发人员的需求可行性及成本评估
所有的软件功能都有其成本,客户所希望的某些产品特性可能在技术上行不通,或者实现它要付出极高的代价,而某些需求试图在操作环境中要求不可能达到的性能或试图得到一些根本得不到的数据,开发人员会对此作出负面的评价,客户应该尊重他们的意见。
16划分需求的优先级
绝大多数项目没有足够的时间或资源实现功能性的每个细节,决定哪些特性是必要的,哪些是重要的,是需求开发的主要部分,这只能由客户负责设定需求优先级,因为开发者不可能按照客户的观点决定需求优先级;开发人员将为您确定优先级提供有关每个需求的花费和风险的信息。
在时间和资源限制下,关于所需特性能否完成或完成多少应尊重开发人员的意见,尽管没有人愿意看到自己所希望的需求在项目中未被实现,但毕竟是要面对现实,业务决策有时不得不依据优先级来缩小项目范围或延长工期,或增加资源,或在质量上寻找折衷。
17评审需求文档和原型
客户评审需求文档,是给分析人员带来反馈信息的一个机会,如果客户认为编写的“需求分析报告”不够准确,就有必要尽早告知分析人员并为改进提供建议。
更好的办法是先为产品开发一个原型。这样客户就能提供更有价值的反馈信息给开发人员,使他们更好地理解您的需求;原型并非是一个实际应用产品,但开发人员能将其转化、扩充成功能齐全的系统。
18需求变更要立即联系
不断的需求变更会给在预定计划内完成的质量产品带来严重的不利影响,变更是不可避免的,但在开发周期中变更越在晚期出现,其影响越大;变更不仅会导致代价极高的返工,而且工期将被延误,特别是在大体结构已完成后又需要增加新特性时,所以一但客户发现需要变更需求时,请立即通知分析人员。
19遵照开发小组处理需求变更的过程
为将变更带来的负面影响减少到最底限度,所有参与者必须尊照项目变更控制过程,这要求不放弃所有提出的变更,对每项要求的变更进行分析,综合考虑,最后做出合适的决策以确定将某些变更引入项目中。
20尊重开发人员采用的需求工程过程
软件开发中最具挑战性的莫过于收集需求并确定其正确性,分析人员采用的方法有其合理性,也许客户认为需求过程不太划算,但请相信花在需求开发上的时间是非常有价值的;如果您理解并支持分析人员为收集、编写需求文档和确保其质量所采用的技术,那么整个过程将会更为顺利。
四、需求确认意味着什么
在“需求分析报告”中签字确认,通常被认为是客户同意需求的标志行为,然而实际操作中,客户往往把“签字”看作是毫无意义的事情。“他们要我在需求文档的最后一行下面签名,于是我就签了,否则这些开发人员不开始编码。”
这种态度将带来麻烦,譬如客户想更改需求或对产品不满时就会说:“不错,我是在需求分析报告上签了字,但我并没有时间去读完所有的内容,我是相信您们的,是您们非让我签字的。”
同样问题也会发生在仅把“签字”确认看作是完成任务的分析人员身上,一旦有需求变更出现,他便指着“需求分析报告”说:“您已经在需求上签字了,所以这些就是我们所开发的,如果您想要别的什么,您应早些告诉我们。”
这两种态度都是不对的,因为不可能在项目的早期就了解所有的需求,而且毫无疑问地需求将会出现变更,在“需求分析报告”上签字确认是终止需求过程的正确方法,所以我们必须明白签字意味着什么。
对“需求分析报告”的签名是建立在一个需求协议的基线上,因此我们签名应该这样理解:“我同意这份需求文档表述了我们对项目软件需求的了解,进一步的变更可在此基线上通过项目定义的变更过程来进行,我知道变更可能会使我们重新协商成本、资源和项目阶段任务等事宜。”对需求分析达成一定的共识会使双方易于忍受将来的摩擦,这些摩擦来源于项目的改进和需求的误差或市场和业务的新要求等。
需求确认将迷雾拨散,显现“出水芙蓉”真面目,给初步的需求开发工作画上了双方都明确的句号,并有助形成一个持续良好的客户与开发人员的关系,为项目的成功奠定了坚实的基础。
注:作者现任志杰科技的实施咨询顾问。从事ERP实施有5年的经验,零售业MIS系统的开发和实施工作累计有4年多。
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本文标题:浅谈零售业客户实施MIS系统的需求观
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