中国铝业的集中管理之路

    一、参评企业基本情况
   
    1、企业简介
   
    中国铝业股份有限公司（简称中国铝业，英文全称：Aluminum Corporation of China Limited，英文缩写：Chalco）是由中国铝业公司、广西投资（集团）有限公司和贵州省物资开发投资公司共同以发起方式设立，并于2001年9月10日在中华人民共和国（中国）注册成立的股份有限公司。2001年12月11日、12日，中国铝业股票分别在纽约证券交易所和香港联合交易所有限公司挂牌上市（股票代码：香港2600，纽约ACH）。
   
    被列入香港恒生综合指数成份股和富时指数成份股及美国股市中国指数成份股。中国铝业是中国最大的氧化铝生产商，是全球第二大氧化铝生产商，同时也是中国最大的原铝生产商。 中国铝业公司是中国铝业的控股股东，美国铝业国际（亚洲）有限公司（美国铝业）是中国铝业的战略投资股东，中国信达资产管理公司、中国东方资产管理公司、国家开发银行和中国建设银行股份有限公司是中国铝业的内资股股东。中国铝业注册资本110.49亿元，下设10个分公司和1个研究院，并拥有12个主要子公司（控股公司）。企业信用等级被标准普尔评为BBB＋级。已通ISO9000、ISO14000、OHSAS18001贯标认证。

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    2、企业基本情况

    
    二、企业所面临的挑战
   
    中国铝业分布在各地分支机构以前都是规模不小的独立法人单位，自主经营，自负盈亏，整合以后，每个机构都变成一个受总部控制的分公司，不再是独立法人，分公司的管理被分切成生产、营销、物流、研发、投资等几个环节。面临的迫切问题就是如何能通过有效的信息管理手段和技术手段，帮助公司管理层更加方便的实现管理思想的固化，实现信息的快速准确的传递。
   
    三、信息化应用总体状况与愿景
   
    1、整体应用情况：
   
    为适应公司快速发展的需要，信息部按照国际化公司的惯例相继及目前成熟的信息技术对公司信息化建设从管理体系、应用系统、基础建设等方面进行了总体布局；经过五年的努力，中国铝业信息化建设已经走上正轨，取得初步成效。目前已经完成中国铝业长期信息战略规划，描绘出中铝信息化路线图；建设和完善涵盖整个中国铝业的网络；以财务为核心的财务、人力资源、供应、物配和销售等业务管理集成系统已经上线投入使用，在日常管理中发挥了阶段性作用，为全面强化集中管理提供了重要工具。公司领导对信息化建设做出重要指示，进一步明确了信息化建设的总体方针--集中管理、总体规划、授权实施、稳步推进。今后我们还将继续按照总体方针和总体布局，加快中国铝业信息化建设的步伐，向国际先进企业对标，利用信息技术手段搭建起一个具有中国铝行业特色的现代化管理平台，提升公司的竞争能力，帮助实现公司的持续发展。
   
    2、信息化愿景
   
    1）、建立高效的、基于IT应用的管理体系，便于为决策提供必需、日常的信息支持，并实现信息共享和部门之间的快速协作；
   
    2）、通过IT应用，将业务流程和信息与管理流程和信息实现有机结合和信息共享，以满足业务和管理需求，提高效率；
   
    3）、结合不同业务单元的系统，借助IT手段对生产工艺流程进行改进或再造，提高成功率，缩短时间，降低错误和成本；同时实现与产品数据库、供应链、及生产制造管理系统的共享和连接；
   
    4）、借助IT手段对客户信息进行统一集中收集和管理，为市场营销、客户关系管理提供强有力的信息支持，以增强集团营销和服务优势 ；
   
    5）、将IT应用贯彻到营销和服务业务流程中去，规范营销和服务操作，并与供应链、制造管理系统相联接，以提高响应速度和效率，并提供了强有力的手段加强营销和服务管理，使营销和服务活动在公司的掌控之下 ；
   
    6）；通过与生产流程管理、产品数据库、需求计划的有机连接提高供应链预测和管理的准确率，规范管理流程，以降低存货，从而降低供应链管理成本、存货成本和缺货损失；
   
    7）、十一五期间信息化建设战略目标和主要工作任务
   
    （一）继续建立完善统一的财务管理系统，随着企业的并购，规模不断扩大，要在新企业实现财务管理集中化，以最大限度地平衡和利用资源，并为决策提供充足的信息
   
    （二）建立统一的电子商务平台和企业门户网站，实现公司信息发布和办公应用的统一管理；并利用此平台实现集中的电子采购功能，集中采购业务，降低采购成本；也可以根据业务要求建立集中销售的业务，为客户提供一站式的销售平台
   
    （三）建立为研发项目管理服务的应用系统，为公司的知识管理和研发管理提供帮助。
   
    （四）对于生产型企业如氧化铝、电解铝和铝加工企业，开展生产制造执行系统和过程控制系统，帮助企业建立从计划、执行到控制的封闭的管理过程。

    
    3、经验总结
   
    ·紧紧抓住规范业务流程、强化内部管理这一实质是我们成功实施ERP项目关键。实施ERP项目的根本目的并非仅仅是电算化，而主要是以IT技术为手段来强化企业的管理。
   
    ·高层领导实施ERP项目的坚定决心、高度重视、大力支持是ERP项目顺利实施的根本保证。每当ERP项目面临重大困难或站在十字路口面临抉择时，往往是公司高层领导实施ERP项目的决心及大力支持，才使得ERP项目能够不断地向前稳步推进。
   
    ·ERP项目组在对公司未来流程进行设计时能够站在总部高度来统筹考虑，确保了公司集中、统一管理的思想在ERP实施中得以贯彻落实。
   
    ·ERP项目成功地实施离不开一个有组织、有纪律、密切配合、通力协作、拼搏进取、乐于奉献的团队。ERP项目是一项系统工程，它需要不同业务部门密切配合、相互协作，同时，ERP项目也是一项长期工作，因此如果没有一批献身ERP事业的人，ERP项目也很难成功上线，即使上线了也不会走的太远。
   
    ·分公司领导层的大力支持，强力部门负责牵头、组织、协调，相关业务部门密切配合协作是项目尽快、顺利上线的必要条件。
   
    ·ERP项目顺利实施也离不开公司领导、顾问、关键用户、分公司领导、最终用户相互间良好的沟通。这一点在ERP项目上线期间显得尤为重要。
   
    ·要重视充分调动分公司、顾问、关键用户、最终用户多方面的积极性。
   
    ·通过单元测试与集成测试来强化最终用户的实际操作水平，其实际效果远远好于单一的授课。    
    
    四、制造业信息化应用领先工程情况介绍
   
    1、背景介绍

    2、目标与方针
   
    1)、建设目标：
   
    在中国铝业全范围内（包含24个分子公司）成功实施SAP系统，主要模块为HR/FI/CO/MM/QM/SD等。ERP项目组从04年10月正式启动开始，完成以下几项主要任务：
   
    ·完成中国铝业信息化战略和规划子项目。信息部对全公司的信息化建设情况进行全面调研，并借助IBM公司强大的管理咨询实力和丰富的经验，提出未来的发展规划。05年4月信息部完成中国铝业信息战略规划报告，该规划报告描述了今后一个时期中国铝业信息工作的发展路径，为中国铝业未来五年的信息化建设以及长期的组织架构发展提出切合实际的建议。
   
    ·截至2006年7月，在全公司范围内成功实施完包括财务、人力资源、营销、供应、备品备件、质检和矿山等业务的SAP模块，在全公司内对物料实行统一编码。公司目前的主要业务管理都依托于统一的SAP系统，按照公司统一的流程进行处理。将采购订单的管理，仓库管理，生产管理，销售管理等生产经营的环节贯穿衔接在一个完整的系统中，各个部门可以全程核对查询所需要的信息，精确的完成各部门日常的操作，反映特定部门工作状态。在财务管理方面，系统运行的每一步均能产生必要的财务信息。产生的财务报表能通过国家认可，反映销售订单完成部分产品并发货的情况,统计当月订单完成率。发现了诸多以往在管理、生产经营环节中的漏洞和不足，建立了科学的管理制度，大大提高了企业运作效率；在中国有色金属行业，作为成功实施SAP主要模块的第一家大型企业，同时也是中国最大的有色金属冶炼和加工企业，中国铝业成功实施SAP系统的意义重大，影响深远。开创了中国有色行业信息化建设的新篇章，为中国铝业跻身世界一流企业提供了有力的业务处理平台。
   
    ·进行SAP基础设施建设。在总部建立全公司统一的业务服务器，处理全公司业务。并以双机热备以及异地备份的方式来保障系统正常运行和数据的安全保存。
   
    2)、建设原则：
   
    公司围绕集中管理，统一经营这一主导思想，建立以集中财务管理为核心的ERP系统。按照公司的集中管理要求，将业务管理内容集中到总部的服务器上进行，改变目前产供销人财物各部门相互独立、标准各异的信息系统，进行系统集成、信息整合和应用整合，消除信息孤岛，做到信息采集更及时、信息内容更准确、信息传输更快捷，使企业生产经营管理数据根据授权能够详尽实时地共享利用，加快实现信息流、资金流、物资流三流合一，提高企业整体运作效率。

    
    五、详细介绍
   
    应用系统建设是企业信息化建设的核心内容，建设好应用系统，是信息化效果的最终体现，是公司管理理念的延伸，才能直接为公司生产经营服务，产生经济效益。中国铝业ERP的实施是按照公司管理思想对现有业务流程逐条梳理、设计、规范、优化并逐步实现的过程。ERP系统独立运行，实现了财务、业务信息共享及集成化管理，为公司集中管理提供了统一的信息平台，为及时准确地反映公司生产经营管理数据提供了系统平台。
   
    1、项目实施方法
   
    中国铝业的ERP项目，综合顾问咨询公司的经验和SAP ASAP ( Acceralated SAP Implementation )方法，以结合策略、流程和技术三种层次之构想分为以下几个实施阶段开展：
   
    以实现项目的成功。此实施方法共分为项目准备、焦点分析、设计与重设计、配置和展开5个阶段。
  

  
    每一阶段的执行内容均结合了业务流程（Business Process）、系统开发（Application Development）、组织变革（Organization Change）、IT架构（IT-Infrastructure）等层面的考虑设计详细的工作项目（Work Breakdown Structure, WBS）以达成各阶段之目的，并进而完成项目目标之达成。
   
    下列针对项目准备(Prepare)、焦点分析(Focus)、设计与重设计(Design & Redisign)、配置(Configure)与展开(Deploy)五个阶段的目的分别简述如下：
   
    ·准备阶段
   
    本阶段的目的为建立完整的项目组织、明确实施重点、确认项目投入规则，同时提供专门人员，成立具备丰富ERP实施经验的项目小组。
   
    ·焦点分析阶段
   
    本阶段的目的为充分了解企业现行功能流程，制定需求分析报告，为设计未来流程做好准备。
   
    ·设计与重设计阶段
   
    本阶段的目的为在焦点分析阶段的基础上，设计企业未来功能流程、现行与未来的评估比较、系统标准规格的建立、资料转换比对、教育及培训计划的制定，同时建立起ERP模组的基础架构以支持未来企业的功能与流程。
   
    ·配置阶段
   
    本阶段的目的为决定ERP的系统设定方式（以支持未来企业流程）、建立系统雏形、拟订测试情境、执行/改善单元测试、执行/改善集成测试、用户测试、客户化程序开发与测试、资料转换测试、编写操作手册、制定初步上线及转移计划、执行培训。
   
    ·展开阶段
   
    本阶段主要目的为完成ERP上线环境系统设定、正式资料转换、人工输入初值，将系统切换至上线环境。此外上线后端问题处理与支持所涉及的组织架构及程序制定也相当重要。
   
    2．项目实施范围
   
    1）ERP（一期）项目实施。
   
    中国铝业ERP一期项目共包括9家分公司，1家控股公司，1家研究院，3家销售公司和12家只实施财务的下属企业，实施业务范围包括财务、人力资源、供应、物配、销售、矿山和质检等。中国铝业ERP一期项目自2003年12月开始各项前期准备工作，2004年9月25日启动项目，同年10月18日项目组人员到位、项目正式开工。2005年3月完成系统选型，确定选用国际领先的SAP产品作为中国铝业ERP项目实施系统。然后开始了试点企业的上线准备工作，试点企业在2005年11月成功上线。
   
    根据404项目的要求，06年初重新制定工作计划时，将第三子项单位的上线时间提前两个月，同时还要在SAP系统上开展404合规审计的相关工作，这在国际上都是前所未有的挑战，对我们的工作提出了严峻的考验，原先的计划改变、资源有限，我们面对的压力大了很多，项目实施的风险也大了很多。面对不利的客观环境，信息部会同IBM顾问和项目组成员，进行了多次讨论，寻找解决办法。在公司高管层的大力支持下，经过参与项目全体人员的努力，重新规划了项目实施策略、详细制定了项目实施计划、增加了新的实施资源，重新抽调120名业务骨干进入项目组。06年6月第二子项各家单位成功上线，7月第三子项各家单位成功上线，标志着ERP（一期）项目在中国铝业全面上线成功。9月份系统月结工作结束后，各分子公司成功完成新旧系统的切换工作，实现SAP独立运行。到现在SAP系统运行稳定。在项目实施过程中，设计业务流程总计100多个；重组主要业务流程达40多个。共有5967名员工加班175991天，对7498名员工进行了62796人天的培训。
   
    中国铝业ERP项目（一期）的成功实施，最终在上线单位实现了全面预算管理及财务一套帐管理、集中销售管理、一级采购管理、一级库存管理和一级人力资源管理的目标。
   
    2）实施SAP系统的业务数据仓库及业务报表展示试点项目。
   
    在ERP项目实施基础上，为了能满足公司管理层对查询的需求，提供快速有效地决策依据，扩展SAP系统应用，经中国铝业公司高管层研究决定实施基于SAP系统的业务数据仓库及业务报表展示项目并在总部试点。该项目采用SAP BW系统开发报表快速高效且调整简单，更重要的是提供了数据分析、挖掘功能，能充分满足高管层对查询的需求。同时通过SAP网站门户系统实现对核心ERP应用系统的统一接入和访问，提高公司整体运营效率。通过该项目的实施，初步建立起了应用集成、高效的中国铝业企业级信息仓库及查询分析系统。为管理层的决策提供依据，同进也为未来实现高效可靠的分析系统和协作系统打下了坚实的基础。
   
    3）SAP系统容灾项目。
   
    中国铝业SAP系统数据要求日益增强，特别是随着SAP系统在各家分公司的逐步上线，其重要地位更加彰显。可以说数据的安全直接关系着企业的生死存亡。中国铝业SAP系统容灾项目恰恰为此保驾护航，能够在其他系统要素失效时，遵循预定的技术和管理路线，以最短的时间恢复SAP系统的正常运行，为数据安全构筑起坚实的最后防线。其将针对中国铝业的SAP系统实施同城容灾和异地备份，以满足SAP系统发生灾难后的数据及应用系统的快速灾难恢复需要。中国铝业SAP系统容灾项目的实施范围包括：建设中国铝业西直门机房的SAP系统生产中心和中国铝业京门大厦机房的SAP系统容灾中心；实现中国铝业河南远程备份中心的数据备份。项目于2007年6月20日正式开始，计划完成时间为2008年中期上线。
   
    4）ERP项目（二期）项目实施
   
    为适应公司的快速发展的需要，进一步借助信息化手段加强公司管控力度，公司决定实施ERP项目（二期），在全公司范围内全面推广ERP系统，这也是公司年中工作会议布置的重要工作之一。
   
    ERP项目二期主要包括两部分内容：一是针对管理需要对一期已上线的部分企业进行系统整合与优化，主要有完成山东A/H股合并、矿业分转子公司、山东/河南/青海国贸公司、沈阳销售公司、山西分公司孝义矿、山东分公司阳泉矿、矿业分公司三门峡铝矿、郑州研究院沁阳厂等单位SAP系统实施工作，并制定中国铝业整体业务解决方案；二是在目前还未实施SAP系统的股份下属成员单位中依据基础条件选择兰州分公司、山西华泽等企业实施SAP系统。
   
    二期项目实施范围将严格控制在一期实施范围内。主要包括：定义中国铝业SAP系统整合业务解决方案，实施财务、人力资源、供应、物配、销售、矿山和质检等业务模块。
   
    山东A/H股合并子项目作为二期项目的第一子项，公司高度重视此项目实施，计划于 07年11月系统上线运行。对已上线的两个企业进行系统整合优化，这项工作相当艰巨。目前在公司各级领导的大力支持下，经过项目组的不断努力该项目已成功上线。
   
    根据公司整体规划，ERP项目（二期）整体必须在2008年10月全面上线。信息部前期已组织相关业务技术人员与相关实施单位进行不断的交流沟通，在项目技术方案与后勤准备等方面进行了深入的讨论，目前本项目已进入蓝图设计准备阶段。
   
    此次项目时间紧、任务重、实施范围广，目前估计上线单位在十二家左右，涉及具体实施人员可能达6000人以上。为保障项目顺利上线，必须要重点做好如下两项工作：
   
    一是以业务部门为主导，在2007年10月完成业务重组工作；
   
    二是有关部门和各实施单位要成立相应的领导小组，一把手出任组长，对实施中每一项具体工作做到责任落实到人；
   
    三是各有关实施单位要以大局为重，搞好协作，切实做好内部宣传、动员工作，积极组织、动员关键用户参与项目实施工作，各有关实施单位要安排每业务口至少两名业务骨干具体参与项目实施工作。
   
    二期项目中还存在以下几个困难：
   
    一是目前时间紧，任务重，而项目实施人员一直没有完全到位，这给项目组织、项目实施均带来了较大的困难。
   
    二是新进企业业务模式、管理模式与一期项目实施单位存在一定差异。此次实施范围内有铝加工、再生铝单位，且多数为控股公司，未来系统内实施模型需与ERP项目（一期）建立的系统模型进行详细对比分析，这为项目带来了较大的变数。

    
     3、效益分析
   
    1）、ERP项目成功上线后，其取得的成效目前主要体现在管理与信息两个方面，其中在强化管理方面主要表现有以下几个方面：
   
    ·通过ERP的运行，整体工作效率不断提高。以采购订单签订量最大的辅助材料为例，由于采购申请传递及由采购申请生成采购订单两个环节时间缩短，月度采购订单生成的时间比平均原先提前了5天左右。ERP的运行，大大提高了分公司的工作效率。
   
    ·采购价格控制效率不断提高。控制好采购价格是供应部门的一项重要任务，通过招标完成以后整理价格模板，履行相关审核手续后以集中导入的方式生成信息记录，日常采购订单价格的生成变得简洁易行，脱离了手工输入价格的原始方式，价格生成的准确性与及时性大大提高。
   
    ·促进了各部门之间的协作，促进了整体管理水平的提高。ERP系统提供了一环扣一环、逻辑结构非常严谨的管理方式。没有采购申请，就无法生成采购订单，没有采购订单，就无法办理入库，不入库，则无法报销，不报销，财务则无法核算成本，生成各类财务报表。这样，供应、物配、财务形成了一个严密的圆形封闭式运行流程，任何一个环节出问题，下一个环节就受到影响，整个流程的运行就会延误。同时得益于系统提供的数据储存，一个环节的问题可以不断向上追溯，直至查出问题的源头，这在ERP上线以后，是一项很复杂的工作，为了一个数据，可能需要查阅大量的书面资料。现在为了业务的正常进行，各相关部门在发现问题以后，会及时沟通，相互协作，在最短的时间内找出解决问题的办法，各部门不再是一个相对封闭的小团队，而是整个业务流程上的一环，互相依赖，合作更为紧密，协作更为流畅。从这个意义上讲，ERP的上线运行，使中国铝业整体管理运行效率大为提高。
   
    ·为公司搭建了一个集中、统一管理的技术平台。ERP项目的实施，使得总部对分、子公司的监控由过去靠文件、电话、电子邮件、事后检查等人工事后控制转变为目前靠ERP系统中的流程设计、权限分配、预算等进行自动、实时的过程控制。从而为公司搭建起了一个管理技术平台。
   
    ·通过ERP项目的成功实施，将公司集中、统一管理的理念融入到了业务流程的设计与日常执行当中。早在项目实施前期，ERP项目组就站在公司总部的高度花大力气对各分、子公司的销售、采购、物配等后勤业务流程进行了规范与统一，将主营产品统一销售政策与大宗原辅材料、设备、备件集中采购政策设计到了相关流程中，财务FI/CO模块也按公司的《会计核算手册》进行统一。
   
    ·销售模块不仅统一了由合同-》销售订单-》交货单-》检配、发货-》结算-》开票-》收款的标准销售业务流程，同时对氧化铝、铝锭等主营产品，总部还可以实现统一制定销售价格与销量。同时，信用控制功能的实施，还可以使分、子公司能够在创建销售订单、交货单、发货等环节加强对客户信用风险的控制。
   
    ·采购模块统一了由转储单（物料需求计划）-》采购申请-》询价、比价-》采购订单-》收货-》发票校验-》付款的标准采购业务流程。从而使采购业务环环相扣，有效杜绝了过去因业务流程不完善而存在的诸多漏洞。
   
    ·对物资采购及管理费、营业费、制造费三项期间费用实现了预算控制。通过对物资采购的预算控制，使公司对费用的控制点前移到了承诺阶段，可以有效防止超预算积压存货资金；对三项期间的费用控制，也可以通过报警、禁止等确保分、子公司实际发生的费用被有效控制在预算范围以内。随着对ERP项目的持续改进，届时，研发项目与工程项目也将纳入预算管控范围之内。
   
    ·实现了公司现金流对外支付控制。ERP项目的实施，同时也实现了公司现金流对外支付的自动控制，从而确保了公司经营现金流预算的完成，强化了对资金风险的控制。
   
    ·通过对不同用户权限科学合理的配置，在ERP系统内实现了对不相容岗位职责的内部控制，使得每一项业务从需求的提出、经办、审批等各个环节都由不同的用户来操作，从而保证了404项目内控制度在系统中得以落实。
   
    2）、在信息化方面，ERP项目的实施主要达到了以下目标：
   
    ·为公司搭建了一个信息化平台。过去，公司财务、营销、投资、人力、生产等部门各自开发自己的管理软件，相互间无法实现数据的共享、交换与统一，ERP项目一期成功实施后，为上述职能部门搭建起了一个信息化平台，不仅实现了数据实时共享，而且供应商、客户、员工等主数据编码统一，数据源唯一，完全打破了过去信息孤岛状况。
   
    ·各种业务数据与财务高度、实时集成，实现了物流、成本流、资金流、信息流同步一体。ERP项目实施后，在各项经济业务发生的同时，其成本流、资金流、信息流都会实时反映到系统内，且因为数据源唯一，从而能够为管理层及各业务管理部门提供便捷、实时、真实的数据。
   
    ·系统为公司领导及销售部门提供了灵活方便的获利能力分析工具，从而便于分析不同市场细分的收入及销售毛利情况。
   
    ·通过统一会计核算流程及固化、规范成本核算办法，使会计信息的加工过程得以程序化与可控化，从而也保证了会计信息的真实可信度，有效杜绝了过去人为调整会计信息的可能性。
   
    ·在过去旧的财务系统中，分、子公司的财务账及报表等要到下月初传到总部后才能看到，且合并报表的出具往往靠手工来完成。ERP上线后，总部可以实时看到各分、子公司的财务账及各种报表运行结果，且绝大部分FI/CO报表及合并报表全部是由ERP系统中自动生成的，不仅实时，同时也避免了过去财务系统主要靠手工合并的状况。
   
    ·预算模块的实施，不仅实现了对分子公司预算的控制，同时也可以实时出具预算实际完成情况分析表，从而便于及时了解掌握分、子公司预算执行情况。此外，各分、子公司也可利用利润中心会计满足对二级单位内部利润考核的需求。
   
    ·可以大大提前财务每月的结账时间。随着上线单位对ERP软件不断的深入理解与操作熟练，财务月结工作可以大大地提前。

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